Skoči do osrednje vsebine

Arhivsko gradivo zaradi njegove neprecenljive vrednosti obravnavamo kot kulturni spomenik. Je manjši, a najbolj žlahtni del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ter trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb. Njegova podoba se je v preteklosti spreminjala; različnih oblik in vsebin, izvirno ali pa reproducirano je tudi današnje.

Fragment prepisa pastoralnega vodila Gregorja Velikega, ki je nastal v drugi četrtini 9. stoletja. Pergamen predstavlja najstarejši dokument v slovenskih arhivih.

Fragment prepisa pastoralnega vodila Gregorja Velikega – najstarejši dokument v slovenskih arhivih [druga četrtina 9. stoletja]. SI AS 1073, Zbirka rokopisov, II-1r | Avtor Arhiv Republike Slovenije

O arhivskem gradivu

Podoba arhivskega gradiva se je skozi zgodovino spreminjala; različnih oblik in vsebin, izvirno ali pa reproducirano je tudi današnje. Nastaja pri delovanju pravnih in fizičnih oseb. Ločimo med javnim arhivskim gradivom, ki ga iz gradiva javnopravnih oseb odberemo na osnovi pisnega strokovnega navodila, in zasebnim arhivskim gradivom, ki ga na podlagi evidentiranja razglasimo z odločbo.

Osrednji slovenski državni arhiv po podatkih s konca leta 2019 hrani 27.850 tekočih metrov arhivskega gradiva, večinoma spisovnega gradiva na papirju, pa tudi na pergamentu, mikrofilmu, filmskem traku in drugih nosilcih zapisov. Gradivo je razvrščeno v arhivskih fondih in zbirkah; teh je 1932. Najstarejši hranjeni dokument je fragment pastoralnega besedila iz druge četrtine 9. stoletja, bolj sklenjeno pa je gradivo (sprva predvsem pergamentne listine in rokopisi) ohranjeno od sredine 12. stoletja naprej.

Arhiv med drugim hrani:

  • arhivsko gradivo republiških upravnih in drugih državnih organov in nekdanjih državnih ali avtonomnih organov na stopnji dežele ali podobni višji stopnji, ki so imeli sedež na ozemlju Slovenije ter so upravno in sodno pokrivali njeno celotno ozemlje (od 15. stoletja dalje);
  • arhivsko gradivo organov, organizacij in društev s področja gospodarstva, bančništva, zdravstva in socialnega varstva, šolstva, kulture in znanosti, ki so po svojih pravilih delovali za celotno območje današnje Slovenije ali njenih nekdanjih dežel (od 16. stoletja dalje);
  • arhivsko gradivo zemljiških gospostev, rodbin, družin in posameznikov, ki je pomembno za slovensko zgodovino (od 13. stoletja dalje); 
  • arhivsko gradivo v zbirkah: listine (od 12. stoletja dalje), rokopise (od 9. stoletja dalje), zemljiške knjige (od 18. stoletja dalje), katastre (od 18. stoletja dalje), načrte (od 18. stoletja dalje).

V okviru Slovenskega filmskega arhiva, ki deluje kot organizacijska enota osrednjega slovenskega državnega arhiva, hranimo tudi slovensko filmsko arhivsko dediščino. Časovno zajema filmska zbirka filmsko ustvarjalnost od prvih filmskih zapisov dr. Karola Grossmanna iz leta 1905 do najnovejše filmske produkcije, ki obsega celovečerne, kratke, dokumentarne, igrane in animirane filme. V petdesetih letih svojega obstoja je Slovenski filmski arhiv uspel zbrati in ohraniti preko 90 % slovenskih filmov.

Povzdig svobodnih Žovneških v grofe Celjske [München, 1341]. SI AS 1063, Zbirka listin, št. 4065. | Avtor Arhiv Republike Slovenije

Strokovna obdelava arhivskega gradiva

Omogočanje uporabe arhivskega gradiva vsem, ki to želijo, je temeljna naloga vsakega arhiva, zato je strokovna obdelava arhivskega gradiva naloga vsakega arhivskega strokovnega delavca. Seveda pa to nalogo opravljajo v različnem obsegu – odvisno od obsega drugih nalog, ki so jim zaupane. Med temi je zlasti pomemben kompleks nalog, povezan z varovanjem arhivskega gradiva, preden je to prevzeto v arhiv (lahko bi jih poimenovali tudi »naloge zunanje službe«), po prevzemu v arhiv pa predstavljata za del arhivistov najpomembnejši nalogi hranjenje in materialno varovanje arhivskega gradiva (»skladiščna služba«) in njegovo dajanje v uporabo (»čitalniška služba«).

