Pogosta vprašanja - v slovenščini
1. Katere vrste organizacij se lahko prijavijo na razpise Obzorje Evropa?
V Obzorju Evropa se lahko prijavijo univerze, raziskovalni inštituti, podjetja (MSP in velika podjetja), nevladne organizacije, lokalne in regionalne oblasti. Včasih so določeni razpisi omejeni le na specifične vrste organizacij, zato je vedno treba preveriti pogoje razpisa. Pomembno je tudi, da organizacija izpolnjuje administrativne in finančne kriterije, kot so stabilnost, pretekle reference in ustrezna pravna oblika. V primeru konzorcijskih projektov pa mora vsak partner dokazati, da je sposoben prispevati k projektu.
2. Kakšna je vloga Nacionalne kontaktne točke (NKT)?
NKT je ključni vir informacij in podpore za prijavitelje. NKT pomaga pri razumevanju razpisnih pogojev, izbiri partnerjev, pripravi prijave in administrativnih postopkih. Pogosto organizirajo tudi dogodke in usposabljanja za potencialne prijavitelje.
NKT lahko pomaga tudi pri pregledih prijav, svetuje glede strategije in opozori na pogoste napake. Vsekakor je priporočljivo vzpostaviti stik z NCP že v zgodnji fazi priprave prijave. Podrobneje o NKT pa v dokumentu NCP Guide, verzija 3.0, z dne, 15. december 2024.
3. Kako se določi finančni proračun projekta?
Proračun temelji na ocenjenih stroških izvajanja posameznih delov projekta, vključno s plačami, potnimi stroški, opremo in posrednimi stroški. Pri pripravi proračuna je pomembno, da je realen in utemeljen, saj prekomerni ali prenizki stroški lahko zmanjšajo možnosti za uspeh. Prav tako mora vsak partner jasno predstaviti svoje stroške in način upravljanja sredstev.
4. Ali je možna sprememba partnerjev po oddaji prijave?
Običajno spremembe partnerjev po oddaji niso dovoljene, razen v izjemnih okoliščinah, kot so prenehanje delovanja organizacije ali izjemne osebne situacije. Vsaka sprememba mora biti utemeljena in odobrena s strani Evropske komisije.
Zato je priporočljivo, da se partnerji določijo in formalizirajo že v fazi priprave prijave. Jasno dokumentiranje vlog in obveznosti zmanjšuje tveganje v kasnejših fazah projekta.
5. Ali je mogoče v akronim projekta vključiti posebne znake (npr. pomišljaj, podčrtaj)?
Ne, v akronimu projekta lahko uporabite samo črke (A–Z, a–z) in številke (0–9). Posebni znaki niso dovoljeni.
6. Kaj pomeni izraz “eligible costs” in katere so najpogostejše vrste?
“Eligible costs” so upravičeni stroški, ki jih je mogoče povrniti iz sredstev Obzorja Evropa. Sem spadajo plače zaposlenih, potni stroški, oprema, materiali, podizvajalci in posredni stroški. Vsak strošek mora biti nujen za izvajanje projekta, dejansko nastati in biti ustrezno dokumentiran. Podrobneje o upravičenih in neupravičenih stroških v AGA na str. 40.
7. Kako se določijo posredni stroški (overheads)?
Posredni stroški predstavljajo delež skupnih stroškov organizacije, ki jih ni mogoče neposredno povezati z določenim delom projekta, kot so administracija, delo projektnih pisarn in podporne službe (delo finančne službe, kadrovske službe, računovodstva…). Obzorje Evropa omogoča fiksni delež 25 % neposrednih stroškov.
Fiksni delež se izračuna na podlagi dejanskih ustvarjenih neposrednih stroškov in porabo ni potrebno poročati. Podrobneje o indirektnih stroških (overheads) v AGA na str. 46.
8. Kako poteka financiranje konzorcija v Obzorju Evropa?
Financiranje projekta se razdeli med partnerje na podlagi proračuna, dogovorjenega v Grant Agreement (GA) in Consortium Agreement (CA). Plačila se običajno izvajajo v obrokih, kot predvideno v GA – predhodna izplačila, vmesna plačila in končno plačilo po odobritvi zaključnega poročila.
9. Kaj je “audit certificate” in kdo ga potrebuje?
V okviru programa Obzorje Evropa je prag za predložitev potrdila o finančnih izkazih (angleško: Certificate of Financial Statement - CFS) €430.000 skupnega dodeljenega prispevka EU, vključno z 25-odstotnim pavšalom za posredne stroške. To pomeni, da če skupni znesek, ki ga prejemnik prejme od Evropske komisije, preseže ta znesek, mora predložiti CFS. Podrobneje v AGA na str. 43.
10. Kaj je “financial statement” in kako se pripravlja?
Financial statement (FS) je finančno poročilo, ki ga partnerji predložijo skupaj s tehničnim poročilom. Vsebuje pregled dejanskih stroškov, ki jih partner trdi kot upravičene, skupaj z razčlenitvijo po delovnih paketih.
Priprava FS zahteva natančno zbiranje računov, potnih nalogov, plačilnih list in drugih dokazil. Stroški morajo biti skladni z Grant Agreement, saj bo Komisija preverila skladnost. V primeru odstopanj lahko pride do korekcij ali zadržanja sredstev. Več o poročanju (reporting) v AGA na str. 213.
11. Kaj je “audit trail” in zakaj je pomemben?
Audit trail je dokumentacija, ki omogoča sledenje vseh finančnih transakcij projekta od začetka do konca. Vključuje račune, pogodbe, plačilne liste in druge dokumente za dokazovanje.
