Opis problematike

V Sloveniji je vzpostavljen obsežen nabor spletnih mest organov državne uprave, na katerih je za prebivalce, podjetja, uporabnike iz tujine, za same organe državne uprave, v določeni meri pa tudi tudi za širši javni sektor na voljo veliko uporabnih informacij in storitev. Organi državne uprave na spletu primarno komunicirajo prek svojega predstavitvenega spletnega mesta, informacije pa objavljajo tudi na storitvenih portalih države ter različnih lastnih in medresorskih projektnih spletnih mestih. Tako je večina informacij državne uprave objavljena na več mestih. Tovrstna razdrobljenost informacij in njihovo podvajanje na različnih spletnih mestih vodi v primere napačnih in nedoslednih objav, ki znižujejo verodostojnost spletnih mest organov državne uprave. 

Analiza spletnih mest organov državne uprave iz leta 2016 je pokazala, da imamo v državni upravi več kot 350 spletnih mest.

Ugotovili smo tudi, da je vsebinska struktura prepuščena presoji posameznega organa in je zato neenotna in z vidika uporabnika nepredvidljiva. Uporabnik se na vsakem predstavitvenem spletnem mestu sreča z edinstveno postavitvijo in kakovostjo vsebin. Prav tako ne obstaja enoten sistem pravil objave spletnih informacij organov državne uprave, ki bi urednikom olajšal delo, poenotil uporabniško izkušnjo spletnih mest organov državne uprave in omogočil nadzor nad posodabljanjem in podvajanjem vsebin. 

Vizija in cilji

Eden od ključnih ciljev projekta je vzpostaviti osrednje spletno mesto državne uprave GOV.SI in ga povezati z ostalimi storitvenimi spletišči državne uprave v enotno organiziran in brezhibno delujoč državni spletni servis.

Cilj projekta je tudi oblikovanje enotnih standardov za vsa spletna mesta državne uprave, kar bo omogočilo boljšo in bolj poenoteno uporabniško izkušnjo. Rezultate projekta bo potrebno vzdrževati, zato je cilj tudi vzpostavitev delovanja enotne uredniške politike, ki bo z enotno koordinacijo urednikov nadzorovala izvajanje enotnih standardov, jih nadgrajevala in dolgoročno zagotavljala kakovost vsebin na spletu državne uprave. 

Cilji

Vzpostavitev delovanja enotne uredniške politike spletnih mest organov državne uprave

• Smiselno preprečiti neažurnost in podvajanje vsebin na spletnih mestih organov državne uprave,
• jasno definirati naloge vseh deležnikov pri objavi in posodabljanju vsebin,
• povečati nadzor nad urejanjem vsebin (razvoj in posodabljanje vsebin),
• uporabniku zagotoviti celostne, točne, razumljive in uporabne vsebine na spletnih mestih organov državne uprave in enostavno izvedljive elektronske storitve,
• vzpostaviti enoten proces urednikovanja s poenoteno ekipo področnih urednikov in z enotnimi orodji za urednike.

Vzpostavitev enotnega zalednega sistema spletnih mest organov državne uprave za vnos vsebin

• Racionalizacija stroškov za razvoj in vzdrževanje različnih sistemov CMS ("Content management system") oziroma sistemov za vnos spletnih vsebin; omogočiti razvoj novih modulov na isti platformi,
• optimizacija procesov usposabljanj urednikov,
• poenostavitev procesov urednikovanja spletnih mest. 

Vzpostavitev osrednjega spletnega mesta državne uprave GOV.SI

Vzpostaviti enotno kontaktno točko spletnih mest organov državne uprave za državljane, tujce, nevladne organizacije, poslovne subjekte in javno upravo s poenotenim zalednim sistemom za vnos vsebin in poenotenim procesom urednikovanja, ki bo uporabnikom omogočila hiter dostop do uporabnih informacij in enostavno izvedljivih e-storitev.

S tem želimo:  

• centralizirati nadzor nad procesom urednikovanja in poenotiti proces posodabljanja vsebin, 
• povečati transparentnost dela in s tem racionalizirati procese urednikovanja, 
• jasno razmejiti vsebine.

Rezultati

Ključni rezultat projekta je združitev spletnih mest vseh organov državne uprave na skupnem spletišču GOV.SI, to je vsaj 200 predstavitvenih in projektnih spletnih mest.  Osrednje spletno mesto GOV.SI je od 1. julija 2019 dostopno na naslovu www.gov.si. Vsebine so organi prenašali postopoma, trenutno je na GOV.SI objavljenih več kot 40.000 strani. 

