Obvestilo Ministrstva za kulturo o obdelavi osebnih podatkov

Izvajanje videonadzora

• Namen obdelave osebnih podatkov

Videonadzor se izvaja z namenom varovanja premoženja in zagotavljanja varnosti zaposlenih in obiskovalcev, varovanja tajnih podatkov ter zaradi zagotavljanja nadzora vstopa in izstopa v ali iz uradnih prostorov Ministrstva za kulturo na podlagi točke (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov (GDPR) ter prvega odstavka 77. člena in 78. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).

• Vrste osebnih podatkov

Posnetek posameznika (slika), podatek o lokaciji, datum in čas posnetka, datum in ura vstopa v uradne službene prostore in datum in ura izstopa iz njih

• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo

Pooblaščeno varnostno osebje, pooblaščeni javni uslužbenci Ministrstva za kulturo le za namene, ki so obstajali in bili navedeni v času zajema posnetka ter drugi uporabniki (organi pregona in druge institucije), ki za dostop do osebnih podatkov izkažejo ustrezno pravno podlago.

• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo

Osebni podatki se ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije.

• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja

Podatki se hranijo največ 6 mesecev od trenutka nastanka posnetka.

• Informacije o obstoju pravic posameznika, da lahko zahteva dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov

Posameznik ima pravico do dostopa do lastnih osebnih podatkov, pravico do popravka, pravico do izbrisa, pravico do ugovora in pravico do prenosljivosti podatkov. Posameznik lahko uveljavlja pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov preko elektronskega naslova: gp.mk@gov.si.

• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi

/

• Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu:

Pritožbo lahko podate  Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si  telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).

• Ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost:

Ne.

• Ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi

Ne.

• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

Ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev ali profiliranja.

• Informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave

Ni posebnih vplivov obdelave osebnih podatkov.

• Neobičajna nadaljnja obdelava

Videonadzor omogoča spremljanje slike v živo, obstaja možnost zvočne intervencije. Druga nadaljnja obdelava posnetkov videonadzornega sistema se ne izvaja.

Informacijski sistem za vodenje evidence dokumentarnega gradiva – IS KRPAN

Ministrstvo za kulturo kot uporabnik IS KRPAN (uporabnik IS KRPAN) in Ministrstvo za digitalno preobrazbo kot upravljavec IS KRPAN (upravljavec IS KRPAN) sta pri zagotavljanju delovanja IS KRPAN skupna upravljavca osebnih podatkov, ki se obdelujejo v okviru IS KRPAN.

Ministrstvo za kulturo kot uporabnik IS KRPAN določa namene obdelave na način, da upošteva zahteve predpisov, ki urejajo poslovanje z dokumentarnim gradivom, in sredstva obdelave, saj kot tehnično rešitev za posredovanje podatkov določi IS KRPAN. Ministrstvo za digitalno preobrazbo kot upravljavec IS KRPAN določa sredstva obdelave podatkov v okviru IS KRPAN s tem, ko tehnično določa delovanje IS KRPAN.

• Namen obdelave osebnih podatkov

Namen obdelave osebnih podatkov v okviru zagotavljanja IS KRPAN je vodenje evidence dokumentarnega gradiva v skladu s predpisi in je omejen z izvajanjem upravnih nalog Uporabnika IS KRPAN.

Odločitve o namenih obdelave, vrsti obdelave in druge vsebinske odločitve v zvezi z obdelavo osebnih podatkov so po arhitekturni zasnovi IS KRPAN v izključni pristojnosti uporabnika IS KRPAN.

• Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v IS KRPAN sta za uporabnika IS KRPAN šesti odstavek 74.a člena Zakona o državni upravi (ZDU-1). Šesti odstavek 74.a člena ZDU-1 namreč določa pravno podlago za:

• • vodenje elektronske evidence dokumentarnega gradiva (ki vključuje tudi elektronski naslov za vročanje, kot ga v 2. členu določa Zakon o debirokratizaciji (Uradni list RS, št. 3/22; v nadaljnjem besedilu: ZDeb),
  • povezovanje elektronske evidence dokumentarnega gradiva s Centralnim registrom prebivalstva in Poslovnim registrom.

Uporaba povezave s Poslovnim registrom nima za posledico obdelave osebnih podatkov, se pa v tem poglavju navaja ob povezavi s Centralnim registrom prebivalstva zaradi večje jasnosti toka podatkov, četudi niso osebni.

• Obrazložitev zakonitih interesov (v zvezi s točko (f) člena 6(1) Splošne uredbe)

/ 

• Uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, če obstajajo (točka (9) člena 4 Splošne uredbe)

Uporabniki podatkov, ki se obdelujejo v IS KRPAN, so pri uporabniku IS KRPAN tisti zaposleni, ki so v skladu z internimi akti uporabnika IS KRPAN upravičeni do dostopa do posameznih zadev, dokumentov ali podatkov.

