Sistem TRACES (TRACES) je spletna aplikacija Evropske komisije za najavo, sledenje, uradni nadzor in potrjevanje uvoznih pošiljk rastlin, rastlinskih proizvodov in drugega rastlinskega nadzorovanega blaga, živali in proizvodov živalskega izvora ter živil in krme neživalskega izvora, ki so predmet dodatnih zahtev ali omejitev pri uvozu ter pošiljk živali in proizvodov živalskega izvora, zarodni material in nekatere živalske stranske proizvode (ŽSP) pri trgovanju znotraj EU.

V Sloveniji se za rastlinsko blago ter za uvoz živali, živalskih proizvodov ter uvoz določenih živil in krme neživalskega izvora aplikacija TRACES obvezno uporablja od 14. decembra 2019 dalje.

Za sledenje pošiljk v trgovanju (INTRA modul) z živimi živalmi in določenimi živalskimi proizvodi znotraj EU se je od leta 2005 uporabljal sistem TRACES Classic. S 17. 10. 2021 je njegovo vlogo prevzel posodobljen sistem TRACES.

Za dostop do aplikacije TRACES lahko zaprosijo vsi izvajalci dejavnosti (fizične ali pravne osebe), katerih pošiljke zapadejo v postopek uradnega nadzora pri uvozu oziroma trgovanju znotraj EU (le z živalmi in določenimi živalskimi proizvodi). Za dostop do aplikacije lahko zaprosijo tudi zastopniki uvoznikov, ki so odgovorni za uvoz pošiljk (oseba, odgovorna za pošiljko, špedicija).

Prijava v sistem

Za dostop do aplikacije si mora uporabnik najprej urediti uporabniški profil EU Login, ki ga pridobi na povezavi EU Login . Za prijavo je potrebno izpolniti nekatere osebne podatke (ime in priimek uporabnika, elektronsko pošto uporabnika), izbrati jezik za pošiljanje elektronskih obvestil, iz sličice prepisati kodo, obkljukati izjavo o  varstvu podatkov in potrditi gumb Nov račun. Na e-naslov, ki ga je uporabnik navedel, prejme avtomatsko obvestilo s povezavo do kreiranja gesla. Ko geslo kreira, se vzpostavi ECAS uporabniški račun, s katerim se uporabnik prijavi v sistem TRACES (glej podrobnejše navodilo).

Po prijavi v TRACES uporabnik zaprosi za uporabniški profil, kjer izbere oddelek »Importer (IMP)«. Prek iskalnika poišče nosilca dejavnosti, kateremu pripada, in potrdi gumb Zahteva za dovoljenje. Oseba z administratorskimi pravicami znotraj njegovega podjetja mu zahtevo odobri, če je do nje upravičen, pri čemer se uporabniški profil poveže z nosilcem dejavnosti (glej podrobnejša navodila zgoraj), ali pa bodoči uporabnik kontaktira TRACES kontaktno točko, ki je navedena v podrobnejšem navodilu.

Obrazci, navodila in dostop do sistema

Spričevala oz. dokumenti v sistemu TRACES NT so:

• CHED*-PP za vnos rastlin, rastlinskih proizvodov in drugega nadzorovanega blaga po fitosanitarnih predpisih iz tretjih držav,
• CHED-D za vnos živil in krme rastlinskega oziroma neživalskega izvora, ki je pod poostrenim ali nujnim nadzorom ob uvozu iz tretjih držav,
• CHED-A za vnos živih živali iz tretjih držav,
• CHED-P za vnos živil in drugih proizvodov živalskega izvora (krma, zarodni material, ŽSP) iz tretjih držav,
• INTRA veterinarska zdravstvena spričevala za žive živali in določene proizvode živalskega izvora (zarodni material, določeni ŽSP ter določeni proizvodi živalskega izvora, ki predstavljajo večje tveganje) za trgovanje znotraj EU,
• Izvozna zdravstvena spričevala za žive živali, živila in druge proizvode živalskega izvora (zarodni material, ŽSP, krma) - tu so navedena le tista izvozna spričevala, ki se jih v skladu z uradnim dogovorom nekaterih tretjih držav lahko uporablja in pošilja preko sistema TRACES,
• DOCOM komercialni dokument (Commercial Document) za prevoz živalskih stranskih proizvodov in pridobljenih proizvodov, ki niso namenjeni prehrani ljudi, znotraj EU. DOCOM je v sistem TRACES potrebno vnesti obvezno samo v določenih primerih (48. člen Uredbe (EU) 1069/2009).

