Pogosta vprašanja - v slovenščini

Splošno

Katere vrste organizacij se lahko prijavijo na razpise Obzorje Evropa?
Na razpise Obzorja Evropa se lahko prijavijo tako fizične kot pravne osebe (univerze, raziskovalni inštituti, podjetja (MSP in velika podjetja), nevladne organizacije, lokalne in regionalne oblasti). Omejitve od tega splošnega načela določajo vsakokratni pogoji posameznega razpisa, zato priporočamo, da se pred prijavo vedno preveri pogoje razpisa.
Kot izhaja iz Uredbe (EU) 2021/695 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 28. aprila 2021 o vzpostavitvi okvirnega programa za raziskave in inovacije Obzorje Evropa, določitvi pravil za sodelovanje in razširjanje rezultatov ter razveljavitvi uredb (EU) št. 1290/2013 in (EU) št. 1291/2013 dostopne na povezavi: Uredba - 2021/695 - EN - EUR-Lex, je v členu 2 opredeljen pojem „pravni subjekt“, ki pomeni fizično osebo ali pravno osebo, ustanovljeno in priznano kot tako v skladu s pravom Unije, nacionalnim ali mednarodnim pravom, ki ima pravno osebnost in sposobnost, da deluje v svojem imenu, uveljavlja pravice in prevzema obveznosti, ali subjekt brez pravne osebnosti, kot je navedeno v točki (c) člena 197(2) finančne uredbe.
Predhodna pridobitev PIC (Participant Identification Code) je pogoj za prijavo na razpise Obzorja Evropa. V primeru, da ni jasno ali ima organizacija PIC že pridobljen ali je potrebno postopek šele izpeljati, je to mogoče preveriti na povezavi: Participant register | EU Funding & Tenders Portal
Kot izhaja iz splošnih aneksov, dostopno na povezavi: wp-14-general-annexes_horizon-2025_en.pdf, je na strani 5 pojasnjeno, kako pridobiti PIC.
Pomembno je tudi, da organizacija izpolnjuje administrativne in finančne kriterije, kot so stabilnost, pretekle reference in ustrezna pravna oblika. V primeru konzorcijskih projektov pa mora vsak partner dokazati, da je sposoben prispevati k projektu.
Preverjanje administrativnih in finančnih kriterijev izvede REA (Research Executive Agency) pred morebitnim podpisom GA (Grant Agreement). REA prav tako nadzoruje potek izvajanja projekta in njegovo spremljavo skozi celotno obdobje.

Katere projekte financira Obzorje Evropa?
Obzorje Evropa sofinancira vrsto projektov, ki so vsakokratno opredeljeni v programu dela posameznega specifičnega programa. Projekti imajo v pretežni meri spadajo eno od naslednjih oblik:

• RIA (Research & Innovation Actions) – namenjeno financiranju projektov za raziskave in inovacije,
• IA (Innovation Actions) – namenjeno financiranju projektov za načrtovanje, preoblikovanje ali oblikovanje novih, spremenjenih in izboljšanih izdelkov, procesov ali storitev ter
• CSA (Coordination and Support Actions) – namenjeno financiranju projektov za usklajevanje ali podporo raziskovalni dejavnosti in politikam (mreženje, izmenjave, transnacionalni dostop do raziskovalnih infrastruktur, študije, konference itd.).

Kot izhaja iz splošnih aneksov, dostopno na povezavi: wp-14-general-annexes_horizon-2025_en.pdf, je na strani 31 pojasnjeno kakšne so oblike in stopnje financiranja za posamezno obliko projekta. 

Kje najdem razpise in dokumentacijo Obzorja Evropa?
Razpisi ter dokumentacija so dosegljivi na naslovu EU Funding & Tenders Portal. Pri navajanju v iskalniku razpisov bodite pozorni, da izberete programe označene Horizon Europe (Horizon).
Na portalu se v zavihku Guidance and Documents nahaja tudi ključna vzorčna dokumentacija za izvajanje projektov med katero izpostavljamo MGA (Model Grant Agreement oz. vzorčna pogodba o sofinanciranju) in AGA (Annotated Grant Agreement oz. Pogodba o sofinanciranju z opombami).
Na strani Ministrstva za visoko šolstvo, znanost in inovacije prav tako najdete veliko uporabnih informacij o Obzorju Evropa.