Audit trail je ključnega pomena za revizije, saj omogoča dokazovanje upravičenosti stroškov. Nepopolna ali nejasna dokumentacija lahko vodi do zavrnitve stroškov.
12. Kaj pomeni “internal control system”?
Internal control system je sklop procesov in pravil v organizaciji, ki zagotavljajo pravilno porabo sredstev, skladnost s predpisi in zmanjšujejo tveganje napak ali goljufij. Vsaka organizacija mora imeti vzpostavljen notranji nadzor za pravilno, smotrno in gospodarno rabo dodeljenih sredstev.
13. Kaj je “pre-financing” in kako deluje?
Pre-financing je začetno plačilo, ki ga EU izvede na račun partnerjev, da zagotovijo likvidnost za začetek projekta. Običajno znaša določeni odstotek skupnega proračuna in se izplača po podpisu Grant Agreement (GA).
Pre-financing omogoča partnerjem, da začnejo izvajati aktivnosti, preden prispejo prvi rezultati ali vmesna poročila. Partnerji morajo pre-financing ustrezno evidentirati in ga porabiti skladno z GA. Podrobneje v AGA na str. 215.
14. Kaj je “time recording” in zakaj je pomemben?
Time recording pomeni evidentiranje ur oziroma dni, ki jih zaposleni namenijo projektu. To je ključni dokaz za upravičenost plač, saj EU zahteva, da so stroški osebja izračunani na osnovi dejansko opravljenega dela na projektu (število ur oz. število dni).
Pravilno evidentiranje časa zmanjšuje tveganje finančnih korekcij in olajša pripravo finančnega poročila. Podrobneje v AGA na str. 52.
15. Kakšna je finančna odgovornostjo partnerjev?
Vsak partner je odgovoren za svoje finančno upravljanje, pravilno poročanje in skladnost z GA. Konzorcij mora določiti notranje kontrole, preverjanje in postopek vključevanja stroškov za namen ustreznega poročanja.
Če pride do nepravilnosti, vsak partner odgovarja individualno, kar pomeni, da morajo imeti finančne evidence in revizijske sledi za morebitne preglede.
16. Kaj je “flat rate funding” in kdaj se uporablja?
Flat rate funding je predhodno določen fiksni znesek za določeno kategorijo stroškov, na primer posredne stroške. Uporablja se za poenostavitev obračuna, saj ni treba dokazovati dejanskih stroškov.
Flat rate se določi v pogodbi (GA) in se uporablja v skladu z njenimi pravili.
17. Kaj pomeni “co-financing” in kako se izračuna?
Co-financing oziroma sofinanciranje pomeni, da prejemnik projekta prispeva del sredstev iz lastnih virov ali drugih financiranj. EU običajno financira le določen odstotek skupnih stroškov.
Izračun se opravi na podlagi proračuna, kjer se jasno loči med EU sredstvi in sofinanciranjem. Natančna dokumentacija zagotavlja preglednost in skladnost s GA. Podrobneje v AGA na str. 35.
18. Kako se obravnavajo stroški potovanj?
Stroški potovanj vključujejo prevoz, nastanitev in dnevnice, ki morajo biti neposredno povezani z dejavnostmi projekta. Pomembno je, da so stroški realni, dokumentirani in skladni z nacionalno zakonodajo in z internimi pravilniki partnerja. Podrobneje v AGA na str. 85.
19. Kaj je “payment schedule” in kako vpliva na likvidnost projekta?
Payment schedule je časovnica, ki določa, kdaj in v kakšnem znesku se izplačujejo sredstva EU. Običajno vključuje pre-financing, vmesna plačila po tehničnih poročilih in končno plačilo. Za partnerje je ključno, da načrtujejo likvidnost, saj lahko zamude ali korekcije vplivajo na izvedbo projekta.
20. Kako se obravnavajo stroški opreme?
Nakup opreme v Obzorju Evropa ni upravičen strošek. Upravičen strošek je strošek amortizacije. Stroški so realni in oprema se uporablja za projektne aktivnosti. Amortizacija se izračuna skladno z nacionalno zakonodajo, računovodskimi standardi oziroma računovodsko prakso institucije.
Partnerji morajo voditi časovno evidenco rabe opreme, da se preprečijo neskladnosti pri reviziji. Podrobneje v AGA na str. 94.
21. Kaj je “audit trail” in zakaj je pomemben?
Audit trail oziroma revizijsko sled se ustvari z dokumentacijo, ki omogoča sledljivost vseh finančnih transakcij. Na ta način revizor preveri, kdaj, kako in zakaj je določen strošek nastal.
22. Kaj je “risk management” v finančnem smislu?
Risk management vključuje identifikacijo in spremljanje finančnih tveganj, kot so neplačila, valutna nihanja ali nepravilnosti stroškov. Konzorcij mora vzpostaviti mehanizme za zmanjšanje teh tveganj.
Redno spremljanje napredka na projektu in ustrezna dokumentacija zmanjšujeta možnost finančnih korekcij in zagotavljata skladnost z GA.
23. Kako je s stroški usposabljanja?
Stroški usposabljanja so upravičeni, če so neposredno povezani s projektom in nujni za izvajanje aktivnosti. Vključujejo tečaje, delavnice, seminarje in potne stroške. Dokumentacija mora vključevati program, seznam udeležencev in dokazila o nastalih stroških.
24. Kaj je “grant amendment” in kdaj je potreben?
Grant amendment je formalna sprememba GA in je potrebna, če pride do sprememb v proračunu, partnerjih ali tehničnih ciljih. Vsaka sprememba mora biti odobrena s strani EU. Podrobneje v AGA na str. 325