_{*CHED (Common Health Entry document) oziroma SZVD je skupni zdravstveni vstopni dokument.}

Vsi izvajalci dejavnosti (deležniki pošiljke), so dolžni pravočasno, to je že pred nameravanim trgovanjem ali uvozom, urediti zapis in status za svojo dejavnost v sistemu TRACES. V nasprotnem primeru se najave pošiljk v trgovanju med državami članicami v sistemu TRACES ne bo dalo vnesti/oddati, zaradi česar bo posledično lahko prihajalo do zamud v odpremljanju pošiljk.

Prvi del (opis pošiljke) CHED, INTRA in izvoznega spričevala v TRACES izpolnijo izvajalci dejavnosti. Gre za elektronsko najavo pošiljke, ki mora biti v TRACES vnesena najmanj en delovni dan pred predvidenim uvozom ali trgovanjem. V kolikor fizične osebe nimajo dostopa do TRACES sistema, morajo odpremo pošiljke, namenjeno trgovanju, najaviti pristojnemu območnemu uradu najmanj 3 delovne dni pred predvidenim trgovanjem pisno, telefonsko ali osebno.

Svetujemo vam, da elektronsko najavo pošiljke v trgovanju v sistemu TRACES opravite nekaj dni pred načrtovano odpremo pošiljke. Na ta način boste imeli še dovolj časa, da odpravite morebitne napake v predloženih podatkih in se izognili morebitni zavrnitvi elektronske najave zaradi nepopolno vnesenih podatkov o pošiljki.

Drugi del (certificiranje – Potrdilo o zdravstvenem stanju) CHED, INTRA in izvoznega veterinarskega spričevala v TRACES izpolnijo pristojni organi v državi članici EU.

V DOCOM izvajalec dejavnosti izpolni prvi in drugi del dokumenta.

Elektronsko podpisovanje dokumentov v TRACES

Sistem TRACES omogoča elektronsko (e-)podpisovanje TRACES dokumentov. E-podpisan dokument v PDF obliki je enakovreden ročno podpisanemu in žigosanemu papirnemu originalu. E-podpisan PDF  prevzame vlogo originala, saj zagotavlja jamstvo za verodostojnost in celovitost vsebine dokumenta, vsakršno spreminjanje takega PDF dokumenta po podpisu pa vodi v neveljavnost e-podpisa.

Natisnjen e-podpisan dokument je le kopija in ne nosi ročnega podpisa in ročnega žiga uradnega veterinarja oz. inšpektorja. Kadar spričevalo ni elektronsko podpisano, uradni veterinar oz. inšpektor izvajalcu dejavnosti izroči ročno podpisan in žigosan papirni original dokumenta (izjemoma, in sicer v primeru tehničnih težav sistema TRACES z e-podpisovanjem).

Vsi deležniki pošiljk, za katere se izda dokument v sistemu TRACES (pošiljatelj, prejemnik, izvajalec dejavnosti na kraju izvora in na namembnem kraju, prevozniki), imajo možnost dostopa do originala e-podpisanega PDF preko sistema TRACES. Si pa morajo ustvariti uporabniški račun zanj.

Pomoč pri izpolnjevanju dokumentov

Na spletni strani Evropske komisije so izvajalcem dejavnosti za izpolnjevanje CHED dokumentov, INTRA veterinarskih spričeval in komercialnih dokumentov na voljo: 

• uporabniška navodila za TRACES,
• uporabniški priročnik za INTRA modul,
• uporabniški priročnik za dnevnik vožnje - AJL,
• uporabniški priročnik za DOCOM,
• uporabniški priročnik za deljene pošiljke (CHED),
• priročnik za kloniranje in povezovanje IPPC ePhyto s CHED-PP.

Uporabo sistema TRACES lahko testno preizkusite tudi v učnem okolju sistema TRACES NT. Pri tem uporabite testno uporabniško ime:

• za izvajalce dejavnosti: EOXX.FR@ec-traces.eu  (XX=27-30) in geslo Welovetnt2023.1 
• za špedicije (najave CHED): RFCXX.FR@ec-traces.eu  (XX=21-25) in geslo Welovetnt2023.1 

Gesla za učno okolje ne spreminjajte!

V primeru težav z geslom kontaktirajte TRACES kontaktno točko po e-pošti na naslov: traces-CCA.uvhvvr@gov.si

Izredni ukrepi ob nedelovanju TRACES sistema - Contingency plan

V primeru daljšega nedelovanja sistema TRACES, lahko izvajalci dejavnosti, ki najave pošiljk vlagajo sami v sistem TRACES, izpolnijo natisnjen vzorec TRACES dokumenta (le Del I). Slednje je možno izključno po predhodnem dogovoru z uradnim veterinarjem, fitosanitarnim inšpektorjem oziroma inšpektorjem za hrano. Izpolnjen natisnjen papirni obrazec (Del I) je potrebno vložiti na pristojnem območnem uradu UVHVVR oziroma na mejni kontrolni točki prvega vstopa v Sloveniji. 

Vzorci TRACES dokumentov