Skoči do osrednje vsebine

Oddaja vloge za certificiranje strojne in programske opreme, strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev

Vsebinska prenova strani še ni zaključena, zato so nekatere vsebine še nepopolne. Prosimo za razumevanje.

Pravno obvestilo:

Spremenjena arhivska zakonodaja predvideva določitev vsebine zahteve za certificiranje opreme in storitev za zajem in hrambo gradiva v digitalni obliki ter spremljevalne storitve v skladu s Pravilnikom o enotnih tehnoloških zahtevah (pravilnik). Ker slednji še ni sprejet, objavljamo prenovljene obrazce za zahtevo za certificiranje, ki so usklajeni z besedilom Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG) in bodo v veljavi do sprejema pravilnika.

 

Certifikacija strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev v skladu z arhivsko zakonodajo

Certifikacija opreme oziroma storitev pri arhivu pravnim osebam omogoča poslovanje z javnim sektorjem, hkrati pa njihovim uporabnikom zmanjšuje tveganja pri uporabi opreme in storitev.

Zahtevo za certifikacijo lahko vložijo le osebe, ki so že vpisane v register ponudnikov opreme in storitev za tisto opremo oz. storitve, ki so predmet certifikacije. 

Certifikacija nove opreme ali storitev

Vlagatelj mora oddati:

  • izpolnjen obrazec za zahtevo za certifikacijo strojne in programske opreme, storitev zajema in hrambe gradiva v elektronski obliki ter spremljevalnih storitev vložen osebno, po pošti, e-pošti ali elektronsko prek spletne aplikacije;
  • samoocenitev - izpolnjen III. del ETZ 2.1;
  • pripadajočo dokumentacijo in morebitna dokazila, na katere se sklicujejo sklici v samoocenitvi.

Samoocenitve in pripadajoče dokumentacije z morebitnimi dokazili zaradi tehničnih omejitev aplikacije trenutno ni mogoče oddati preko spletne aplikacije.

Arhiv z vlagateljem sklene pogodbo o izvajanju certifikacije. Nato v skladu s splošnimi pogoji za izvajanje certifikacije preveri izpolnjevanje zahtev, določenih s predpisi s področja arhivske dejavnosti in upoštevanje pravil stroke.

V primeru izpolnjevanja vseh pogojev arhiv vlagatelju podeli certifikat ter ustrezno dopolni register certificirane opreme in storitev. Certifikat se za strojno opremo podeli TRAJNO, za programsko opremo in storitve zajema in hrambo ter spremljevalne storitve pa za eno (1) leto z možnostjo podaljšanja.

V primeru neskladnosti, ugotovljenih med postopkom certificiranja, se lahko vlagatelj in arhivdogovorita za odpravo nepravilnosti in ponoven pregled. V tem primeru skleneta aneks k pogodbi in nato se  opravi skrajšan pregled.

V primeru večjih neskladnosti arhiv ne podeli certifikacije in izda negativni sklep.

Podaljšanje certifikacije

Postopek podaljšanja certifikata je podoben postopku prve certifikacije. Ker gre za podaljšanje, je celoten postopek krajši in posledično so nižji tudi stroški postopka.

Zaradi tehničnih omejitev ponudnik trenutno ne more oddati zahtevka za podaljšanje preko spletne aplikacije. Zahtevek za podaljšanje certifikacije lahko odda osebno, po pošti ali e-pošti.

Posebnosti pri podaljšanju certifikata za programsko opremo

Vlagatelj mora v primeru podaljšanja certifikacije programske opreme samoocenitvi po ETZ 2.1 III. del priložiti tudi seznam z opisom vseh izvedenih sprememb programske opreme od časa podelitve prejšnje certifikacije. To velja tako za primer, ko se podaljšuje že certificirana verzija produkta, kot za primer nove verzije. Če vlagatelj podaljšuje certifikacijo z novo verzijo programske opreme, jo lahko hkrati podaljša tudi za že certificirane predhodne verzije.

S strani arhiva določeni preizkušeni revizor informacijskih sistemov izvede kontrolni revizijski pregled,  v katerem na lokaciji vlagatelja pregleda programsko opremo. Preveri tudi odziv na priporočila ob predhodni certifikaciji oz. neskladja, ki sicer niso bila razlog za ne podelitev predhodne certifikacije. V primeru revizorjeve ugotovitve, da spremembe niso takšne, da bi bistveno vplivale na načela varne hrambe e-gradiva, se postopek zaključi in certifikacija se podaljša. Če pa revizor v revizijskem poročilu ugotovi, da so bile v programski opremi izvedene spremembe, ki bi lahko vplivale na varstvo e-gradiva in ki zahtevajo obsežnejši pregled, arhiv ponovno oceni obseg celotnega postopka ter ustrezno pozove vlagatelja.

Pristojni organi:

Upravne takse in drugi stroški postopkov

Na podlagi vlagateljevega podpisa pogodbe mu arhiv izda račun v višini polovice celotne vrednosti postopka certifikacije, račun za drugo polovico pa po zaključenem revizijskem pregledu pred izdajo sklepa. Vrednost postopka sestavljata nadomestilo in stroški postopka.

Nadomestilo za certifikacijo: je strošek arhiva za vodenje postopka certifikacije in je različno glede na vrsto opreme oziroma storitev:

  • certifikacija posamezne serije ali enote strojne opreme znaša 300 €;
  • certifikacija infrastrukturne programske opreme (programska oprema, ki je namenjena upravljanju podatkovnih baz in sistemska programska oprema) znaša 500 €;
  • certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja samo določeno funkcionalnost varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki (glej ETZ 2.1 III. del točko 3.1.1.1) znaša 500 €;
  • certifikacija aplikativne programske opreme, ki zagotavlja celovit sklop funkcionalnosti varstva dokumentarnega in arhivskega gradiva v digitalni obliki (glej ETZ 2.1 III. del točko 3.1.1.1) znaša 2.000 €;
  • certifikacija storitve za zajem in hrambo znaša 2.000 €;
  • certifikacija posamezne spremljevalne storitve znaša 500 €.

V primeru večjega števila istovrstnih zahtev za certifikacijo s strani vlagatelja lahko arhiv zmanjša višino posameznih nadomestil, vendar za največ 50 odstotkov.

Nadomestilo za podaljšanje certifikacije, ki v vmesnem času ni prenehala veljati, znaša polovico nadomestila za prvo certifikacijo.  

Stroški postopka: so stroški, ki nastanejo arhivu ali njegovemu pooblaščenemu zunanjemu svetovalcu med postopkom ali zaradi postopka certifikacije (potni stroški uradnih oseb, izvedenci, revizorji, tolmači, ogled, pravno zastopanje, strokovno pomoč, ipd.) in gredo v breme vlagatelja. Stroški postopka se izračunajo pri vsakem postopku certifikacije posebej. Opredelijo se v pogodbi, ki se za namen certifikacijskega postopka sklene med arhivom in vlagateljem zahtevka za certifikacijo.

V primeru podaljšanja certifikacije programske opreme s strani arhiva določeni revizor izvede kontrolni revizijski pregled v obsegu 1,5 dneva. Če revizor v tem času  ni uspel preveriti v celotnem obsegu, arhiv vlagatelju predlaga nadaljevanje revizijskega pregleda, ki v celoti ne sme preseči obsega polovice števila dni prvega postopka certifikacije, pri čemer se upošteva 1.5 dni, ki jih je revizor že opravil. Za nadaljevanje arhiv predhodno pridobi soglasje vlagatelja.

Iskalnik