Skupni ocenjevalni okvir za organizacije javnega sektorja - CAF

Model CAF je orodje, ki ga organizacije v javnem sektorju po vsej Evropi lahko enostavno uporabljajo kot pripomoček pri uporabi tehnik za obvladovanje kakovosti, da bi izboljšale svoje delovanje. Zasnovan je na predpostavki, da odlične rezultate delovanja organizacije, državljanov/odjemalcev, zaposlenih in družbe dosežemo s pomočjo strategije vodstva in z načrtovanjem, zaposlenimi, partnerstvi, viri in procesi. Organizacijo obravnava z različnih vidikov hkrati, kar predstavlja celovit pristop k analiziranju delovanja organizacije.

CAF 2020

Prva različica modela CAF je bila predstavljena leta 2000. Vse od takrat predstavlja enoten standard kakovosti upravljanja z javnimi zadevami po vsej Evropi in tudi v drugih državah. Model uporablja več kot 4.000 organizacij javnega sektorja v 55 državah. Model je bil medtem večkrat dopolnjen in prilagojen družbenim spremembam in tehnološkemu razvoju.

Na srečanju nacionalnih koordinatorjev v Talinu jeseni leta 2017 je bila sprejeta odločitev, da je model CAF treba ponovno preveriti in prilagoditi potrebam sodobnega javnega sektorja. Spomladi leta 2018 smo tudi v Sloveniji preverjali mnenje uporabnikov in poznavalcev modela CAF glede morebitnih novosti, dopolnitev in izboljšav, predvsem v smislu večje preglednosti in lažje uporabe modela. Ključni izzivi, na katere mora odgovoriti nova različica modela, so predvsem:

• vpliv digitalizacije na organizacije javnega sektorja,
• zagotavljanje agilnosti in inoviranja v javni upravi,
• uresničevanje ciljev trajnostnega razvoja in
• upravljanje z raznolikostjo.

Konec leta 2019 je bil na srečanju generalnih direktorjev EUPAN mreže potrjen prenovljen model CAF 2020, ki ga bomo v Sloveniji začeli uporabljati leta 2021. Izdali bomo tudi priročnik za uporabo v slovenskem jeziku. Prenovljeni model ne odstopa bistveno od starejše različice, na najpomembnejše novosti pa opozarja sodelavec EIPA Thomas Prorok (video).

Z letom 2021 smo tudi v Sloveniji začeli uporabljati model CAF 2020, izdan je bil tudi Priročnik za uporabo modela CAF 2020 v slovenskem jeziku. Priročnik lahko naročite tudi v tiskani obliki, pošljite nam sporočilo na kakovost@gov.si.

Proces samoocenjevanja

Uporaba modela CAF sloni na samoocenjevanju, kjer skupina zaposlenih, ki ima vpogled v delovanje organizacije in velik interes za izboljšanje njenega delovanja, analizira organizacijo. Pri tem je nujna visoka raven zavezanosti vodstva, ki mora biti dejavno udeleženo v procesu, priznavati dodatno vrednost, zagotavljati odprto mišljenje, spoštovati rezultate in spodbujati izboljšave. Člani ocenjevalne skupine so ključni dejavnik uspešne izvedbe samoocenjevanja. Povežejo se v učinkovito skupino, ki bo sposobna nuditi najbolj verodostojno in podrobno notranjo sliko organizacije.

Temeljna načela odličnosti

V strukturo modela CAF so vgrajena temeljna načela odličnosti, ki pokrivajo vse vidike upravljanja organizacije tako, da jo sčasoma pripeljejo do višje stopnje zrelosti. Upoštevanje temeljnih načel odličnosti razlikuje organizacije, ki so usmerjene v celovito kakovost, od tradicionalno birokratskih organizacij.

