Rešitve za ustvarjalce arhivskega gradiva - Urejevalnik sprejemnega informacijskega paketa
To gradivo nastaja pri delovanju ustvarjalcev javnega arhivskega gradiva, iz celotnega dokumentarnega gradiva pa se izloči in potrdi v sodelovanju z javnimi arhivi. V okviru projekta e-ARH.si: NOO 2022-2025/2026 razvijamo ključne rešitve, ki so namenjene prav ustvarjalcem arhivskega gradiva. Naš glavni namen je učinkovito obvladovanje tveganj v celotnem življenjskem ciklu dokumenta – od njegovega nastanka pa vse do trajne predaje v pristojni arhiv.
Zaslonska slika vstopne strani orodja USIP. | Avtor: Arhiv Republike Slovenije
Namen orodja Urejevalnik SIP
Prevzemanje arhivskega gradiva v digitalni obliki (eAG) je zahteven postopek, ki zahteva številna usklajevanja in preverjanja. Da bi te postopke standardizirali – tako na strani izročiteljev kot arhivov –, smo razvili programsko orodje Urejevalnik SIP.
Orodje omogoča gradnjo sprejemnega informacijskega paketa (SIP) v dveh načinih delovanja:
-
Napredni način (za arhiviste): namenjen je ustvarjanju sheme profila, s katero se natančno določi struktura paketa SIP.
-
Uporabniški način (za izročitelje): omogoča popisovanje gradiva, polnjenje sheme z dejanskimi podatki in končno pakiranje SIP za prenos v elektronski arhiv.
Sestava in priprava paketa SIP
SIP predstavlja zaokroženo celoto, v kateri izročitelj arhivu predaja eAG. Pred samo gradnjo paketa mora izročitelj gradivo ustrezno pripraviti glede na posamezne vrste eAG in njihove posebnosti (predvsem za tiste vrste gradiva, ki jih arhiv tehnološko in z navodili že podpira).
Sam paket SIP sestavljajo:
-
Datoteke z vsebino: dejansko arhivsko gradivo, ki ga pripravi izročitelj.
-
Metapodatki:
-
Vsebinski in organizacijski metapodatki: uvoženi iz obstoječih sistemov ali ročno vneseni v Urejevalniku SIP.
-
Tehnični metapodatki: ustvari jih Urejevalnik SIP samodejno med postopkom pakiranja.
-
Validacija in prevzem gradiva
V Urejevalnik SIP je vgrajeno tudi samodejno preverjanje (validacija). Poleg parametrov, ki jih določi pristojni arhiv, orodje preverja ustreznost datotečnih formatov ter s posebnimi algoritmi izračuna bitne vsote, ki služijo kot dokaz celovitosti in avtentičnosti gradiva skozi celotno obdobje hrambe.
Vnaprej predpisana struktura omogoča avtomatsko in ročno preverjanje vsebinske ter tehnične skladnosti gradiva ob prejemu v arhiv. Le preverjeni in ustrezni paketi SIP se nato prenesejo v arhivski e-repozitorij sistema e-ARH.si.
Navodila Urejevalnika SIP. | Avtor: Arhiv Republike Slovenije
Ustvarjalci arhivskega gradiva v skladu z arhivsko zakonodajo, ki za predajo gradiva v arhiv potrebujete programsko orodje za pripravo paketa SIP, se obrnite na:
-
pristojnega arhivista ali
-
glavno pisarno Arhiva Republike Slovenije (preko elektronske pošte).
Ob kontaktu boste prejeli navodila o prevzemu orodja, videonavodila ključnih korakov, ki so potrebni za delo, pregled korakov in priprav, ki jih morata pred uporabo opraviti. V sodelovanju s pristojnim arhivom boste nato v shemo gradiva, ki jo pripravi pristojni arhiv, pripravili SIP.
Avtor: Arhiv Republike Slovenije
