Registri in evidence

Matični register

Matični register je elektronsko vodena baza podatkov, ki vsebuje popolno evidenco osebnih stanj državljanov Republike Slovenije. Vanj vpisujemo matična dejstva (rojstvo, zakonska zveza, smrt), ki so se zgodila na območju Republike Slovenije (tudi za tujce), in druge spremembe osebnih stanj za državljane Republike Slovenije (sprememba osebnega imena, posvojitev, razveza, odvzem poslovne sposobnosti, skrbništvo, itd.). 

Postopek za izdajo potrdil in izpiskov iz matičnih registrov

O posameznih matičnih dejstvih in spremembah osebnega stanja izdajamo potrdila iz matičnega registra. Za izpisek lahko posamezniki zaprosijo osebno na katerikoli upravni enoti v Republiki Sloveniji ali elektronsko na portalu e-uprava s kvalificiranim digitalnim potrdilom.

Če za izpisek zaprosijo osebno na upravni enoti, morajo priložiti veljaven osebni dokument, na podlagi katerega uradna oseba preveri njihovo identiteto, in pisno privolitev osebe, na katero se vpis nanaša, kadar zahtevajo izpisek za drugo osebo. Pisne privolitve ne potrebujejo, če vložijo vlogo za mladoletno osebo kot zakoniti zastopnik. 

V primeru e-vloge za izdajo izpiska morajo po elektronski poti poslati elektronsko podpisano in izpolnjeno vlogo za izdajo izpiska iz matičnega registra o rojstvu in skenirano pisno privolitev osebe, na katero se vpis nanaša, kadar zahtevajo izpisek za drugo osebo. Upravna enota preveri njihovo identiteto na podlagi uradnih evidenc in veljavnost elektronskega podpisa. V obeh primerih upravna enota izdani izpisek posreduje po pošti. 

 V tujini lahko posamezniki za izpisek zaprosijo:

• z e-vlogo,
• na diplomatskem predstavništvu ali konzulatu Republike Slovenije v tujini,
• s pisnim pooblastilom drugi osebi, ki izpisek na upravni enoti dvigne v njihovem imenu. 

Rojstvo 

V matični register se vpisujejo vsa rojstva slovenskih državljanov, ne glede na to, ali so se zgodila v Republiki Sloveniji ali v tujini, in vsa rojstva tujih državljanov, ki so se zgodila na območju Republike Slovenije. 

Zakonska zveza

Zakonska zveza je z zakonom urejena življenjska skupnost dveh oseb. V matični register se vpisujejo vse zakonske zveze slovenskih državljanov, ne glede na to, kje so bile sklenjene (v Republiki Sloveniji ali v tujini) in vse zakonske zveze tujih državljanov, če so bile sklenjene na območju Republike Slovenije. 

Sprememba imena

Osebno ime je sestavljeno iz imena in priimka, ki je bilo posamezniku določeno ob rojstvu in se lahko spremeni na podlagi določenih družinskopravnih razmerij (sklenitev zakonske zveze, razveza ali razveljavitev zakonske zveze, priznanje očetovstva, posvojitev) ali na podlagi prošnje polnoletnega državljana oziroma na podlagi prošnje zakonitih zastopnikov za spremembo osebnega imena mladoletne osebe. Vlogo za spremembo osebnega imena je možno podati na katerikoli upravni enoti v Republiki Sloveniji in na diplomatskem predstavništvu ali konzulatu Republike Slovenije v tujini.

Sprememba priimka ob sklenitvi zakonske zveze

Na podlagi izjave se bodoča zakonca lahko sporazumeta, da bo njun skupni priimek po sklenitvi zakonske zveze:

• priimek enega ali drugega zakonca,
• obdržita vsak svoj priimek,
• svojemu priimku dodata priimek zakonca ali
• izbereta priimek zakonca in temu dodata svoj priimek.