Strokovna obdelava arhivskega gradiva je ena od najzahtevnejših nalog vsakega arhiva, hkrati pa je na področju arhivske vede tudi v strokovnem pogledu ena najzanimivejših.

To opravilo zahteva dobro poznavanje arhivske teorije, pa tudi nekaterih področij zgodovine – zlasti razvoj upravnih in sodnih organov na našem ozemlju od srednjega veka dalje, pravno zgodovino, razvoj arhivske zakonodaje, funkcije in notranjo organizacijo javnopravnih oseb s področja uprave, pravosodja, gospodarstva itd., tako v preteklosti kot tudi danes. Za slovenske arhiviste pomeni potrebo po dodatnem znanju dejstvo, da je skoraj vse arhivsko gradivo v slovenskih arhivih, ki je nastalo do leta 1918, pisano v nemškem jeziku (v manjši meri tudi v latinščini ali italijanščini). Posebno zahtevna je strokovna obdelava arhivskega gradiva, nastalega od časov visokega srednjega veka do obdobja baroka; zaradi posebnosti v pisavah in težav pri razumevanju takratnega (nemškega) jezika imajo precejšnje probleme celo avstrijski in nemški arhivisti.

Namen strokovne obdelave je, da uporabnikom, tako raziskovalcem, med katerimi prednjačijo zgodovinarji, številni pa so tudi geografi, etnologi, umetnostni zgodovinarji, jezikoslovci in drugi, kot tudi tistim uporabnikom, ki v arhivih iščejo dokumente oz. podatke, s katerimi želijo dokazati svoje pravice na osnovi pravnih predpisov, izdelamo in posredujemo takšne informacije o arhivskem gradivu, ki omogočajo njegovo čim hitrejšo in čim bolj enostavno uporabo. Rezultati te uporabe so lahko strogo znanstvene, lahko pa tudi kulturno-prosvetne, informativno-publicistične ali povsem stvarne, praktične narave. 

V postopke strokovne obdelave sodijo urejanje in popisovanje arhivskega gradiva ter izdelava pripomočkov za njegovo uporabo. Arhivsko gradivo naj bi praviloma prišlo v arhiv že v urejenem stanju. Arhivsko gradivo je urejeno, če je ohranjena notranja ureditev in razvrstitev, ki jo je enotam gradiva določil že ustvarjalec – pravna ali fizična oseba, pri kateri je gradivo nastalo in je imela urejeno pisarniško poslovanje. Če se takšna ureditev ni ohranila, se v arhivih gradivo uredi po vsebini, vrstah gradiva, časovnih obdobjih ali po funkcijah in nalogah ustvarjalca. Pri tem je pomembno, da se ne porušijo povezave med dokumenti.

Druga faza strokovne obdelave obsega popisovanje že urejenega arhivskega gradiva. S popisovanjem določamo zunanje (pisna podlaga, količina in obseg …) in notranje značilnosti arhivskih oz. popisnih enot (naslov, vsebina, jezik, čas nastanka …). Popisuje se od splošnega k posameznemu: od nivoja fonda (to je praviloma celota arhivskega gradiva, ki je nastala pri eni pravni ali fizični osebi) ali zbirke, preko podfondov, serij in združenih dokumentov do posameznih dokumentov.

Popis, ki predstavlja primarni pripomoček za uporabo arhivskega gradiva, mora vsebovati osnovne, standardizirane podatke, ki jih imenujemo »elementi popisa«. Obvezni, minimalni elementi popisa so:

  • signatura – številčna ali črkovna oznaka, ki sistematično umesti popisno enoto na določeno mesto v arhivu oziroma na določeno mesto v okviru pripadajočega fonda ali zbirke (npr. SI AS 1100/1/7, kjer pomeni SI AS oznako Arhiva Republike Slovenije, 1100 številko fonda, 1 zaporedno številko serije ali združenih dokumentov znotraj fonda, 7 pa zaporedno številko dokumenta znotraj serije ali združenih dokumentov.
  • naslov je z nekaj besedami predstavljena vsebina popisne enote: pri popisu na nivoju fonda je to običajno ime ustvarjalca gradiva, npr. C. kr. spomeniški urad, pri popisu na nivoju serije, spisa, zadeve ipd. pa naslov odraža funkcijo, dejavnost, zadevo, lokacijo ali teme, na katere se nanaša popisna enota (npr. Komenda, obnova župne cerkve; Zapisnik 12. seje izvršnega odbora)
  • čas nastanka gradiva popisne enote: običajno zadošča navedba leta ali časovnega razdobja v letih – če je gradivo popisne enote nastajalo več let;
  • obseg in količina gradiva popisne enote v številu in vrstah tehničnih enot (npr. 5 škatel, 12 fasciklov) ter dolžinskih metrov. Dolžinske metre vpisujemo le pri popisih na nivojih serija, podfond ter fond/zbirka.

