Priprava obvestila v primeru neskladnosti določb o plači in poziva k podpisu dogovora o vračilu preveč izplačanih zneskov plač

Z dnem 1. 1. 2025 se je začel uporabljati Zakon o skupnih temeljih sistema plač v javnem sektorju (ZSTSPJS), ki določa nova pravila glede vračil preveč/premalo izplačanih plač javnih uslužbencev in funkcionarjev.

Po ZSTSPJS (drugi odstavek 4. člena) delodajalec v pogodbi o zaposlitvi, odločbi oziroma sklepu javnemu uslužbencu in funkcionarju ne sme določiti plače v drugačni višini, kot je določena z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njihovi podlagi, ter kolektivnimi pogodbami.  Omenjena določba ščiti javna sredstva in hkrati varuje pravice javnih uslužbencev – tako pred prenizkimi kot previsokimi izplačili.

Če kljub temu pride do okoliščin:

• da je določba o plači v pogodbi o zaposlitvi, sklepu ali odločbi v nasprotju z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njihovi podlagi, ter kolektivnimi pogodbami,
• da je javnemu uslužbencu ali funkcionarju izplačana prenizka ali previsoka plača,

so v nadaljevanju podana kratka navodila dolžnega ravnanja delodajalca.

Ravnanje delodajalca v takih primerih je določeno v 6. členu ZSTSPJS:

• Ravnanje v primeru neskladnosti določb o plači (prvi in drugi odstavek 6. člena)

Če je določba o plači v pogodbi o zaposlitvi, odločbi oziroma sklepu v nasprotju z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njihovi podlagi, ter kolektivnimi pogodbami, se uporabljajo določbe predpisov in drugih aktov, izdanih na njihovi podlagi, ter kolektivnih pogodb, s katerimi je določena plača funkcionarja ali javnega uslužbenca, kot sestavni del te pogodbe, odločbe ali sklepa. To pomeni, da delodajalec ex lege (po zakonu) izplača plačo javnemu uslužbencu ali funkcionarju, ne glede na vsebino pogodbe o zaposlitvi, odločbe ali sklepa.

Delodajalec mora o neskladnosti nemudoma pisno obvestiti funkcionarja ali javnega uslužbenca, obrazložiti svoje ugotovitve in mu izročiti pisni predlog ustreznega aneksa k pogodbi o zaposlitvi, odločbo oziroma sklep, s katerim se odpravijo neskladnosti.

• Ravnanje v primeru premalo izplačanih plač (tretji odstavek 6. člena)

Delodajalec funkcionarju ali javnemu uslužbencu razliko z zakonskimi zamudnimi obrestmi med izplačano in zakonito določeno plačo izplača skupaj s prvim izplačilom plače po ugotovitvi nastale nezakonitosti. Pozor terjatve iz delovnega razmerja zastarajo v roku petih let, zamudne obresti v roku treh let. Pisna pripoznava zastaranih terjatev v javnem sektorju ni dopustna.

• Ravnanje v primeru preveč izplačanih plač (četrti, peti in sedmi odstavek 6. člena)

ZSTSPJS določa, da javni uslužbenec ne vrne razlike med izplačano in zakonito določeno plačo, razen če gre za očitne nepravilnosti pri določitvi ali izplačilu plač.

Očitne nepravilnosti so:

• določitev osnovne plače izven razpona plačnih razredov, določenega za delovno mesto oziroma naziv javnega uslužbenca, razen v primerih, ki jih določa ta zakon,
• določitev višjega odstotka ali zneska dodatka ali dela plače za delovno uspešnost, kot je določen s predpisi ali kolektivnimi pogodbami kot najvišje možno izplačilo dodatka, ali dela plače za delovno uspešnost na individualni ravni javnega uslužbenca,
• določitev dodatkov v okviru višine, določene v predpisih ali kolektivnih pogodbah, pa javni uslužbenec sploh ni opravljal dela v pogojih, zaradi katerih je predvideno izplačilo dodatka, sploh ni izvajal nalog, za katere je predvideno izplačevanje dodatka oziroma ni izpolnjeval nobenega od pogojev, katerih izpolnjevanje se na strani javnega uslužbenca zahteva za upravičenost do dodatka,
• določitev dodatkov, dela plače za delovno uspešnost oziroma drugih elementov plače, ki jih ne določajo predpisi ali kolektivne pogodbe in
• izplačila, ki so posledica obračunskih oziroma računalniških napak, do trenutka ko je bil delodajalec nanje pisno opozorjen.