Izjavo o priimku bodoča zakonca podata na pristojni upravni enoti ob prijavi sklenitve zakonske zveze. Bodoča zakonca lahko podata tudi izjavo o izbiri priimka za pravni promet, če je izbrani priimek sestavljen iz več besed oz. nedeljivih celot ali iz več besed oziroma nedeljivih celot in črk. Priimek za pravni promet je lahko sestavljen iz besed oziroma nedeljivih celot in črk priimkov, ki sta jih imela zakonca. Državljan lahko za pravni promet izbere tudi okrajšavo priimka, vendar le, če ima dva ali več priimkov, saj priimka za pravni promet ne more sestavljati samo ena okrajšava kot samostojna celota (npr. ni možno izbrati oblike priimka K., lahko pa je K. Novak).

Sprememba priimka velja od dneva sklenitve zakonske zveze.

Sprememba priimka po razvezi ali razveljavitvi zakonske, partnerske zveze

Zakonec, partner, ki je ob sklenitvi zakonske, partnerske zveze spremenil priimek, lahko v letu dni po pravnomočnosti sodbe o razvezi ali razveljavitvi zakonske, partnerske zveze poda izjavo, da želi imeti priimek, ki ga je imel pred sklenitvijo zakonske, partnerske zveze. Izjavo lahko poda le, če med zakonsko, partnersko zvezo priimka ni spreminjal. Sprememba priimka velja od dneva podaje izjave.

Sprememba imena in priimka ob priznanju očetovstva

Ob priznanju očetovstva se lahko otroku, za katerega se podaja priznanje, z izjavo na zapisnik spremeni osebno ime. Če je otrok že dopolnil devet let, je potrebno tudi njegovo soglasje. Sprememba osebnega imena velja od dneva podaje izjave. 

Sprememba imena in priimka ob posvojitvi

Posvojencu, ki že ima določeno osebno ime, lahko posvojitelji ob posvojitvi izberejo novo osebno ime, pri čemer mu lahko priimek spremenijo ne glede na starost, medtem ko mu imena med četrtim in devetim letom starosti ni dovoljeno spreminjati. Če je otrok že dopolnil devet let, je potrebno tudi njegovo soglasje. Sprememba osebnega imena velja od dneva pravnomočnosti odločbe o posvojitvi. 

Sprememba imena in priimka na podlagi prošnje

Celotno osebno ime ali samo priimek ali samo ime se lahko spremeni na prošnjo polnoletnega državljana. O prošnji za spremembo osebnega imena odloča pristojni organ, pri katerem je bila prošnja vložena.

Prošnji je treba priložiti:

• potrdilo o nekaznovanosti (izda ga ministrstvo za pravosodje) in
• potrdilo, da oseba ni v kazenskem postopku (izda ga okrajno sodišče).

Če prošnji niso predložena zgoraj navedena potrdila, jih pridobi upravna enota sama po uradni dolžnosti.

Prošnjo za spremembo osebnega imena (imena in, ali priimka) za mladoletno osebo lahko vložijo starši oziroma skrbnik mladoletnega otroka s soglasjem centra za socialno delo. Kadar starši živijo ločeno, lahko zahteva spremembo tisti od staršev, pri katerem otrok živi oziroma kateremu je zaupan v varstvo in vzgojo, če s tem soglaša drugi od staršev.

Če drugi od staršev ne soglaša s spremembo osebnega imena mladoletnemu otroku, jima sporazumno odločitev pomaga doseči center za socialno delo.

Če se starša tudi ob pomoči centra za socialno delo ne sporazumeta o otrokovem novem osebnem imenu, o utemeljenosti zahtevka odloči sodišče v nepravdnem postopku na predlog enega ali obeh staršev. Odločba sodišča o utemeljenosti zahtevka mora biti priložena zahtevi za spremembo osebnega imena mladoletni osebi. Sprememba osebnega imena velja od dneva pravnomočnosti odločbe.

Smrt

V matični register se vpisujejo vse smrti slovenskih državljanov, ne glede na to, kje je smrt nastopila (v Republiki Sloveniji ali v tujini), in vse smrti tujih državljanov na območju Republike Slovenije. 

Za izpisek lahko zaprosi ožji družinski član (zakonec, otroci in starši umrlega) na katerikoli upravni enoti v Republiki Sloveniji, druge osebe pa le, če izkažejo zakoniti interes in ožji družinski člani pridobitvi ne nasprotujejo oziroma če imajo pooblastilo ožjih družinskih članov za izdajo izpiska.

