Obvestilo Ministrstva za zunanje in evropske zadeve glede obdelave osebnih podatkov

Obvestila o obdelavi osebnih podatkov v skladu s 13. oziroma 14. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)

Upravljavec osebnih podatkov: Upravljavec osebnih podatkov v evidencah dejavnosti obdelav na tem spletnem mestu je Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve Republike Slovenije, Prešernova cesta 25, 1000 Ljubljana, Slovenija, T: +386 1 478 2000, E: gp.mzz@gov.si.

Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov na Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve Republike Slovenije lahko kontaktirate na elektronski naslov: dpo.mzz@gov.si.

Pravica do vložitve pritožbe: Posameznik ima pravico vložiti pritožbo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija, E: gp.ip@ip-rs.si.

Pravice posameznika: Posameznik ima v skladu s 15. do 20. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov pravico zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov, popravek ali izbris osebnih podatkov, omejitev obdelave, prenos podatkov in ugovarjati obdelavi.

Videonadzor v Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve ter predstavništvih Republike Slovenije v tujini

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Točka e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s 76., 77. in 80. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22).

Uporabniki osebnih podatkov: Pogodbena varnostna služba. Ob varnostnem incidentu oziroma sumu storitve kaznivega dejanja je posnetek videonadzora lahko predan pristojnim organom pregona.

Informacije o prenosu osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo:

Pogodbenemu izvajalcu varnostnih ali recepcijskih storitev na predstavništvu RS v tretji državi na podlagi:

• sklepa o ustreznosti v skladu s 45. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov v Argentini, Kanadi, Izraelu, na Japonskem, v Republiki Koreji, Švici, Združenem kraljestvu in Združenih državah Amerike (v zadnji samo, če je vključen v EU-US Data Privacy Framework) in
• standardnih določil o varstvu podatkov, ki jih je Evropska komisija sprejela 4. junija 2021 na podlagi 46. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, v Albaniji, Alžiriji, Avstraliji, Bosni in Hercegovini, Braziliji, Črni gori, Egiptu, Etiopiji, na Filipinih, v Indiji, Iranu, na Kitajskem, Kosovu, v Ruski federaciji, Severni Makedoniji, Srbiji, Turčiji, Ukrajini, Združenih arabskih emiratih in Palestini.

Predstavništva RS v tretjih državah pristojnim organom pregona na podlagi:

• sklepa o ustreznosti v skladu s 45. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov v Argentini, Izraelu, na Japonskem, v Republiki Koreji, Švici in Združenem kraljestvu in
• potrebe za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov v skladu s točko e) prvega odstavka 49. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v Albaniji, Alžiriji, Avstraliji, Bosni in Hercegovini, Braziliji, Kanadi, Črni gori, Egiptu, Etiopiji, na Filipinih, v Indiji, Iranu, na Kitajskem, Kosovu, v Ruski federaciji, Severni Makedoniji, Srbiji, Turčiji, Ukrajini, Združenih arabskih emiratih, Palestini in Združenih državah Amerike. 

Obdobje hrambe osebnih podatkov: Največ 30 dni. 

Informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave osebnih podatkov: Ni posebnih vplivov obdelave.

Informacija o neobičajnih nadaljnjih obdelavah osebnih podatkov: Neobičajne nadaljnje obdelave se ne izvajajo.

Informacije o tem, ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost: Zagotovitev osebnih podatkov ni zakonska ali pogodbena obveznost posameznika.

Informacija o tem, ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi: Vstop v območje objektov Ministrstva za zunanje in evropske zadeve ter predstavništev Republike Slovenije v tujini ni mogoč na način, da bi se posameznik izognil videonadzoru. 

Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki: Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Evidenca registracij potovanj - eLastovka

Obvestilo o obdelavi osebnih podatkov v skladu s 13. oziroma 14. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR)

Upravljavec osebnih podatkov: Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo v spletni in mobilni aplikaciji za registracijo in priporočila o varnosti potovanj eLastovka, je Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve Republike Slovenije, Prešernova cesta 25, 1000 Ljubljana, Slovenija, T: +386 1 478 2000, E: gp.mzz@gov.si.

