Registracija v aplikacijo TRACES

Sistem TRACES (TRACES) je spletna aplikacija Evropske komisije za najavo, sledenje, uradni nadzor in potrjevanje uvoznih pošiljk

• rastlin, rastlinskih proizvodov in drugega rastlinskega nadzorovanega blaga,
• živali in proizvodov živalskega izvora,
• živil in krme neživalskega izvora, ki so predmet dodatnih zahtev ali omejitev pri uvozu,
• pošiljk živali in proizvodov živalskega izvora, zarodni material in nekatere živalske stranske proizvode (ŽSP) pri trgovanju znotraj EU ter
• izvoznih pošiljk rastlin, rastlinskih proizvodov in drugega rastlinskega nadzorovanega blaga, živali in proizvodov živalskega izvora v nekatere tretje države.

V Sloveniji se za uvoz rastlinskega blaga, živali, živalskih proizvodov ter uvoz določenih živil in krme neživalskega izvora aplikacija TRACES obvezno uporablja od 14. decembra 2019 dalje.

Za sledenje pošiljk v trgovanju (INTRA modul) z živimi živalmi in določenimi živalskimi proizvodi znotraj EU se je od leta 2005 uporabljal sistem TRACES Classic. S 17. 10. 2021 je njegovo vlogo prevzel posodobljen sistem TRACES.

Za dostop do aplikacije TRACES lahko zaprosijo vsi izvajalci dejavnosti (fizične ali pravne osebe), katerih pošiljke zapadejo v postopek uradnega nadzora pri uvozu,  trgovanju znotraj EU (slednje le z živalmi in določenimi živalskimi proizvodi), pa tudi pri izvozu v določene tretje države. Za dostop do aplikacije lahko zaprosijo tudi zastopniki uvoznikov/izvoznikov, ki so odgovorni za uvoz in izvoz navedenih vrst pošiljk (oseba, odgovorna za pošiljko, špedicija).

Prijava v sistem

Dostop do aplikacije si novi uporabnik uredi v 3 korakih: 

1. ustvari si uporabniški profil EU Login (Podrobna navodila, glej 1. poglavje),
2. uredi si dvostopenjsko avtentikacijo (Podrobna navodila, glej 2. poglavje),
3. se prijavi v TRACES in poveže na svoje podjetje (Podrobna navodila, glej 3. poglavje).

Pomembno: obvezno je opraviti vse tri korake. Prosilec dostopa do TRACES po uspešni registraciji v TRACES kontaktira osebo z administratorskimi pravicami znotraj njegovega podjetja ali območni urad UVHVVR, ki je geografsko pristojen na njegovem območju, da mu v TRACES odobri dostop do sistema.

Vsi uporabniki sistema TRACES (tudi obstoječi) bodo od 11. junija 2024 zaradi večje varnosti sistema za dostop do TRACES morali uporabljati dvostopenjsko avtentikacijo (2. poglavje podrobnih navodil!). To pomeni, da bo poleg gesla potrebno vpisati tudi varnostno kodo, ki bo lahko enkratna (prejeta na SMS) ali v obliki PIN številke (obvezna uporaba EU Login mobilne aplikacije).

Video posnetek namestitve dvostopenjske avtentikacije

Obrazci, navodila in dostop do sistema

Spričevala oz. dokumenti v sistemu TRACES NT so:

• CHED*-PP za vnos rastlin, rastlinskih proizvodov in drugega nadzorovanega blaga po fitosanitarnih predpisih iz tretjih držav;
• CHED-D za vnos živil in krme rastlinskega oziroma neživalskega izvora, ki je pod poostrenim ali nujnim nadzorom ob uvozu iz tretjih držav;
• CHED-A za vnos živih živali iz tretjih držav;
• CHED-P za vnos živil in drugih proizvodov živalskega izvora (krma, zarodni material, ŽSP) iz tretjih držav;
• IMPORT - uvozna veterinarska zdravstvena spričevala za vnos živih živali, živil in drugih proizvodov živalskega izvora (krma, zarodni material, ŽSP) iz tretjih držav;
• PHYTO - fitosanitarna spričevala za uvoz iz tretjih držav, izvoz in ponovni izvoz iz EU v tretje države rastlin in rastlinskih proizvodov;
• INTRA veterinarska zdravstvena spričevala za žive živali in določene proizvode živalskega izvora (zarodni material, določeni ŽSP ter določeni proizvodi živalskega izvora, ki predstavljajo večje tveganje) za trgovanje znotraj EU;
• AJL – dnevnik vožnje za prevoz živih živali na dolge vožnje (angleško Journey Logs);
• EXPORT - izvozna zdravstvena spričevala za žive živali, živila in druge proizvode živalskega izvora (zarodni material, ŽSP, krma) - tu so navedena le tista izvozna spričevala, ki se jih v skladu z uradnim dogovorom nekaterih tretjih držav lahko uporablja in pošilja preko sistema TRACES;
• DOCOM komercialni dokument (angleško Commercial Document) za prevoz živalskih stranskih proizvodov in pridobljenih proizvodov, ki niso namenjeni prehrani ljudi, znotraj EU. DOCOM je v sistem TRACES potrebno vnesti obvezno samo v določenih primerih (48. člen Uredbe (EU) 1069/2009);
• COI – potrdilo o kontrolnem pregledu za uvoz proizvodov iz ekološke pridelave v Evropsko unijo.

*CHED (Common Health Entry Document) oziroma SZVD je skupni zdravstveni vstopni dokument.