Spletno mesto GOV.SI je vzpostavljeno kot osrednja zbirka informacij in imenik entitet v državni upravi, ki uporabnikom omogoča hiter in enostaven dostop do informacij in storitev državne uprave.

Na GOV.SI je v ospredju uporabnik. Vsebine so predstavljene na enoten način, z enotno strukturo in v jeziku, ki je uporabniku prijazen. Tako je uporabniku ob prehodu med vsebinami različnih organov zagotovljena enotna uporabniška izkušnja. Vsebine so na GOV.SI vnesene na enem mestu in prikazane na več mestih, kar zmanjšuje možnost napak in neažurnosti.

GOV.SI je vpeljal skupne zbirke organov državne uprave, ki državljanom zagotavljajo, da na enem mestu najdejo vsa prosta delovna mesta v državni upravi, vsa javna naročila in razpise, vse storitve in novice, kar izboljšuje transparentnost delovanja državne uprave.

Vsebine so na GOV.SI predstavljene skozi smiselno organizirane vsebinske sklope (npr. kultura, socialna varnost, podjetništvo in gospodarstvo,…), tako da uporabniku ob iskanju informacij ni treba vedeti, katero ministrstvo je za vsebino pristojno, ampak izhaja iz njegove konkretne življenjske situacije. Nadalje takšna organizacija vsebin omogoča povezovanje resorjev na skupnih temah.

Spletno mesto GOV.SI je oktobra 2019 prejelo priznanje za odlično slovensko oblikovanje Fundacije Brumen, julija 2020 pa nagrado Netko 2020 za naj spletno stran javne ali nevladne organizacije.

Z vzpostavitvijo GOV.SI smo dosegli  tudi cilj optimizacije števila spletnih mest državne uprave, racionalizacije stroškov vzdrževanja in nadgradenj različnih spletnih mest in optimizacije dela urednikov z vidika vnosa vsebin v enoten sistem. Dosegli smo možnost večjega nadzora nad podvajanji vsebin in z vzpostavitvijo zahteve, da ima vsaka spletna stran na GOV.SI navedeno odgovorno osebo za to vsebino in naveden datum zadnje osvežitve tudi možnost spremljanja ažurnosti teh vsebin. Obenem enotna platforma organom državne uprave omogoča, da se na istih vsebinskih področjih med seboj povezujejo. 

V smeri boljše in poenotene uporabniške izkušnje vseh spletnih mest državne uprave (ne le GOV.SI) smo v okviru projekta oblikovali z vsemi organi državne uprave enotne standarde spletnih mest, ki vključujejo enotne vsebinske, tehnične in grafične zahteve za spletna mesta organov državne uprave. Pregled nad izvajanjem standardov bo imelo Ministrstvo za javno upravo.

Obenem smo z Uredbo o spremembah Uredbe o celostni grafični podobi Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave določili uporabo enotnih grafičnih elementov celostne grafične podobe državne uprave vsem spletnim mestom organov državne uprave. Priloga, ki jo določa omenjena sprememba uredbe je dodatek k priročniku celostne grafične podobe državne uprave in prikazuje umestitev enotnih grafičnih elementov na spletna mesta organov državne uprave.

Stroški

• skupaj: 521.600 eur
• sredstva EU: 417.280 eur
• sredstva proračuna RS: 104.320 eur

Učinki

Neposredni učinki

• z izvedbo projekta lahko dosežemo okoli 190.914 evrov prihrankov na letni ravni (po zaključku izvedbe projekta). 