Če se za izpisek zaprosi osebno na upravni enoti, je treba izkazati sorodstveno razmerje z umrlim, če ne gre za sorodstvo, pa zakonsko podlago za pridobitev izpiska in soglasje ožjih družinskih članov. 

Centralni register prebivalstva (CRP)

CRP je osrednja podatkovna baza z najosnovnejšimi podatki o prebivalstvu Slovenije. Upravlja ga Ministrstvo za notranje zadeve Republike Slovenije. V CRP-ju se podatki o prebivalstvu centralno zbirajo, obdelujejo, hranijo in uporabljajo z namenom spremljati stanje in gibanje prebivalstva.

CRP vsebuje naslednje podatke:

• EMŠO,
• kraj rojstva,
• ime in priimek,
• državljanstvo,
• prebivališče in vrsta prebivališča,
• zakonski stan,
• volilna pravica,
• EMŠO (matere, očeta, zakonca in otrok),
• identifikatorji za povezovanje z administrativnimi zbirkami podatkov,
• datumi in podatki o dogodkih, spremembah in popravkih.

CRP pridobiva podatke iz:

• matičnega registra (rojstvo, smrt, državljanstvo, sklenjena zakonska zveza, sprememba osebnega imena, razveza),
• registra stalnega prebivalstva (prijava in odjava prebivališča),
• evidence volilne pravice (volilna pravica)
• registra tujcev (dovoljenje za prebivanje tujca),
• azilnega registra (prosilec za mednarodno zaščito),
• registra prostorskih enot (občina, naselje, ulica, hišna številka, številka stanovanja, poštna številka, volišče),
• registra davčnih zavezancev (davčna številka fizične osebe).

Osebne podatke iz CRP lahko pridobivajo državni organi in drugi uporabniki, ki potrebujejo podatke o posamezniku za opravljanje predpisanih nalog, za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali za izvajanje statističnih, socioekonomskih in drugih raziskovanj.

Kdo lahko pridobi podatke iz CRP?

Podatke iz CRP lahko pridobijo uporabniki, ki imajo podlago v zakonu, pisni zahtevi ali v pisni privolitvi posameznika, na katerega se nanašajo. Podatki se posredujejo na naslednje načine:

• na podlagi pisne vloge lahko pridobite individualne poizvedbe o posamezniku. Večje število poizvedb se elektronsko obdela (uporabnik priloži medij, na katerem so iskalni kriteriji); elektronsko je iskanje možno po naslednjih kriterijih: EMŠO, davčna številka, osebni podatki (datum rojstva, osebno ime, spol),
• z aplikacijo, namenjeno lokalnim skupnostim (občine),
• na portalu Centralnega registra prebivalstva (samo registrirani uporabniki),
• s povezavo informacijskega sistema uporabnika s CRP (organi javne uprave in druge pravne osebe, ki imajo pravno podlago),
• za znanstveno raziskovalne namene je iz CRP omogočeno pridobivanje podatkov zgolj v anonimizirani obliki,
• če je možno, se podatke pripravi v želeni strukturi in formatu na podlagi vloge, ki opredeljuje namen pridobivanja podatkov.

Enotna matična številka občana (EMŠO)

EMŠO je osebna identifikacijska številka v Republiki Sloveniji. Določi jo upravljavec CRP za vse državljane Republike Slovenije, vključno s tujimi državljani, ki imajo v Republiki Sloveniji določene pravice ali obveznosti. EMŠO se posamezniku določi, ko se ga vpiše v CRP ob rojstvu, priselitvi oziroma ob vpisu, itd.. Določanje in uporabo EMŠO ureja Zakon o centralnem registru prebivalstva.

EMŠO je bila uvedena leta 1976 v tedanji SFRJ in je še danes v uporabi v nekaterih državah na področju bivše Jugoslavije.

EMŠO je je identifikacija za enoznačno opredelitev posameznika in predstavlja temeljni, z matematično metodo izračunani numerični standard. Namenjena je vodenju in vzdrževanju zbirk podatkov o prebivalstvu, povezovanju podatkov v teh zbirkah ter racionalizaciji dela državnih organov in drugih uporabnikov, ki imajo zakonsko podlago za uporabo EMŠO. 