Kontaktni podatki pooblaščene osebe za varstvo podatkov: Pooblaščeno osebo za varstvo podatkov na Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve Republike Slovenije lahko kontaktirate na elektronski naslov dpo.mzz@gov.si.

Pravica do vložitve pritožbe: Posameznik ima pravico vložiti pritožbo v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenija, E: gp.ip@ip-rs.si.

Pravice posameznika: Posameznik ima v skladu s 15. do 20. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov pravico zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov, popravek ali izbris osebnih podatkov, omejitev obdelave, prenos podatkov in ugovarjati obdelavi.

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Vaši osebni podatki se obdelujejo za obveščanje o priporočilih o varnosti potovanj ter kriznih razmerah v državah potovanja, kar izvaja Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve ter predstavništva RS v tujini.

Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve zbira in obdeluje osebne podatke na podlagi vaše privolitve (6/I/a Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Katere vrste osebnih podatkov se ne pridobijo od posameznika in od kod izvirajo: /

Prejemniki oziroma kategorije prejemnikov osebnih podatkov: Izvajalci vzdrževanja informacijskega sistema.

Prenos osebnih podatkov v tretje države in pravna podlaga za prenos: /

Obdobje hrambe osebnih podatkov: Pet dni po predvidenem zaključku potovanja oziroma bivanja v tujini. 

Ali je posredovanje osebnih podatkov obvezno? Ne, ministrstvo vaše podatke obdeluje na podlagi vaše privolitve, ki jo lahko kadarkoli umaknete, oziroma podatke v aplikaciji izbrišete.

Ali se izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem? Ne.

Nadaljnja obdelava za druge namene: Ministrstvo bo v primeru nastanka kriznih razmer v času potovanja vaše podatke uporabilo za namen nudenja konzularne pomoči na podlagi 10. člena Zakona o konzularni zaščiti.

Evidenca o vizumih

Pravice posameznika: Posameznik ima v skladu s 15. do 20. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov pravico zahtevati dostop do svojih osebnih podatkov, popravek ali izbris osebnih podatkov, omejitev obdelave, prenos podatkov in ugovarjati obdelavi.

Podatki se deloma obdelujejo v fizični obliki na pristojnem diplomatskem predstavništvu ali konzulatu Republike Slovenije in deloma v Vizumskem informacijskem sistemu (VIS), ki je dostopen vsem Schengenskim državam članicam.

Na spletni strani Ministrstva za zunanje in evropske zadeve je na voljo tudi obrazec, na katerem lahko vložite Zahtevo za dostop, popravek ali izbris podatkov v Vizumskem informacijskem sistemu (VIS) v Sloveniji.

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Vaši osebni podatki se obdelujejo izključno za namen obravnave vloge za izdajo vizuma v upravnem postopku, ki ga vodi Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve Republike Slovenije prek pristojnega veleposlaništva ali konzulata.

Obdelava je potrebna pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu, kar predstavlja zakonito pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v skladu s točko (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR).

V skladu z drugim odstavkom 6. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov Republike Slovenije je to javno pooblastilo ministrstvu podeljeno z zakonom, in sicer z Uredbo (ES) št. 810/2009 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 13. julija 2009 o vizumskem zakoniku Skupnosti (Vizumski zakonik) ter Uredbo (ES) št. 767/2008 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 9. julija 2008 o vizumskem informacijskem sistemu (VIS) in izmenjavi podatkov med državami članicami o kratkoročnih vizumih (Uredba VIS).

Katere vrste osebnih podatkov se ne pridobijo od posameznika in od kod izvirajo: Ministrstvo za zunanje in evropske zadeve v vizumskem postopku pridobi podatek o morebitnih zadetkih iz Fonetičnega indeksa oseb (FIO), o morebitnem varnostnem zadržku od Policije Republike Slovenije, podatke o razpisanih ukrepih iz Schengenskega informacijskega sistema (SIS), podatke o predhodnih vizumskih vlogah iz Viznega informacijskega sistema EU (VIS) in podatke o vstopih in izstopih iz schengenskega območja iz Sistema vstopa in izstopa (EES).