Načela odličnosti

1. Usmerjenost k rezultatom: organizacija je usmerjena k rezultatom in glede na zastavljene cilje morajo doseženi rezultati zadovoljiti vse udeležene strani organizacije.
2. Osredotočenost na državljana/odjemalca: organizacija se osredotoča na potrebe sedanjih in morebitnih prihodnjih državljanov/odjemalcev. Vključuje jih v razvoj izdelkov in storitev ter v izboljšanje svojega delovanja.
3. Voditeljstvo in stanovitnost namena: to načelo združuje vizionarsko vodenje in vodenje prek navdiha s stanovitnostjo namena v spreminjajočem se okolju.
4. Vodenje na podlagi procesov in dejstev: organizacijo usmerja načelo, da rezultate dosegamo učinkoviteje takrat, ko vire in dejavnosti upravljamo kot proces ter odločitve sprejemamo na podlagi analize podatkov in informacij.
5. Razvoj in vključenost zaposlenih: prispevek zaposlenih mora biti maksimalen, prek njihovega razvoja in vključevanja ter ustvarjanja delovnega okolja skupnih vrednost in kulture zaupanja, odprtosti, pooblaščanja in priznavanja.
6. Nenehno učenje, inoviranje in izboljševanje: odličnost stalno izziva obstoječe stanje in vpliva na spremembe s stalnim učenjem, ki zagotavlja ustvarjanje priložnosti za inoviranje ter izboljševanje.
7. Razvijanje partnerstev: organizacija in njeni dobavitelji so medsebojno odvisni, zato medsebojno koristna partnerstva povečujejo zmožnost obeh strani za ustvarjanje vrednosti.
8. Družbena odgovornost: organizacije v javnem sektorju morajo prevzemati svojo družbeno odgovornost, spoštovati ekološko vzdržni razvoj ter si prizadevati izpolnjevati glavna pričakovanja in zahteve svoje ožje in širše skupnosti.

Merila modela CAF

Glavni vidiki delovanja organizacije so v modelu CAF opredeljeni z devetimi merili. Dejavniki so določeni v prvih petih merilih; to so načini delovanja za doseganje želenih rezultatov. Rezultati so zajeti v zadnjih štirih merilih in z njimi merimo rezultate našega delovanja.

Merila modela CAF

1. Voditeljstvo. Dobri vodje morajo ustvarjati jasnost in enotnost namena organizacije. Kot menedžerji vzpostavljajo okolje, v katerem so lahko organizacija in njeni zaposleni uspešni ter zagotavljajo delovanje ustreznih mehanizmov nadzora.

2. Strategija in načrtovanje. Strategija opredeljuje rezultate in učinke, ki jih organizacija želi doseči ob upoštevanju ključnih dejavnikov uspeha. Strategijo je treba prevesti v načrte, programe, izvedbene cilje ter merljive ciljne vrednosti, spremljanje uresničevanja strategije in načrtovanja pa mora voditi v njune posodobitve in prilagoditve.

3. Zaposleni. Uspešno ravnanje z ljudmi pri delu in dobro vodenje organizaciji omogočata dosegati strateške cilje, v zaposlenih pa vzpodbudita njihove prednosti in sposobnosti, da lahko prispevajo k uresničevanju strateških ciljev.

4. Partnerstva in viri. Partnerji na eni strani spodbujajo zunanjo osredotočenost organizacije in prinašajo potrebno strokovnost, na drugi strani pa organizacije potrebujejo različne vrste virov za doseganje svojih strateških in izvedbenih ciljev, skladnih s poslanstvom in vizijo.

5. Procesi. V vsaki organizaciji potekajo številni procesi (temeljni procesi), ki organizaciji omogočajo uspešno delovanje za uresničevanje poslanstva in strategije organizacije in so zato ključni za zagotavljanje proizvodov in storitev.

6. Rezultati – državljani/odjemalci. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja svojih odjemalcev.

7. Rezultati – zaposleni. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja svojih zaposlenih.

8. Rezultati – družbena odgovornost. Osrednje poslanstvo organizacije je vedno posvečeno zadovoljevanju določene vrste potreb in pričakovanj javnosti. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja relevantnih deležnikov v družbi.

9. Ključni rezultati delovanja. Odlične organizacije dosegajo in trajno ohranjajo izjemne rezultate, ki zadovoljujejo ali presegajo potrebe in pričakovanja njihovih deležnikov (notranjih in zunanjih).