Model CAF

Skupni ocenjevalni okvir v javnem sektorju CAF je orodje za celovito obvladovanje kakovosti, razvito v javnem sektorju in za javni sektor, na podlagi modela poslovne odličnosti Evropskega sklada za upravljanje kakovosti (EFQM). Uporaba modela CAF sloni na samoocenjevanju, kjer skupina zaposlenih, ki ima vpogled v delovanje organizacije in velik interes za izboljšanje njenega delovanja, analizira organizacijo. Pri tem je nujna visoka raven zavezanosti vodstva, ki mora biti dejavno udeleženo v procesu, priznavati dodatno vrednost, zagotavljati odprto mišljenje, spoštovati rezultate in spodbujati izboljšave. Člani ocenjevalne skupine so ključni dejavnik uspešne izvedbe samoocenjevanja. Povežejo se v učinkovito skupino, ki bo sposobna nuditi najbolj verodostojno in podrobno notranjo sliko organizacije in predlagati učinkovite ukrepe za izboljšanje njenega delovanja.

 Ključni dejavniki uspeha pri izvedbi samoocene CAF:

-          Visoka raven zavezanosti vodstva, ki ve kaj želi s samooceno doseči (ima cilj),

-          Imenovanje samoocenjevalne skupine z jasnimi nalogami in cilji,

-          Imenovanje kompetentne osebe (predstavnik vodstva za kakovost) za vodenje samoocenjevalne skupine, ki predstavlja vez med vodstvom organizacije in zaposlenimi,

-          Jasno komuniciranje poteka samoocene in njenih rezultatov vodstvu in zaposlenim,

-          Izdelan Akcijski načrt izboljšav (na podlagi rezultatov samoocene iz Poročila o izvedeni samooceni), ki ga potrdi vodstvo organizacije.

Merila modela CAF

Glavni vidiki delovanja organizacije so v modelu CAF opredeljeni z devetimi merili. Dejavniki so določeni v prvih petih merilih; to so načini delovanja za doseganje želenih rezultatov. Rezultati so zajeti v zadnjih štirih merilih in z njimi merimo rezultate našega delovanja.

Merila modela CAF

1. Voditeljstvo. Dobri vodje morajo ustvarjati jasnost in enotnost namena organizacije. Kot menedžerji vzpostavljajo okolje, v katerem so lahko organizacija in njeni zaposleni uspešni ter zagotavljajo delovanje ustreznih mehanizmov nadzora.

2. Strategija in načrtovanje. Strategija opredeljuje rezultate in učinke, ki jih organizacija želi doseči ob upoštevanju ključnih dejavnikov uspeha. Strategijo je treba prevesti v načrte, programe, izvedbene cilje ter merljive ciljne vrednosti, spremljanje uresničevanja strategije in načrtovanja pa mora voditi v njune posodobitve in prilagoditve.

3. Zaposleni. Uspešno ravnanje z ljudmi pri delu in dobro vodenje organizaciji omogočata dosegati strateške cilje, v zaposlenih pa vzpodbudita njihove prednosti in sposobnosti, da lahko prispevajo k uresničevanju strateških ciljev.

4. Partnerstva in viri. Partnerji na eni strani spodbujajo zunanjo osredotočenost organizacije in prinašajo potrebno strokovnost, na drugi strani pa organizacije potrebujejo različne vrste virov za doseganje svojih strateških in izvedbenih ciljev, skladnih s poslanstvom in vizijo.

5. Procesi. V vsaki organizaciji potekajo številni procesi (temeljni procesi), ki organizaciji omogočajo uspešno delovanje za uresničevanje poslanstva in strategije organizacije in so zato ključni za zagotavljanje proizvodov in storitev.

6. Rezultati – državljani/odjemalci. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja svojih odjemalcev.

7. Rezultati – zaposleni. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja svojih zaposlenih.

8. Rezultati – družbena odgovornost. Osrednje poslanstvo organizacije je vedno posvečeno zadovoljevanju določene vrste potreb in pričakovanj javnosti. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja relevantnih deležnikov v družbi.

9. Ključni rezultati delovanja. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja njihovih deležnikov (notranjih in zunanjih).

Temeljna načela odličnosti

V strukturo modela CAF so vgrajena temeljna načela odličnosti, ki pokrivajo vse vidike upravljanja organizacije tako, da jo sčasoma pripeljejo do višje stopnje zrelosti. Upoštevanje temeljnih načel odličnosti razlikuje organizacije, ki so usmerjene v celovito kakovost, od tradicionalno birokratskih organizacij.