Prejemniki oziroma kategorije prejemnikov osebnih podatkov: Varnostni organi Republike Slovenije in drugih Schengenskih držav, EUROPOL, organi mejne kontrole Schengenskih držav, organi Schengenskih držav, pristojni za priseljevanje in azil.

Zunanji ponudnik storitev (VFS Global), kadar posameznik uporablja njegove storitve.

Izvajalci vzdrževanja informacijskih sistemov.

Prenos osebnih podatkov v tretje države in pravna podlaga za prenos: Kadar posameznik uporablja storitve zunanjega ponudnika storitev VFS Global, upravljavec temu izvajalcu prenese podatke v zvezi z izdajo vizuma in potni list za namen vročitve teh dokumentov posamezniku, in sicer na podlagi:

• sklepa o ustreznosti v skladu s 45. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov v Kanadi, Republiki Koreji, Novi Zelandiji, Združenem kraljestvu in Združenih državah Amerike (v slednjem primeru le, če to podjetje sodeluje v okviru Sporazuma EU–ZDA za varstvo podatkov), ter
• standardnih pogodbenih določil o varstvu podatkov, ki jih je Komisija sprejela 4. junija 2021 v skladu s 46. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, v Alžiriji, Egiptu, Etiopiji, Filipinih, Indiji, Iranu, na Kitajskem, v Ruski federaciji, Turčiji, Ukrajini, Kuvajtu, na Kosovu, v Srbiji, Bosni in Hercegovini, Avstraliji, Združenih arabskih emiratih, Mehiki in na Tajvanu.

Obdobje hrambe osebnih podatkov: Osebni podatki se hranijo 5 let po prenehanju veljavnosti vizuma oziroma 5 let od dneva, ko odločitev o zavrnitvi izdaje vizuma postane dokončna.

Ali je posredovanje osebnih podatkov obvezno? Posredovanje osebnih podatkov je nujno, če želite vložiti vlogo za Schengenski vizum.

Ali se izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem? V postopku obravnave vizumske vloge se ne izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem.

Nadaljnja obdelava za druge namene: Upravljavec osebnih podatkov teh podatkov ne bo obdeloval za noben drug namen.

Evidenca naročnikov na publikacijo Diplomatski zvezek

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Vaši osebni podatki se obdelujejo izključno za namen pošiljanja publikacije Diplomatski zvezek.

Osebne podatke obdelujemo na podlagi vaše privolitve, v skladu s 6/I/a členom Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s 93. členom ZVOP-2.

Katere vrste osebnih podatkov se ne pridobijo od posameznika in od kje izvirajo: /

Prejemniki oziroma kategorije prejemnikov osebnih podatkov: Osebni podatki se ne posredujejo drugam.

Prenos osebnih podatkov v tretje države in pravna podlaga za prenos: Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države.

Obdobje hrambe osebnih podatkov: Do preklica privolitve.

Ali je posredovanje osebnih podatkov obvezno? Posredovanje osebnih podatkov ni obvezno, vendar brez posredovanja podatkov ministrstvo ne more pošiljati publikacije Diplomatski zvezek.

Ali se izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem? Avtomatizirano odločanje ali profiliranje se ne izvaja.

Nadaljnja obdelava za druge namene: Upravljavec osebnih podatkov teh podatkov ne bo obdeloval za noben drug namen.

Adrema medijev in novinarjev

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Vaše osebni podatki obdelujemo izključno za namen obveščanja javnosti o dejavnostih iz pristojnosti MZEZ in aktivnosti javne diplomacije.

Obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu in pri izvajanju javne oblasti na podlagi 6/1/e člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s 93. členom ZVOP-2.

Katere vrste osebnih podatkov se ne pridobijo od posameznika in od kje izvirajo: Vaše kontaktne podatke smo lahko pridobili od vašega delodajalca.