Za očitne nepravilnosti bo šlo zlasti v naslednjih primerih:

• Javnemu uslužbencu na delovnem mestu C027001 PODSEKRETAR, ki se izvaja v razponu od 28. do 38. plačnega razreda, določimo in izplačamo plačo za 40. plačni razred, pa ne gre za prenos napredovanj zaradi prevedbe plač (1. alineja 4. odstavka 6. člena ZSTSPJS),
• Javnemu uslužbencu izplačamo položajni dodatek v višini 15 odstotkov osnovne plače, čeprav ZSTSPJS v 38. členu določa, da znaša višina položajnega dodatka najmanj 5 odstotkov in največ 12 odstotkov osnovne plače (2. alineja 4. odstavka 6. člena ZSTSPJS),
• Javnemu uslužbencu izplačamo za 10 ur dodatka za delo preko polnega delovnega časa, čeprav nadurnega dela sploh ni opravil (3. alineja 4. odstavka 6. člena ZSTSPJS),
• Javnemu uslužbencu izplačamo dodatek za opravljene mrliške oglede, čeprav ta dodatek ni določen s predpisi ali kolektivno pogodbo (4. alineja 4. odstavka 6. člena ZSTSPJS),
• Javnega uslužbenca zaposlimo na delovno mesto C027010 VIŠJI SVETOVALEC in ga pravilno uvrstimo v izhodiščni plačni razred delovnega mesta, tj. 22. plačni razred nove plačne lestvice; zaradi napake v delovanju aplikacije za obračun plače mu plačo za januar 2025 nepravilno obračunamo in izplačamo upoštevajoč uvrstitev v 32. oziroma končni plačni razred delovnega mesta (5. alineja 4. odstavka 6. člena ZSTSPJS).

Za očitne nepravilnosti ne bo šlo, če:

• Javnega uslužbenca zaposlimo na delovno mesto C027005 SVETOVALEC, ki se izvaja v razponu od 17. do 27. plačnega razreda, in mu nepravilno določimo in izplačamo plačo z uvrstitvijo v 25. plačni razred, čeprav bi ga morali pravilno uvrstiti v izhodiščni plačni razred delovnega mesta, to je 17. plačni razred,
• Javnemu uslužbencu izplačamo položajni dodatek v višini 12 odstotkov njegove osnovne plače, čeprav je izvrševal pooblastila v zvezi z vodenjem notranje organizacijske enote, ki je štela do 10 zaposlenih, za kar bi mu pravilno pripadal položajni dodatek v višini 5 odstotkov njegove osnovne plače,
• Javnemu uslužbencu zaradi tehnične težave v delovanju aplikacije za obračun plač pri plači za februar 2025 ponovno izplačamo previsoko plačo, čeprav je javni uslužbenec delodajalca že takoj po izplačilu plače za januar 2025 pisno opozoril, da mu je bila izplačana previsoka plača.

Funkcionarji in javni uslužbenci plačne skupine B, ki izvršujejo pravice in obveznosti delodajalca, morajo vrniti razliko med izplačano in zakonito določeno plačo v vseh primerih ugotovljenih nepravilnosti pri določitvi ali izplačilu plač.

Funkcionarji in javni uslužbenci preveč izplačane plače ne vračajo, če znesek preveč izplačane plače v posameznem mesecu ne presega deset evrov.

Če so izpolnjeni pogoji za vračilo preveč izplačanih zneskov plač mora delodajalec funkcionarja oziroma javnega uslužbenca pisno pozvati, da najpozneje v 30 dneh od obvestila o preveč izplačanih plačah podpiše dogovor o vračilu preveč izplačanih zneskov plač. Javni uslužbenec lahko v tem roku poda predlog za odpust dolga, če je njegova plača, nadomestilo plače ali pokojnina, v mesecu, v katerem se poda predlog za odpust dolga, enaka ali nižja od 140 odstotkov zneska minimalne plače.

Če funkcionar oziroma javni uslužbenec podpiše dogovor o vračilu preveč izplačanih zneskov plač, funkcionar oziroma javni uslužbenec vrne preveč izplačane zneske plač za obdobje zadnjih desetih mesecev pred prenehanjem izplačevanja plače v nasprotju z zakonom, predpisi in drugimi akti, izdanimi na njihovi podlagi, ter kolektivnimi pogodbami, vendar ne več, kot znaša dvakratnik zakonito določene osnovne plače funkcionarja oziroma javnega uslužbenca za polni delovni čas za mesec pred mesecem predložitve dogovora. Če se dogovori obročno vračilo, obdobje vračila ne sme biti daljše od 24 mesecev.

Če funkcionar oziroma javni uslužbenec dogovora o vračilu preveč izplačanih zneskov plač ne podpiše v 30 dneh od pisnega poziva delodajalca k podpisu dogovora, ali v tem roku ne poda predloga za odpust dolga, mora javni uslužbenec oziroma funkcionar vrniti celotno razliko med preveč izplačano plačo in zakonito določeno plačo, kar mora delodajalec s tožbo zahtevati pred pristojnim sodiščem. To pomeni, da mora vrniti vse preveč izplačane plače do nastopa zastaranja (op. terjatve iz delovnega razmerja zastarajo v 5 letih) in četudi bo znesek preveč izplačanih plač presegal dvakratnik zakonito določene osnovne plače javnega uslužbenca ali funkcionarja.

V prilogah smo pripravili:

• obrazec obvestila za primere, ko je ugotovljena neskladnost v pogodbi o zaposlitvi, odločbi ali sklepu,
• obrazec obvestila s pozivom za sklenitev dogovora skupaj z osnutkom dogovora o vračilu preveč izplačanih zneskov plač.

V zvezi z morebitnimi dodatnimi pojasnili glede posredovanja obrazcev REK in M4 se obrnite na pristojni urad Finančne uprave Republike Slovenije.