V katerem jeziku se izvaja Obzorje Evropa?
Vsa komunikacija in priprava dokumentov (prijave, pogodbe, aneksi, ocenjevanje in poročanje) v Obzorju Evropa poteka v angleškem jeziku.

Kakšna je vloga Nacionalne kontaktne točke?
NKT (Nacionalne kontaktne točke; angleško NCP - National Contact Points) so ključni vir informacij in podpore za prijavitelje. NKT pomagajo pri razumevanju razpisnih pogojev, izbiri partnerjev, pripravi prijave in administrativnih postopkih. Pogosto organizirajo tudi dogodke in usposabljanja za potencialne prijavitelje.
NKT lahko pomagajo tudi pri pregledih prijav, svetuje glede strategije in opozorijo na pogoste napake. Vsekakor je priporočljivo vzpostaviti stik z NKT že v zgodnji fazi priprave prijave. Podrobneje o NKT pa v dokumentu NCP Guide, verzija 3.0, z dne, 15. december 2024.

Finančno načrtovanje projekta in upravičeni stroški

Kako se določi finančni proračun projekta?
Finančni proračun temelji na ocenjenih stroških izvajanja posameznih delov projekta, vključno s stroški dela, potnimi stroški, stroški opreme, materiala ali storitev, stroški podizvajalcev in posrednimi stroški. Pri pripravi proračuna je pomembno, da je ta realen in utemeljen, saj prekomerno ali prenizko načrtovani stroški lahko zmanjšajo možnosti za uspeh. Prav tako mora vsak partner jasno predstaviti svoje stroške in način upravljanja sredstev.

Kaj pomeni izraz “eligible costs” in katere so najpogostejše vrste?
Eligible costs so upravičeni stroški, ki jih je mogoče sofinancirati iz sredstev Obzorja Evropa. Sem spadajo plače zaposlenih, potni stroški, stroški opreme, materiala in storitev,  stroški podizvajalcev in posredni stroški. Vsak strošek mora biti nujen za izvajanje projekta, dejansko nastati in biti ustrezno dokumentiran. Podrobneje o upravičenih in neupravičenih stroških v AGA na str. 40.

Kaj je “flat rate funding” in kdaj se uporablja?
Flat rate funding je predhodno določen fiksni znesek za določeno kategorijo stroškov, na primer posredne stroške. Uporablja se za poenostavitev obračuna, saj ni treba dokazovati dejanskih stroškov.
Flat rate se določi v pogodbi (GA) in se uporablja v skladu z njenimi pravili.

Kako je s stroški usposabljanj?
Stroški usposabljanj so upravičeni, če so neposredno povezani s projektom in nujni za izvajanje aktivnosti. Vključujejo tečaje, delavnice, seminarje in potne stroške. Dokumentacija mora vključevati program, seznam udeležencev in dokazila o nastalih stroških.

Kako se obravnavajo stroški potovanj?
Stroški potovanj vključujejo prevoz, nastanitev in dnevnice, ki morajo biti neposredno povezani z dejavnostmi projekta. Pomembno je, da so stroški realni, dokumentirani in skladni z nacionalno zakonodajo in z internimi pravilniki partnerja. Podrobneje v AGA na str. 85.

Kako se obravnavajo stroški opreme?
Nakup opreme v Obzorju Evropa ni upravičen strošek. Upravičen strošek je lahko strošek amortizacije, pod pogojem da so stroški realni in se oprema uporablja za projektne aktivnosti. Amortizacija se izračuna skladno z nacionalno zakonodajo, računovodskimi standardi oziroma računovodsko prakso institucije.
Partnerji morajo voditi časovno evidenco rabe opreme, da se preprečijo neskladnosti pri reviziji. Podrobneje v AGA na str. 94. 

Kako se določijo posredni stroški (overheads)?
Posredni stroški predstavljajo delež skupnih stroškov organizacije, ki jih ni mogoče neposredno povezati z določenim delom projekta, kot so administracija, delo projektnih pisarn in podporne službe (delo finančne službe, kadrovske službe, računovodstva…). Obzorje Evropa omogoča fiksni delež 25 % neposrednih stroškov.
Fiksni delež se izračuna na podlagi dejanskih ustvarjenih neposrednih stroškov in porabo ni potrebno poročati. Podrobneje o posrednih stroških v AGA na str. 46.