• Informacije o prenosih osebnih podatkov v tretjo državo ali mednarodno organizacijo:

Med delovanjem IS KRPAN se podatki ne prenašajo v tretje države ali mednarodne organizacije v smislu obdelave osebnih podatkov.

Končni uporabnik kot del rednega poslovanja s posameznim dokumentom lahko odredi odpremo dokumenta, ki se na njegovo zahtevo izvede na katerikoli določeni elektronski naslov (v tretje države ali mednarodne organizacije).

• Obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja

Čas obdelave podatkov v IS KRPAN ni odvisen od vrste podatkov, torej ni vezan na to, ali gre za osebne ali druge vrste podatkov in je omejen z roki hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva, določenimi v klasifikacijskem načrtu uporabnika IS KRPAN, ki ga je potrdil Arhiv Republike Slovenije (Arhiv RS).

Čas hrambe evidenčnih podatkov zadev in evidenčnih podatkov dokumentov ter samih dokumentov je določen s klasifikacijskim načrtom uporabnika IS KRPAN, za katerega IS KRPAN nudi informacijsko podporo vodenju elektronskih evidenc dokumentarnega gradiva.

Klasifikacijski načrti uporabnika IS KRPAN morajo biti pripravljeni skladno s Pravilnikom o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi in potrjeni s strani Arhiva RS, ki za vsako javnopravno osebo posebej s Pisnim strokovnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva določi še, katere od vrst dokumentarnega gradiva so lahko arhivsko gradivo (v skladu s 34. členom Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih, ZVDAGA). Dokumentarno gradivo se vodi v okviru zbirke nerešenih zadev, po rešitvi zadeve v tekoči zbirki, po dveh polnih letih od rešitve zadeve pa v stalni zbirki. Dostopi do zbirk so urejeni v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju, UUP) in internimi akti uporabnika IS KRPAN.

Dokumentarno gradivo se odbira, izloči, uniči oziroma preda pristojnemu arhivu v skladu z veljavnimi predpisi, pisnim strokovnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva pristojnega arhiva ter dodatnimi pisnimi ali ustnimi strokovnimi navodili pristojnega arhiva med, pred ali med odbiranjem arhivskega gradiva.

Hkrati tudi 74.a člen ZDU-1 določa, da se osebni podatki iz evidence dokumentarnega gradiva izbrišejo ob uničenju dokumentov ali ob njihovem izločanju, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo. Zato se dokumentarno gradivo, ko je izločeno, uniči, evidenčni podatki zadev in dokumentov pa se kot uradna evidenca v skladu s prvim odstavkom 11. člena Pravilnika o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi hranijo kot arhivsko gradivo.

Za namene delovanja IS KRPAN se na dokumentu in zadevi hranijo metapodatki, ki so evidenčni podatki dokumenta ali zadeve, kot jih določa UUP in drugi podatki o dokumentu ali zadevi, ki so pomembni za upravljanje posameznega dokumenta v evidenci dokumentarnega gradiva. V IS KRPAN se na dokumentu hrani vse metapodatke po posamezni verziji dokumenta kot so bili evidentirani ob času posega v dokument in vsi vpogledi v posamezen dokument. Ob prenosu zadeve v stalno zbirko se izbrišejo vse predhodne verzije dokumenta, vključno z njihovimi metapodatki.

Revizijske sledi (administrativni logi) se hranijo 60 dni.

• Uveljavljanje in izvrševanje pravic posameznikov iz členov 15 do 22 Splošne uredbe

Način uveljavljanja zahtev posameznikov glede zagotavljanja izvrševanja pravic posameznikov

Posameznik lahko zahtevo za uveljavitev njegovih pravic posameznikov (od 15. do 22. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov) vloži osebno na zapisnik ali posreduje v fizični ali elektronski obliki, in sicer na naslova:

• upravljavca IS KRPAN, MDP: gp.mdp@gov.si
• uporabnika IS KRPAN, MK: gp.mk@gov.si (organa, ki vodi evidenco).

Upravljavec IS KRPAN ali uporabnik IS KRPAN pritožbe posameznika obravnavata v skladu z ZVOP-2.

Upravljavec IS KRPAN in uporabnik IS KRPAN imata določeno vsak svojo pooblaščeno osebo za varstvo podatkov. Kontaktni podatki pooblaščenih oseb so navedeni v tehničnih specifikacijah.

Obseg uveljavljanja pravic

Skupna upravljavca imata dogovorjen postopek obravnave zahtev posameznika, ki zagotavlja, da bo posameznik lahko uveljavljal pravico neodvisno od tega, na katerega od skupnih upravljavcev bo naslovil svojo zahtevo. Obseg pravic je opisan v nadaljevanju.