Prejemniki oziroma kategorije prejemnikov osebnih podatkov: Osebni podatki se ne posredujejo drugam.

Prenos osebnih podatkov v tretje države in pravna podlaga za prenos: Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.

Obdobje hrambe osebnih podatkov: Do preklica z vaše strani ali strani vašega delodajalca.

Ali je posredovanje osebnih podatkov obvezno? Posredovanje osebnih podatkov ni obvezno, vendar brez posredovanja podatkov ministrstvo ne more komunicirati z medijem oziroma novinarjem.

Ali se izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem? Avtomatizirano odločanje ali profiliranje se ne izvaja.

Nadaljnja obdelava za druge namene: Upravljavec osebnih podatkov teh podatkov ne bo obdeloval za noben drug namen.

Evidenca lobističnih stikov

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Vaši osebni podatki se obdelujejo izključno za namen evidentiranja lobističnih stikov, ki se obravnavajo skladno z Zakonom o integriteti in preprečevanju korupcije.

Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, na podlagi 6/I/c člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v zvezi z 68. členom Zakona o integriteti in preprečevanju korupcije.

Katere vrste osebnih podatkov se ne pridobijo od posameznika in od kje izvirajo: Upravljavec pred privolitvijo v stik z lobistom preveri, ali je lobist vpisan v register lobistov, ki ga vodi Komisija za preprečevanje korupcije, razen če gre za osebo, ki lobira za interesno organizacijo, v kateri je zaposlena.

Prejemniki oziroma kategorije prejemnikov osebnih podatkov: Komisija za preprečevanje korupcije in izvajalci vzdrževanja informacijskih sistemov, v katerih se evidenca vodi.

Prenos osebnih podatkov v tretje države in pravna podlaga za prenos: /

Obdobje hrambe osebnih podatkov: 5 let po koncu koledarskega leta vpisa v evidenci lobističnih stikov. Zapis o lobiranju se hrani v posamezni zadevi, na katero se je lobiranje nanašalo, v skladu z rokom hrambe, določenim za to zadevo.

Ali je posredovanje osebnih podatkov obvezno? Brez posredovanja osebnih podatkov ni mogoče lobiranje ali poskus lobiranja pri upravljavcu.

Ali se izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem? Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Nadaljnja obdelava za druge namene: Upravljavec osebnih podatkov teh podatkov ne bo obdeloval za noben drug namen.

Evidenca civilnopravnih pogodb

Namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov: Osebni podatki v evidenci civilnopravnih pogodb se obdelujejo izključno za namen sklepanja pogodb, izpolnjevanja pogodbenih obveznosti plačila in obračuna ter plačila davkov in prispevkov, ter zaščite finančnih interesov EU.

Obdelava je potrebna za izvajanje pogodb, katerih pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, na podlagi 6/I/b člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (plačilo),  za izpolnitev zakonskih obveznosti, ki veljajo za upravljavca, na podlagi 6/I/c člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v povezavi s področnimi zakoni RS oziroma države sprejemnice (obračun in plačilo davkov in prispevkov) ter za izpolnitev zahtev iz 22. člena Uredbe (EU) 2021/241 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 12. februarja 2021 o vzpostavitvi Mehanizma za okrevanje in odpornost ter 69. člena Uredbe (EU) 2021/1060 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 24. junija 2021 o določitvi skupnih določb o Evropskem skladu za regionalni razvoj, Evropskem socialnem skladu plus, Kohezijskem skladu, Skladu za pravični prehod in Evropskem skladu za pomorstvo, ribištvo in akvakulturo ter finančnih pravil zanje in za Sklad za azil, migracije in vključevanje, Sklad za notranjo varnost in Instrument za finančno podporo za upravljanje meja in vizumsko politiko (zaščita finančnih interesov Evropske unije).

Katere vrste osebnih podatkov se ne pridobijo od posameznika in od kje izvirajo: V evidenci civilnopravnih pogodb se osebni podatki fizičnih oseb, ki opravljajo storitve za ministrstvo, lahko  pridobijo tudi od njihovih delodajalcev, s katerimi ima MZEZ sklenjeno civilnopravno pogodbo.