Financiranje projekta

Kako poteka financiranje konzorcija v Obzorju Evropa?
Financiranje projekta se razdeli med partnerje na podlagi proračuna, dogovorjenega v Grant Agreement (GA) in Consortium Agreement (CA). Plačila se običajno izvajajo v obrokih, kot predvideno v GA – predhodna izplačila, vmesna plačila in končno plačilo po odobritvi zaključnega poročila.

Kaj pomeni “Co-financing” in kako se izračuna?
Co-financing oziroma sofinanciranje pomeni, da nosilec projekta zagotovi del za izvedbo projekta potrebnih sredstev iz lastnih ali drugih virov, del sredstev pa zagotovi EU. EU običajno financira le določen odstotek skupnih upravičenih in potrebnih stroškov projekta.
Izračun se opravi na podlagi finančnega proračuna, kjer se jasno loči med EU sredstvi in sofinanciranjem s strani nosilca projekta ali konzorcija . Natančna dokumentacija zagotavlja preglednost in skladnost s GA. Podrobneje v AGA na str. 35. 

Kaj je »Funding rate«
Funding rate ali stopnja sofinanciranja s strani EU je višina (izražena v %) sofinanciranja stroškov projekta s strani EU. Stopnja sofinanciranja je lahko različna glede na obliko projekta, vrsto upravičenca ali vrsto stroška. Kot izhaja iz splošnih aneksov, dostopno na povezavi: wp-14-general-annexes_horizon-2025_en.pdf, je na strani 31 pojasnjeno kakšne so stopnje financiranja za posamezno obliko projekta. 

Kaj je “Payment schedule” in kako vpliva na likvidnost projekta?
Payment schedule je časovnica, ki določa, kdaj in v kakšnem znesku se izplačujejo sredstva EU. Običajno vključuje začetno plačilo, vmesna plačila po vmesnih poročilih in končno plačilo. Za partnerje je ključno, da načrtujejo likvidnost, saj lahko zamude ali korekcije vplivajo na izvedbo projekta. 

Kaj je “Pre-financing” in kako deluje?
Pre-financing je predhodno plačilo, ki ga EU izvede na račun partnerjev, da zagotovi likvidnost za začetek projekta. Običajno znaša določeni odstotek skupnega proračuna projekta oziroma dodeljenega sofinanciranja in se izplača po podpisu GA.
Pre-financing omogoča partnerjem, da začnejo izvajati aktivnosti, preden prispejo prvi rezultati oziroma so na razpolago vmesna poročila. Partnerji morajo predhodno plačilo ustrezno evidentirati in ga porabiti skladno z GA. Podrobneje v AGA na str. 215.

Izvajanje projekta, nadzor in spremembe

Kakšna je finančna odgovornost partnerjev?
Vsak partner je odgovoren za svoje finančno upravljanje, pravilno poročanje, izvajanje projekta in skladnost z GA. Konzorcij mora določiti notranje kontrole, preverjanje in postopek uveljavljanja stroškov za namen ustreznega poročanja.
Če pride do nepravilnosti, vsak partner odgovarja individualno, kar pomeni, da morajo vsak posamično zagotoviti finančne evidence in revizijske sledi za morebitne preglede. 

Kaj je “risk management” v finančnem smislu?
Risk management ali upravljanje s tveganji vključuje identifikacijo in spremljanje tveganj projekta, ki imajo za posledico ne-finančne in finančne učinke kot so neplačila, valutna nihanja ali nepravilnosti pri uveljavljanju stroškov. Konzorcij mora vzpostaviti mehanizme za zmanjšanje teh tveganj.
Redno spremljanje napredka na projektu in ustrezna dokumentacija zmanjšujeta možnost finančnih korekcij in zagotavljata skladnost z GA. 