Od izbranega nivoja popisovanja je odvisna vrsta izdelanega pripomočka za uporabo arhivskega gradiva. Praviloma so popisi na nivoju fondov ali zbirk osnovni sestavni deli arhivskih vodnikov, popisi na nivoju združenih dokumentov ali dokumentov pa arhivskih inventarjev.

V arhivih izdelujemo različne vrste vodnikov. Osnovna oblika so vodniki po fondih in zbirkah posameznih arhivov, s katerimi uporabnike arhivskega gradiva seznanjamo z osnovnimi podatki o fondih in zbirkah, ki jih hranimo. Poleg zelo splošnih podatkov o vsebini njihovega gradiva so v takšnih vodnikih navedeni kratki podatki o pravnih ali fizičnih osebah, pri katerih je gradivo določenega fonda nastalo, o njihovih funkcijah oziroma dejavnostih, o načinu notranje ureditve fondov ali oblikovanja zbirk, o datumih prevzemov gradiva v arhiv ter o njegovem časovnem in fizičnem obsegu. Zelo pomemben sestavni del vodnika so tudi podatki o pripomočkih za uporabo, v katerih najdemo podrobnejše informacije o gradivu posameznih fondov ali zbirk ter možnostih in pogojih za uporabo gradiva v arhivu. Pomembno je tudi, da so fondi in zbirke v tovrstnih vodnikih razvrščeni sistematično, kar običajno pomeni razvrstitev po osnovnih področjih dejavnosti (npr. upravni organi, sodni organi, organizacije s področja kulture, šolstva, zdravstva itn.). Zadnji vodnik Arhiva Republike Slovenije v tiskani obliki je Vodnik po fondih in zbirkah Arhiva Republike Slovenije v treh knjigah iz leta 1999. V zadnjih letih je seveda v uporabi predvsem elektronska verzija vodnika (podatkovne zbirke) oz. elektronska evidenca fondov in zbirk Arhiva Republike Slovenije.

V Arhivu Republike Slovenije izdelujemo tudi druge vrste vodnikov. Med njimi so vodniki po posameznih vrstah arhivskega gradiva, ki se lahko nahajajo v enem fondu ali zbirki, v več fondih ali zbirkah enega arhiva ali celo v več arhivih (npr. vodnik po urbarjih, po matičnih knjigah) ter vodniki po arhivskem gradivu v tujih arhivih, ki vsebuje podatke za zgodovino Slovencev.

Arhivski inventarji podajo uporabniku arhivskega gradiva izčrpnejše podatke predvsem o vsebini in času nastanka združenih ali posameznih dokumentov v okviru enega fonda ali zbirke (le izjemoma tudi v okviru več fondov ali zbirk). Vsebujejo tudi podrobna kazala, običajno krajevna, imenska (pravnih in fizičnih oseb) in stvarna. Izdelava arhivskih inventarjev je za večino arhivskih strokovnih delavcev prednostna naloga.

V širšem smislu sodi k strokovni obdelavi tudi objavljanje arhivskega gradiva, zlasti kadar gre za t. i. znanstvene objave. Pri takšni objavi je treba za vsak dokument navesti strnjen povzetek vsebine (regest), ki mora vsebovati tudi podatke o izdajatelju in prejemniku dokumenta, datum in kraj izdaje ter namen izdaje. Znanstvene objave morajo poleg spremnih zgodovinskih študij v opombah vsebovati vsebinske in kontekstološke komentarje, na koncu pa  abecedna kazala (npr. kazalo osebnih imen, geografsko kazalo, stvarno kazalo, kazalo pravnih oseb idr.). Znanstvene objave pripravljamo le za tiste dokumente, ki so posebej pomembni zaradi svoje raritete, vsebine, materialne ogroženosti zaradi poškodb, ki lahko nastanejo pri uporabi ipd. Praviloma gre za zelo stare dokumente (zlasti listine in spisi pomembnih izdajateljev – vladarja in njegovih zastopnikov, višjega plemstva ipd.), ki so izjemni po svoji zgodovinski pričevalnosti. Arhivisti, ki so sposobni kvalitetno pripraviti znanstveno objavo arhivskega gradiva, so zaradi številnih potrebnih znanj redki tako pri nas kot tudi v svetu.

Iskalnik