Uvedba RFID (angleško Radio Frequency IDentification) tehnologije v depoje arhivskega gradiva v fizični obliki v Arhivu Republike Slovenije (2 lokaciji) za sledenje tehničnih enot arhivskega gradiva v fizični obliki (nabava, namestitev, integracija in konsolidacija RFID tehnologij v sistem e-ARH.si: strojna in programska oprema, namestitev RFID značk na tehnične enote arhivskega gradiva v fizični obliki).

Z uvedbo RFID tehnoloških rešitev bo omogočeno hitrejše iskanje in dostop do arhivskega gradiva v fizični obliki kot tudi njegovo avtomatizirano sledenje. S tem bodo bistveno zmanjšane administrativne ovire za končne uporabnike kot tudi arhiv in učinkovitejši nadzor nad arhivskim gradivom v fizični obliki (sledenje).

Pričakovani rezultat: uvedena RFID tehnologija in opremljenost tehničnih enot arhivskega gradiva v fizični obliki z RFID značkami (načrtovano število 2je 50.000 tehničnih enot) v dveh arhivskih depojih v Arhivu Republike Slovenije. Rešitev bo integrirana v obstoječe informacijske rešitve na primer scopeArchive, Virtualna arhivska čitalnica (VAČ).

Za dostop do arhivskega gradiva je bila razvita posebna programska oprema Virtualna arhivska čitalnica (VAČ), ki omogoča javno dostopnost do arhivskega gradiva preko sodobnih komunikacijskih povezav ter jo na ta način tudi povečuje, hkrati pa zagotavlja enoten javni prikaz arhivskega gradiva, posledično pa zmanjšuje potrebo po osebnem obiskovanju arhivskih čitalnic vseh sedmih arhivov slovenske javne arhivske službe (SJAS). Omogoča dostop do gradiva in podatkov iz različnih zalednih rešitev, razvitih za prevzem in hrambo različnih vrst arhivskega gradiva v digitalni obliki (avdio/video, prostorski podatki, podatkovne baze, dokumentni sistemi).

Cilj PN2 je izboljšati uporabniško izkušnjo pri uporabi VAČ ter jo nadgraditi z novimi funkcionalnostmi z uporabo novih tehnologij in orodij umetne inteligence ter omogočiti dostop, prikaz in uporabo še novih vrst gradiva (na primer 3D modeli, e-pošta, družbena omrežja). Velik poudarek pri nadgradnji VAČ bo na upoštevanju predstavitvenih tveganj, povezanih z dostopom do zaupnih podatkov in do gradiva, ki je zaščiteno z avtorskimi pravicami ali je intelektualna lastnina).

Pričakovani rezultati:

• v VAČ integrirani različni prikazovalniki arhivskih podatkov, ki so bili v izvornem okolju na primer v dokumentnih sistemih, 3D modelov, podatkov iz spleta in družbenih omrežij;
• nova različica programske opreme VAČ 2.0.

Postopek arhiviranja se začne z določanjem, kateri del dokumentarnega gradiva ima arhivsko vrednost na podlagi različnih meril, določenih v predpisih in na podlagi intelektualnega dela arhivistov (postopek vrednotenja) in nadaljuje z njegovim odbiranjem, ki predstavlja na praktičen način udejanjanje rezultatov oz. odločitev zaključenega vrednotenja. V digitalnem svetu se tudi arhivi spopadamo z vedno večjimi količinami gradiva, ki pri ustvarjalcih nastaja že izvirno v digitalni obliki. Nastaja v različnih informacijskih okoljih (dokumentni sistemi, podatkovne baze, splet, družbeni mediji), v več enakih kopijah in na različnih lokacijah, gradivo je kompleksno in medsebojno prepleteno, hkrati pa je vedno več tudi digitizacije arhivskega gradiva v fizični obliki, zato je ključni cilj PN3 digitalizacija postopka vrednotenja in odbiranja arhivskega gradiva v digitalni obliki s pomočjo tehnologij umetne inteligence in strojnega učenja. S tem želimo povečati učinkovitost postopka vrednotenja in odbiranja v smislu pohitritve obeh postopkov in s tem povečanje učinkovitosti dela arhivistov.

Pričakovani rezultat: digitalizacija postopkov vrednotenja in odbiranja arhivskega gradiva.

Projektna naloga ima štiri ključne cilje, ki se v večjem delu nanašajo na nadgradnjo obstoječih rešitev, s pričakovanimi rezultati, in sicer za

• A–PN4 USIP:
  • nova različica programske opreme USIP 3.0, integrirana in konsolidirana v celovit sistem e-ARH.si
• B–PN4 Prostorski podatki:
  • nadgradnja obstoječega sistema za upravljanje arhivskih prostorskih podatkov (standardizacija in avtomatizacija postopka vizualizacije arhivskih prostorskih podatkov in izboljšava uporabniške izkušnje spletnih tematskih pregledovalnikov arhivskih prostorskih podatkov);
  • integracija in konsolidacija novega sistema za upravljanje arhivskih prostorskih podatkov z internim katalogom arhiviranih gradiv scopeArchive in informacijsko rešitvijo Virtualna arhivska čitalnica (VAČ).
•  C–PN4 ISUD:
  • XML generična shema zapisov za izvoz podatkov iz različnih dokumentnih sistemov;
  • translacijske datoteke med izvoženimi podatki iz ISUD in generično XML shemo na strani e-ARH.si;
  • programski vmesnik za izvoz gradiva iz izbranega ISUD na podlagi generične XML sheme, ki še nima omogočenega izvoza podatkov za potrebe izročitve zapisov v arhiv;
  • pregledovalnik zapisov, ki so izvorno nastali v ISUD;
  • dopolnjena obstoječa predloga dodatnih strokovno tehničnih navodil (dSTN) za ISUD;
  • integrirana in konsolidirana nova programska oprema v celovit sistem (implementacija).
• D–PN4 eRepozitorij:
  • odločitev, ali je obstoječa programska rešitev za eRepozitorij dolgoročno ustrezna za slovensko javno arhivsko službo (SJAS) ali jo bo treba zamenjati z drugo.

Projektna naloga se posveča razvoju postopkov in metodologij za zagotavljanje načel varne hrambe digitalnega arhivskega gradiva in dokazovanje, da je gradivo v sistemu e-ARH.si (v eRepozitoriju) ves čas celovito in avtentično s poudarkom; postopki in metodologije, podprti s programsko opremo oziroma tehnologijami in orodji umetne inteligence ter strojnega učenja.