Obrazložitev izračuna prihrankov: Z urejanjem spletnih mest organov državne uprave se del svojega delovnega časa ukvarja približno 770 javnih uslužbencev. Mesečno za to porabijo 5.092 ur, kar je enako, kot če bi se približno 29 javnih uslužbencev polni delovni čas ukvarjalo samo z urejanjem spletnih mest (Poročilo, Urad Vlade RS za komuniciranje, 2014). Vzpostavitev sistema vzdrževanja spletnih mest organov državne uprave na organizacijski ravni v okviru projekta bo prinesla optimizacijo dela in zmanjšanje števila mesečne porabe ur za vsaj 10 % oziroma za 509 ur. Po podatkih Ukom (2014) je bilo v letih od 2009 do 2014 porabljenih 8.123.175 evrov za razvoj in vzdrževanje spletnih mest organov državne uprave. Z zmanjšanjem števila spletnih mest, ki je eden od ciljev projekta, se bodo zmanjšali tudi stroški razvoja in vzdrževanja spletnih mest vsaj za 10 %. Neposredni finančni učinki so torej povezani z nižjimi stroški vzdrževanja v korelaciji z manjšim številom spletnih mest, kot rezultatom vzpostavitve spletišča državne uprave GOV.SI, z nižjimi stroški vzdrževanja CMS sistemov, kot rezultatom vzpostavitve enotnega sistema CMS, in z optimiziranim delom urednikov spletnih mest organov državne uprave.

Posredni učinki

Zaradi rezultatov projekta:

• ažurne vsebine, ki se ne podvajajo,
• večja transparentnost spletnih vsebin in dela urednikov,
• optimizirano delo urednikov z jasnimi nalogami in odgovornostmi: jasno opredeljene naloge vseh deležnikov in pravila načrtovanja, objav in posodabljanja vsebin,
• celostne, točne, razumljive in uporabne vsebine in enostavno izvedljive e-storitve, ki bodo državljanom in podjetjem v postopkih z državo prihranile čas in denar ter olajšale delo pristojnih organov na uradih,
• vzpostavljen poenoten proces urednikovanja s poenoteno ekipo področnih urednikov in enotnimi orodji za urednike,
• večji nadzor nad vsebinami in procesi urednikovanja,
• manjše število spletnih mest organov državne uprave,
• nižji stroški vzdrževanja sistema CMS ("Content management system") na letni ravni,
• manjše število usposabljanj urednikov,
• boljša uporabniška izkušnja.

Pričakovani posredni učinki:

• večje zaupanje ljudi v objavljene vsebine na spletnih mestih organov državne uprave,
• dvig kredibilnosti spletnih mest državne uprave v očeh državljanov,
• dvig informiranosti državljanov, podjetij in javnih uslužbencev glede objavljenih vsebin (postopkov do države, obveznosti, novosti…)
• prihranek v času in denarju končnih uporabnikov in posledično bolj zadovoljni končni uporabniki,
• razbremenjenost referentov na upravnih enotah, točkah VEM,
• razbremenjenost klicnih centrov za pomoč uporabnikom,
• razbremenjenost urednikov spletnih mest zaradi optimizacije dela urednikovanja.

Stanje brez izvedbe projekta

Če ostane stanje na področju spletnih mest organov državne uprave nespremenjeno, to pomeni:

• podvojene, neažurne in težko razumljive vsebine na spletnih mestih organov državne uprave, 
• preobremenjenost urednikov spletnih mest – podvajanje dela, 
• neusklajena rast števila spletnih mest, 
• rast števila različnih sistemov CMS, ki zahtevajo vzdrževanje in nadgradnjo, 
• nezaupanje državljanov v spletne vsebine, 
• neizkoriščenost spletnih orodij, ki lahko pripomorejo k racionalizaciji dela uradnikov na pristojnih uradih, 
• nezadovoljstvo državljanov zaradi pomanjkanja uporabnih vsebin o postopkih, ki zadevajo državo. 

Strategija za naprej

Zagotovljeno je nadaljnje vzdrževanje in nadgradnje GOV.SI, določeno je vsebinsko in tehnično skrbništvo GOV.SI ter redna usposabljanja urednikov spletnih mest, ki smo jih začeli v okviru projekta. Določeno je skrbništvo Enotnih standardov spletnih mest. Organi državne uprave se morajo uskladiti z zahtevami Enotnih standardov in spremembo uredbe o celostni grafični podobi, ki zadeva spletna mesta najkasneje do septembra 2024.

Optimizacijo števila spletnih mest in vse ostale aktivnosti,  vzpostavljene v okviru projekta, bomo vzdrževali in nadgrajevali v okviru Enotne uredniške politike spletnih mest državne uprave.

Cilj je poenotena uporabniška izkušnja spletnih mest organov državne uprave. Vzpostavitev delovanja enotne uredniške politike z enotnimi pravili bo omogočila dolgoročno ohranjanje standardov kakovosti in delovanje enotno organiziranega državnega spletnega servisa.