EMŠO sestavlja trinajst številk, ki imajo naslednji pomen:

• od 1. do 7. številke: datum rojstva (dve mesti za dan, dve mesti za mesec in tri mesta za letnico),
• 8. in 9. številka: številka registra (šifra od 50 do 59),
• 10., 11. in 12. številka: zaporedna številka oziroma kombinacija spola in zaporedne številke za osebe, rojene istega dne (000-499 za moške in 500-999 za ženske),
• 13. številka: kontrolna številka, izračunana po matematični metodi.

.

Postopek za določitev EMŠO tujcu

EMŠO se tujcu določi samo, če tujec v Republiki Sloveniji izvršuje svoje pravice ali obveznosti.

Zahtevo za določitev EMŠO je treba skladno z Uredbo o vodenju in vzdrževanju centralnega registra prebivalstva ter postopku za pridobivanje in posredovanje podatkov, nasloviti na za to pristojen organ – odvisno od namena, za katerega se EMŠO potrebuje:

• namen dela ali zaposlitve (za državljane tretjih držav) – Zavod Republike Slovenije za zaposlovanje,
• uveljavljanje pravice iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja – Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije,
• zdravstveno zavarovanje osebe in/ali njenega družinskega člana in zaposlovanje državljanov EU – Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije,
• davčni zavezanec – Finančna uprava Republike Slovenije,
• vpis v program šolstva – posamezen šolski zavod,
• ureditev statusa tujca vključno z vizumom za dolgoročno prebivanje (vizum D) – upravna enota.

Za pridobitev EMŠO je treba izpolniti obrazec Zahtevek za določitev enotne matične številke (DEMŠO). 

Zahtevek mora biti izpolnjen v celoti, s tiskanimi črkami in čitljivo, ter lastnoročno podpisan. Zahtevku je treba priložiti:

• fotokopijo osebnega identifikacijskega dokumenta, iz katerega so jasno razvidni osebni podatki tujca, ki se mu določa EMŠO (potni list ali osebna izkaznica z obeh strani),
• lastnoročno ali enakovredno elektronsko podpisano pooblastilo tujca, če za EMŠO v njegovem imenu zaprosi druga oseba ali podjetje.

Na zahtevku je treba navesti razlog za določitev EMŠO (razlog označite v desnem zgornjem kotu obrazca) in priložiti ustrezna dokazila.

Samo v primeru, da želite kot tujec pridobiti EMŠO zaradi pravic ali obveznosti na drugih področjih, ki niso navedena v prejšnjih točkah, lahko zahtevek z ustreznimi prilogami – dodatnimi dokazili, ki izkazujejo uveljavljanje pravic ali obveznosti na drugih področjih (kupoprodajna pogodba, predpogodba, osnutek pogodbe, pismo o nameri za nakup nepremičnine/posesti v Republiki Sloveniji; odpiranje s. p.-ja – potrdilo o določitvi davčne številke na FURS-u, v primeru dedovanja - sklep o dedovanju, itd.), posredujete  na naslov:

Ministrstvo za notranje zadeve 

Štefanova ulica 2

1501 Ljubljana 

Zahtevek za določitev EMŠO lahko skupaj s prilogami tudi skenirate in pošljete na elektronski naslov gp.mnz@gov.si.

Ministrstvo za notranje zadeve vam bo kot upravljavec CRP v skladu z Zakonom o centralnem registru prebivalstva in Uredbo o vodenju in vzdrževanju centralnega registra prebivalstva ter postopku za pridobivanje in posredovanje podatkov, EMŠO določilo v zakonskem roku treh delovnih dni po prejemu vaše popolne vloge. 

Obvestilo o določitvi EMŠO boste prejeli priporočeno po pošti, zato prosimo, da na zahtevi navedete točen naslov, na katerega boste prejeli obvestilo (navedete ga v levem zgornjem kotu obrazca).

Vpogled v lastne osebne podatke

Z vpogledom v lastne osebne podatke (VLOP) posameznik lahko vpogleda v podatke, ki se o njem zbirajo in hranijo v CRP.

Za vpogled v lastne osebne podatke posameznik potrebuje veljavno kvalificirano digitalno potrdilo enega izmed izdajateljev:
• SIGEN-CA,
• SIGOV-CA,
• POŠTA®CA,
• Halcom-CA,
• AC NLB za fizične osebe.