Načela odličnosti

1. Usmerjenost k rezultatom: organizacija je usmerjena k rezultatom in glede na zastavljene cilje morajo doseženi rezultati zadovoljiti vse udeležene strani organizacije.
2. Osredotočenost na državljana/odjemalca: organizacija se osredotoča na potrebe sedanjih in morebitnih prihodnjih državljanov/odjemalcev. Vključuje jih v razvoj izdelkov in storitev ter v izboljšanje svojega delovanja.
3. Voditeljstvo in stanovitnost namena: to načelo združuje vizionarsko vodenje in vodenje prek navdiha s stanovitnostjo namena v spreminjajočem se okolju.
4. Vodenje na podlagi procesov in dejstev: organizacijo usmerja načelo, da rezultate dosegamo učinkoviteje takrat, ko vire in dejavnosti upravljamo kot proces ter odločitve sprejemamo na podlagi analize podatkov in informacij.
5. Razvoj in vključenost zaposlenih: prispevek zaposlenih mora biti maksimalen, prek njihovega razvoja in vključevanja ter ustvarjanja delovnega okolja skupnih vrednost in kulture zaupanja, odprtosti, pooblaščanja in priznavanja.
6. Nenehno učenje, inoviranje in izboljševanje: odličnost stalno izziva obstoječe stanje in vpliva na spremembe s stalnim učenjem, ki zagotavlja ustvarjanje priložnosti za inoviranje ter izboljševanje.
7. Razvijanje partnerstev: organizacija in njeni dobavitelji so medsebojno odvisni, zato medsebojno koristna partnerstva povečujejo zmožnost obeh strani za ustvarjanje vrednosti.
8. Družbena odgovornost: organizacije v javnem sektorju morajo prevzemati svojo družbeno odgovornost, spoštovati ekološko vzdržni razvoj ter si prizadevati izpolnjevati glavna pričakovanja in zahteve svoje ožje in širše skupnosti.

Ključne prednosti uporabe modela CAF

1. Celovit pogled na delovanje organizacije
   CAF omogoča sistematično presojo voditeljstva, strategije, zaposlenih, partnerstev, procesov ter rezultatov za uporabnike, zaposlene, družbo in organizacijo. Organizacija tako ne obravnava posameznih problemov ločeno, ampak vidi povezave med njimi.
2. Prepoznavanje prednosti in področij za izboljšave
   Samoocena pomaga organizaciji ugotoviti, kaj že dela dobro in kje so potrebne spremembe. Pomembna vrednost CAF je, da se ocenjevanje ne konča pri ugotovitvah, ampak vodi v konkretne ukrepe izboljševanja.
3. Spodbujanje nenehnega izboljševanja
   CAF ustvarja kulturo, v kateri izboljševanje postane del vsakodnevnega upravljanja.
4. Večja vključenost zaposlenih
   Samooceno praviloma izvaja skupina zaposlenih iz različnih delov organizacije. S tem se povečuje sodelovanje, razumevanje skupnih ciljev in občutek soustvarjanja sprememb.
5. Boljša usmerjenost k uporabnikom in rezultatom
   CAF organizacijo spodbuja, da ne razmišlja samo o svojih notranjih postopkih, ampak tudi o tem, kakšno vrednost ustvarja za državljane in druge uporabnike javnih storitev ter kako meri njihovo zadovoljstvo in rezultate.
6. Podpora inovativnosti in spremembam
   Model spodbuja iskanje novih načinov dela, učenje iz dobrih praks in pripravljenost na spremembe. Inovativnost tako ni ločen projekt, ampak postane del sistematičnega izboljševanja organizacije.
7. Boljši procesi in večja učinkovitost
   CAF pomaga organizacijam prepoznati nepotrebne korake, podvajanja, ozka grla in druge neučinkovitosti. To je posebej pomembno pri poenostavljanju procesov in debirokratizaciji.
8. Povezovanje strategije, ciljev in vsakodnevnega dela
   CAF pomaga odgovoriti na vprašanje, ali se strateške usmeritve dejansko odražajo v procesih, delu zaposlenih in rezultatih.
9. Učenje in izmenjava dobrih praks
   Organizacije lahko primerjajo svoje pristope z drugimi javnimi organizacijami in se učijo iz njihovih izkušenj.
10. Večja transparentnost in zaupanje
    Sistematično izboljševanje kakovosti, spremljanje rezultatov in osredotočenost na uporabnike lahko prispevajo k bolj predvidljivemu in transparentnemu delovanju javne organizacije. Posredno s tem podpirajo tudi zaupanje uporabnikov v javne institucije.