Za uveljavljane pravic posameznika, ki se nanašajo na obdelavo podatkov elektronske evidence dokumentarnega gradiva (samih dokumentov, evidenčnih podatkov, meta podatkov, ki se v IS KRPAN vodijo za namene zagotavljanja zaupnosti, celovitosti in razpoložljivosti podatkov, ki se vodijo v evidenci):

1. pravica do informiranja o obdelavi osebnih podatkov – za odziv je pristojen uporabnik IS KRPAN. Če se zahteva nanaša na pridobitev podatkov, ki jih je mogoče pridobiti le s posegom upravljavca IS KRPAN, mu slednji v najkrajšem možnem času nudi vso potrebno pomoč;
2. pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – avtomatiziran dostop do podatkov se ne zagotavlja. Uporabnik IS KRPAN zagotovi pravico v celoti, in sicer preko obvestila posamezniku v skladu z Zakonom o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljnjem besedilu: ZUP). Če se zahteva nanaša na pridobitev podatkov, ki jih je mogoče pridobiti le s posegom upravljavca IS KRPAN, mu slednji v najkrajšem možnem času nudi vso potrebno pomoč;
3. pravica do popravka – pravico zagotavlja uporabnik IS KRPAN v celoti, in sicer s posegom v evidenco in preko obvestila posamezniku v skladu z ZUP. Pravica je sicer omejena s predpisi, ki urejajo upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva, torej se dokumentov kot takšnih ne briše, se pa lahko dodatno zapiše pravilne podatke;
4. pravica do omejitve obdelave – za zagotavljanje pravice je pristojen upravljavec IS KRPAN v celoti, in sicer s posegom v sistem in z obvestilom posamezniku;
5. obveznost obveščanja v zvezi s popravkom ali izbrisom osebnih podatkov ali omejitvijo obdelave – za zagotavljanje pravice je pristojen tisti, ki jo je izvedel;
6. pravica, da za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov v okviru IS KRPAN – v okviru IS KRPAN se ne sprejema odločitev, ki temeljijo na avtomatizirani obdelavi podatkov.

Za uveljavljanje vseh pravic posameznika, ki se nanašajo na revizijske sledi, je v obsegu, v katerem posameznik lahko uveljavlja svoje pravice, odgovoren upravljavec IS KRPAN, ki pravice zagotavlja preko obvestila posamezniku, in sicer v obsegu:

1. pravica do informiranja o obdelavi osebnih podatkov – v celoti;
2. pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki – avtomatiziran dostop do podatkov se ne zagotavlja, upravljavec IS KRPAN pravico zagotavlja v celoti;
3. pravica do popravka – popravek podatkov v revizijskih sledeh ni mogoč zaradi namena obstoja revizijske sledi, za uveljavljanje pravice pa je pristojen upravljavec IS KRPAN;
4. pravico do izbrisa (»pravico do pozabe«) – izbris podatkov v revizijskih sledeh ni mogoč zaradi namena obstoja revizijske sledi, za uveljavljanje pravice pa je pristojen upravljavec IS KRPAN;
5. pravico do omejitve obdelave – za uveljavljanje pravice je pristojen upravljavec IS KRPAN;
6. obveznost obveščanja v zvezi s popravkom ali izbrisom osebnih podatkov ali omejitvijo obdelave – za uveljavljanje pravice je pristojen upravljavec IS KRPAN;
7. pravica do ugovora – za uveljavljanje pravice je pristojen upravljavec IS KRPAN;
8. pravica, da za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ne velja odločitev, ki temelji zgolj na avtomatizirani obdelavi, vključno z oblikovanjem profilov – v okviru IS KRPAN se ne sprejema odločitev, ki temeljijo na avtomatizirani obdelavi podatkov, za uveljavljanje pravice pa je pristojen upravljavec IS KRPAN.

• Informacija o pravici do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi

Obdelava osebnih podatkov se izvaja na podlagi zakona in v okviru izvajanja javnih nalog. Ker obdelava ne temelji na privolitvi posameznika, pravica do preklica privolitve ne obstaja.

• Informacija o pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Pritožbo lahko podate Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, telefon: 01 230 9730, spletna stran: www.ip-rs.si).

• Informacije o tem, ali je zagotovitev osebnih podatkov zakonska ali pogodbena obveznost

Zagotovitev osebnih podatkov je zakonska obveznost in ni pogodbena obveznost. Posameznik mora zagotoviti osebne podatke, ki so potrebni za izvedbo upravnega postopka oziroma vodenje evidence dokumentarnega gradiva;

• Informacija o tem, ali mora posameznik zagotoviti osebne podatke ter kakšne so morebitne posledice, če jih ne zagotovi

Da. Če osebni podatki niso zagotovljeni, postopka ni mogoče voditi oziroma opraviti dejanj, ki jih določa zakon.

• Informacije o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

  V okviru IS KRPAN se ne sprejema odločitev, ki temeljijo zgolj na avtomatizirani obdelavi podatkov, vključno z oblikovanjem profilov.