Pri pogodbah, sofinanciranih iz sredstev EU, MZEZ pridobi podatke o dejanskih lastnikih prejemnikov sredstev EU iz registra dejanskih lastnikov v AJPES oziroma v sistemih (npr. MFERAC), ki se povezujejo z uradnimi evidencami (kot npr. AJPES).

Prejemniki oziroma kategorije prejemnikov osebnih podatkov: Avtorska agencija za Slovenijo, Finančna uprava RS, nosilci obveznih socialnih zavarovanj v RS. Računovodski servisi, davčni organi in nosilci obveznih socialnih zavarovanj v državi sprejemnici. Ministrstvo za finance, Urad RS za okrevanje in odpornost, Urad za nadzor proračuna, Ministrstvo za notranje zadeve, zunanji revizorji, Računsko sodišče RS, Evropska komisija, Evropsko računsko sodišče, Evropski urad za boj proti goljufijam.

Prenos osebnih podatkov v tretje države in pravna podlaga za prenos:

• Pogodbenemu računovodskemu servisu v tretji državi na podlagi:
  • sklepa o ustreznosti v skladu s 45. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov v Argentini, Kanadi, Izraelu, na Japonskem, v Republiki Koreji, Švici, Združenem kraljestvu in Združenih državah Amerike (v zadnji samo, če je vključen v EU-US Data Privacy Framework) in
  • standardnih določil o varstvu podatkov, ki jih je Evropska komisija sprejela 4. junija 2021 na podlagi 46. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, v Albaniji, Alžiriji, Avstraliji, Bosni in Hercegovini, Braziliji, Črni gori, Egiptu, Etiopiji, na Filipinih, v Indiji, Iranu, na Kitajskem, Kosovu, v Ruski federaciji, Severni Makedoniji, Srbiji, Turčiji, Ukrajini, Združenih arabskih emiratih in Palestini.
• Organom s področja socialne varnosti in davčnim organom v tretjih državah na podlagi:
  • sklepa o ustreznosti v skladu s 45. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov v Argentini, Izraelu, na Japonskem, v Republiki Koreji, Švici in Združenem kraljestvu in
  • potrebe za izvajanje pogodbe med posameznikom, na katerega se podatki nanašajo, in upravljavcem v skladu s točko b) prvega odstavka 49. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov v Albaniji, Alžiriji, Avstraliji, Bosni in Hercegovini, Braziliji, Kanadi, Črni gori, Egiptu, Etiopiji, na Filipinih, v Indiji, Iranu, na Kitajskem, Kosovu, v Ruski federaciji, Severni Makedoniji, Srbiji, Turčiji, Ukrajini, Združenih arabskih emiratih, Palestini in Združenih državah Amerike.

Obdobje hrambe osebnih podatkov: Avtorske pogodbe, podjemne pogodbe, razpolaganje s poslovnimi prostori, vzdrževanje stanovanj, najemnine stanovanj in poslovnih prostorov, prenova najemnih prostorov in zavarovanja, dokumentacija, ki se nanaša na izvajanje pogodb večjih vrednosti, pogodbe, ki se sofinancirajo s sredstvi EU, pogodbe za zaposlitev lokalne delovne sile na DKP, najemne pogodbe DKP za rezidence, stanovanja in poslovne prostore, trajno. Ostalo 10 let.

Ali je posredovanje osebnih podatkov obvezno? Da, brez podatkov ni mogoče izvrševati pravic in obveznosti po sklenjenih pravnih podlagah, izvajati plačil, obračunov in plačil davkov in prispevkov ter sofinancirati pogodb s sredstvi EU. 

Ali se izvaja avtomatizirano odločanje, vključno s profiliranjem? Avtomatizirano odločanje in/ali profiliranje se ne izvajata.

Nadaljnja obdelava za druge namene: Upravljavec osebnih podatkov teh podatkov ne bo obdeloval za noben drug namen.