Skoči do osrednje vsebine

Slovenski elektronski arhiv

Dokumentarno in arhivsko gradivo se zaradi intenzivnega uvajanja informacijske tehnologije v vsakdanjem življenju, predvsem pa njene uporaba v sodobni družbi na vseh področjih in na vseh ravneh njenega delovanja, pojavlja v vse več oblikah. Slednje postavlja slovenske javne arhive pred nove izzive.

Uvajanje informacijske tehnologije v vsakdanjem življenju in elektronsko arhivsko gradivo

Intenzivno uvajanje informacijske tehnologije v vsakdanjem življenju, predvsem pa njena uporaba v sodobni družbi na vseh področjih in na vseh ravneh njenega delovanja, povzroča, da se dokumentarno in arhivsko gradivo pojavlja v vse več oblikah. Ob tradicionalnem fizičnem gradivu, s katerim imamo arhivi na Slovenskem več desetletne izkušnje, smo priča trendu naraščanja nastajanja novodobnega elektronskega gradiva. To v pomembnosti nikakor ne zaostaja za tistim, ki je nastalo v fizični obliki. Zaradi dolgoročno relativno nestabilnih oblik zapisa in nosilcev, je elektronsko gradivo izpostavljeno številnim grožnjam. Slednje postavlja slovensko javno arhivsko službo (SJAS), združeno v javno arhivsko mrežo, pred kompleksno in obsežno arhivsko strokovno nalogo. Poskrbeti moramo za  ohranitev  tistega  dela  nastalega  gradiva,  ki  predstavlja  pomemben  del  slovenske  kulturne dediščine (ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo), fizičnim in pravnim osebam pa zagotavlja pravno varnost (ima trajen pomen za njihov pravni interes), in to ne glede na medije, načine zapisa ali njegovo pojavnost.

Dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva

Dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva obsega spremljanje dokumenta v njegovem celotnem življenjskem ciklu, od nastanka do predaje pristojnemu arhivu. Slovenski elektronski arhiv v tem oziru predstavlja kompleksno okolje, ki bo omogočilo dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva, katerega skrbnik so slovenski javni arhivi. Vključuje prevzem elektronskega arhivskega gradiva od ustvarjalcev, dolgoročno ohranjanje po načelih varne dolgoročne hrambe, kot jih določa Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (dostopnost, uporabnost, celovitost, avtentičnost, trajnost), in zagotavljanje nadaljnje dostopnosti gradiva vključno z možnostjo njegove ponovne uporabe (angleško re-use). Vendar dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva z možnostjo njegove nadaljnje uporabe ni enostavno primerljivo z dolgoročnim ohranjanjem gradiva v fizični (papirni) obliki. Posamezni elektronski dokument namreč v svojem življenjskem ciklu praviloma zamenja več informacijskih okolij, kontekstov in tudi skrbnikov.

Arhiv Republike Slovenije se je pred več kot desetletjem (2008) v sodelovanju s tujimi in slovenskimi strokovnjaki lotil priprave študije izvedljivosti vzpostavitve slovenskega elektronskega arhiva, v kateri smo opredelili finančne, kadrovske in tehnične okvirje, ki bi zagotovili učinkovito in zakonsko skladno dolgoročno hrambo elektronskega arhivskega gradiva. Ocenjena vrednost vzpostavitve slovenskega elektronskega arhiva je znašala na 7.1 milijonov evrov (brez DDV). Z zagotovitvijo desetine načrtovanih sredstev iz evropskih kohezijskih skladov je slovenski državni arhiv v obdobju 2010 do 2015 pričel z delno realizacijo zastavljenih ciljev. Razvili smo prve rešitve elektronskega arhiviranja. Izdelali smo programska orodja, namenjena ustvarjalcem elektronskega arhivskega gradiva za predajo le-tega SJAS, arhivistom kot tudi končnim uporabnikom pa za dostop do tega gradiva. S temi rešitvami smo lahko od ustvarjalcev prevzemali elektronsko arhivsko gradivo v obliki nestrukturiranih datotek (naprimer dokumente v obliki računalniških datotek tipa .pdf), podatke iz enostavnih podatkovnih baz (primer teh so uradne evidence) in iz v državni upravi razširjenega sistema za upravljanje z dokumenti SPIS 4.0. Za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva smo vzpostavili elektronski repozitorij na primarni lokaciji in dveh geografsko oddaljenih sekundarnih lokacijah.

Vzpostavitev slovenskega elektronskega arhiva

Prelomni trenutek je vzpostavitev slovenskega elektronskega arhiva doživela v letu 2016, ko je Vlada Republike Slovenije sprejela Strategijo in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva za obdobje 2016–2020. S tem strateškim dokumentom je omogočila nadaljnji razvoj, imenovanim sistem e-ARH.si, ki predstavlja varen, standardiziran in zaupanja vreden slovenski elektronski arhiv za dolgoročno ohranjanje in nadaljnjo uporabo elektronskega arhivskega gradiva.

Do leta 2020 smo določili šest strateških prednostnih nalog:

  • skrb za elektronsko arhivsko gradivo pri ustvarjalcih in prevzem v okolje e-ARH.si;
  • skrb za dolgoročno ohranjanje elektronskega arhivskega gradiva v okolju e-ARH.si;
  • skrb za nadaljnjo uporabo in povečanje dostopnosti elektronskega arhivskega gradiva;
  • aktivno sodelovanje z drugimi sorodnimi inštitucijami doma in v tujini;
  • podpora strokovnemu razvoju zaposlenih pri ustvarjalcih elektronskega arhivskega gradiva in v arhivih;
  • zagotavljanje kakovosti okolja e-ARH.si v skladu s CAF (angleško Common Assessment Framework) in promocija arhivske dejavnosti ter varstva elektronskega arhivskega gradiva na Slovenskem.

Za dosego teh strateških prednostnih nalog smo sprejeli triindvajset ključnih ukrepov in petinšestdeset aktivnosti. Z vzpostavitvijo stabilnega in zaupanja vrednega slovenskega elektronskega arhiva e-ARH.si do leta 2020 vzpostavljamo ustrezno informacijsko infrastrukturo in ostale pogoje, s čimer bomo lahko zavarovali in omogočili uporabo nacionalne arhivske kulturne dediščine v elektronski obliki.

  • Strategija in izvedbeni načrt razvoja slovenskega elektronskega arhiva 2016–2020

    Strategije in programi | Arhiv Republike Slovenije

Projekt vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva (e-ARH.si)

  • V teku

    Projekt e-ARH.si

    Projekt vzpostavitve slovenskega javnega elektronskega arhiva ali kratko e-ARH.si predstavlja kompleksno okolje, ki je namenjeno e-arhiviranju. Vključuje postopke prevzemanja arhivskega gradiva (digitaliziranega in v izvorno digitalni obliki) v pristojne javne arhive, njegovo nadaljnjo strokovno obdelavo, dolgoročno ohranjanje v skladu z veljavno zakonodajo ter nadaljnjo uporabo.

Iskalnik