Kaj je “time recording” in zakaj je pomemben?
Time recording pomeni evidentiranje ur oziroma dni, ki jih zaposleni namenijo delu na projektu. To je ključni dokaz za upravičenost stroškov dela, saj EU zahteva, da so stroški osebja izračunani na osnovi dejansko opravljenega dela na projektu (število ur oz. število dni).
Pravilno evidentiranje časa zmanjšuje tveganje finančnih korekcij in olajša pripravo finančnega poročila. Podrobneje v AGA na str. 52. 

Kaj je “audit trail” in zakaj je pomemben?
Audit trail oziroma revizijska sled je kronološko in dokumentacijsko celovito zagotavljanje sledljivosti vseh finančnih transakcij projekta od začetka izvajanja projekta pa do zaključka projekta. Revizijska sled se ustvari z dokumentacijo, ki omogoča sledljivost vseh finančnih transakcij in je ključnega pomena za revizije projekta, saj omogoča dokazovanje upravičenosti stroškov. Na ta način revizor preveri, kdaj, kako in zakaj je določen strošek nastal. Zaradi dokumentacije, ki ni na voljo ali je nepopolna oz. nejasna lahko pride do zavrnitve stroškov ali vračila že prejetih sredstev.
Dokumentacija, ki jo je potrebno zagotavljati kot npr. račune, pogodbe, plačilne liste in druge dokumente za dokazovanje, je določena v členu 20 – Record keeping, pojasnjeno v AGA na str. 205 in dalje.

Kaj pomeni “internal control system”?
Internal control system oziroma sistem notranjih kontrol je sklop procesov in pravil v organizaciji, ki zagotavljajo pravilno, smotrno in gospodarno rabo sredstev, skladnost s predpisi in zmanjšujejo tveganje napak ali goljufij. Vsaka organizacija mora imeti vzpostavljen notranji nadzor za pravilno, smotrno in gospodarno rabo dodeljenih sredstev.

Kaj je “financial statement” in kako se pripravlja?
Financial statement (FS) je finančno poročilo, ki ga partnerji predložijo skupaj s tehničnim poročilom. Vsebuje pregled dejansko nastalih stroškov, ki jih partner dokazuje kot upravičene, skupaj z razčlenitvijo po delovnih paketih.
Priprava FS zahteva natančno zbiranje dokazil kot npr. računov, potnih nalogov, plačilnih list in drugih dokazil. Stroški morajo biti skladni z GA, saj bodo predmet preverjanja njihove skladnosti in upravičenosti. V primeru odstopanj lahko pride do korekcij ali zadržanja sredstev. Več o poročanju (Reporting) v AGA na str. 213. 

Kaj je “CFS” in kdo ga potrebuje?
V okviru programa Obzorje Evropa je prag za predložitev potrdila o finančnih izkazih (angleško: Certificate of Financial Statement - CFS) 430.000 EUR skupnega dodeljenega prispevka EU, vključno z 25-odstotnim pavšalom za posredne stroške. To pomeni, da če skupni znesek, ki ga upravičenec prejme od Evropske komisije, preseže navedeni znesek, mora predložiti CFS. Podrobneje v AGA na str. 26.
V primeru, da upravičenec CFS ne predloži, kljub temu, da je dosegel prag, je podano pojasnilo v AGA na str. 258. 

Kaj je “grant amendment” in kdaj je potreben?
Grant amendment je formalna sprememba GA in je potrebna, če pride do sprememb v proračunu, partnerjih ali tehničnih ciljih. Vsaka sprememba mora biti odobrena s strani EU. Podrobneje v AGA na str. 325.

Razno

Ali je mogoče v akronim projekta vključiti posebne znake (npr. pomišljaj, podčrtaj)?
Ne, v akronimu projekta lahko uporabite samo črke (A–Z, a–z) in številke (0–9). Posebni znaki niso dovoljeni.

Ali je možna sprememba partnerjev po oddaji prijave?
Običajno spremembe partnerjev po oddaji niso dovoljene, razen v izjemnih okoliščinah, kot so prenehanje delovanja organizacije ali izjemne osebne situacije. Vsaka sprememba mora biti utemeljena in odobrena s strani Evropske komisije.
Zato je priporočljivo, da partnerji že predhodno jasno določijo in formalizirajo svoje vloge in obveznosti in s tem zmanjšajo tveganja v kasnejših fazah projekta.