Vsi izvajalci dejavnosti (deležniki pošiljke), so dolžni pravočasno, to je že pred nameravanim trgovanjem ali uvozom, urediti vpis in status za svojo dejavnost v sistemu TRACES. V nasprotnem primeru se najave pošiljk za uvoz in pošiljk v trgovanju med državami članicami EU v sistemu TRACES ne da vnesti/oddati, zaradi česar lahko pride do zamud pri uvozu in pri odpremi pošiljk v trgovanju.

Prvi del (opis pošiljke) CHED, PHYTO, INTRA in EXPORT dokumentov v TRACES izpolnijo izvajalci dejavnosti. Gre za elektronsko najavo pošiljke, ki mora biti v TRACES vnesena najmanj en delovni dan pred predvidenim uvozom, izvozom ali trgovanjem. V kolikor fizične osebe nimajo dostopa do TRACES sistema, morajo odpremo pošiljke, namenjeno trgovanju, najaviti pristojnemu območnemu uradu UVHVVR (OU) najmanj 3 delovne dni pred predvidenim trgovanjem pisno, telefonsko ali osebno.

Svetujemo vam, da elektronsko najavo pošiljke v trgovanju v sistemu TRACES opravite nekaj dni pred načrtovano odpremo pošiljke in o tem obvestite po mejlu pristojni OU. Na ta način boste imeli še dovolj časa, da odpravite morebitne napake v predloženih podatkih in se izognili morebitni zavrnitvi elektronske najave zaradi nepopolno vnesenih podatkov o pošiljki.

Drugi del (Potrditev – Potrdilo o zdravstvenem stanju) CHED, PHYTO, INTRA in EXPORT spričevala v TRACES izpolnijo pristojni organi v državi članici EU.

V DOCOM izvajalec dejavnosti izpolni prvi in drugi del dokumenta.

Dnevnik vožnje sestavlja 5 oddelkov. Oddelek I dnevnika vožnje (AJL) pripravi organizator prevoza oziroma prevoznik živali, ostale štiri oddelke dokumenta pa izpolnjujejo prevoznik, oskrbnik živali, uradni veterinarji (na kraju odpreme, mobilna kontrola, na namembnem kraju…) med samim prevozom.

Elektronsko podpisovanje dokumentov v TRACES

Sistem TRACES omogoča elektronsko (e-)podpisovanje TRACES dokumentov. E-podpisan dokument v PDF obliki je enakovreden ročno podpisanemu in žigosanemu papirnemu originalu. E-podpisan PDF prevzame vlogo originala, saj zagotavlja jamstvo za verodostojnost in celovitost vsebine dokumenta, vsakršno spreminjanje takega PDF dokumenta po e-podpisu pa vodi v neveljavnost e-podpisa.

Natisnjen e-podpisan dokument je le kopija in ne nosi ročnega podpisa in ročnega žiga uradnega veterinarja oz. inšpektorja. Kadar spričevalo ni elektronsko podpisano, uradni veterinar oz. inšpektor izvajalcu dejavnosti izroči ročno podpisan in žigosan papirni original dokumenta (izjemoma, in sicer v primeru tehničnih težav sistema TRACES pri e-podpisovanju).

Vsi deležniki pošiljk, za katere se izda dokument v sistemu TRACES (pošiljatelj, prejemnik, izvajalec dejavnosti na kraju izvora in na namembnem kraju, prevozniki), imajo možnost dostopati do originala e-podpisanega PDF v sistemu TRACES. Si pa morajo ustvariti uporabniški račun zanj.

Za izvoz pošiljk rastlin in rastlinskih proizvodov v Sloveniji od 1. aprila 2024 dalje zagotavljamo izdajanje fitosanitarnih spričeval v elektronski obliki za tretje države, ki so sklenile dogovor z Evropsko komisijo, da sprejmejo elektronsko podpisana fitosanitarna spričevala, izdana v sistemu TRACES.

Pomoč pri izpolnjevanju dokumentov

Na spletni strani Evropske komisije je izvajalcem dejavnosti na voljo dokumentacija TRACES sistema, to je uporabniška navodila za izpolnjevanje  dokumentov, ki se nahajajo v TRACES.

Uporabo sistema TRACES lahko testno preizkusite tudi v učnem okolju sistema TRACES. Pri tem uporabite testno uporabniško ime:

• za izvajalce dejavnosti: EOXX.FR@ec-traces.eu  (XX=11-20) in geslo Welovetnt2025.0 
• za špedicije (najave CHED in za PHYTO): RFCXX.FR@ec-traces.eu  (XX=11-20) in geslo Welovetnt2025.0

Gesla za učno okolje ne spreminjajte!

V primeru težav z geslom kontaktirajte TRACES kontaktno točko po e-pošti na naslov: traces-CCA.uvhvvr@gov.si

Izredni ukrepi ob nedelovanju TRACES sistema - Contingency plan

V primeru daljšega nedelovanja sistema TRACES, lahko izvajalci dejavnosti, ki najave pošiljk vlagajo sami v sistem TRACES, izpolnijo natisnjen vzorec TRACES dokumenta (le Del I). Slednje je možno izključno po predhodnem dogovoru z uradnim veterinarjem, fitosanitarnim inšpektorjem oziroma inšpektorjem za hrano. Izpolnjen natisnjen papirni obrazec (Del I) je potrebno vložiti na pristojnem območnem uradu UVHVVR oziroma na mejni kontrolni točki prvega vstopa v Sloveniji. 

Vzorci TRACES dokumentov