Vlada v mnenju poudarja, da je Inšpektorat RS za delo (IRSD) že vrsto let opozarjal na nespoštovanje določb o vodenju evidenc na podlagi Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) in določb o delovnem času na podlagi delovnopravne ureditve. Opozarjal je, da so nujne spremembe določb ZEPDSV, ki predstavljajo osnovo za preverjanje spoštovanja zakonodaje v zvezi z delovnim časom. Inšpektorji težko ugotovijo, ali delodajalec spoštuje določbe zakonodaje v zvezi z delovnim časom, če zakon predvideva le obveznost delodajalca, da vodi evidenco o številu ur opravljenega dela, ne pa tudi časa prihoda in odhoda na delo. Zaradi slednjega ni mogoče ugotoviti, v katerem delu dneva je delavec opravljal delo, ter posledično, ali je delodajalec delavcu zagotovil tudi vse pravice. Inšpektorji opažajo, da je vse več delavcev zaposlenih za krajši delovni čas, dejansko pa delajo po osem ali več ur na dan. Prav tako pogosto ugotavljajo, da so kršitve delovnega časa posledica pomanjkanja delavcev, odsotnosti z dela iz zdravstvenih razlogov in podobno.

IRSD je v času od sprejetja ZEPDSV v letu 2006 ugotavljal in dokumentiral pogoste kršitve v zvezi z delovnim časom. V teh primerih se bistvena kršitev sploh ne nanaša na samo evidentiranje delovnega časa, temveč na določbe in temeljne pravice delavcev v skladu z Zakonom o delovnih razmerjih. Med najpogostejšimi so naslednje:

• čezmerne nadure,
• čezmerno neprekinjeno delo,
• neplačane opravljene ure dela,
• kršitev obveznosti zagotavljanja počitka,
• vodenje dvojnih evidenc,
• vpisovanje lažnih podatkov o opravljenih urah.

Kršitve ZEPDSV najpogostejše v panogah gradbeništvo, predelovalna dejavnost, trgovina in gostinstvo. To so tudi panoge, iz katerih smo predvsem preko javnih občil zaznali najbolj kritičen odnos do zakona. Posebej presenetljive so pripombe o neživljenjskosti zakona s strani dejavnosti trgovine, saj Kolektivna pogodba dejavnosti trgovine Slovenije (Uradni list RS, št. 52/18 in 155/22) v 46. členu že nekaj let vsebuje obveznost delodajalca, da v evidenci delovnega časa vodi čas prihoda, odhoda in čas odmora med delovnim časom. In da ima delavec pravico zahtevati pisni izpis evidence delovnega časa ter zahtevati morebitni popravek.

Novela ZEPDSV-A tako sledi pobudi za spremembe, ki jo je podal IRSD in so tudi del dogovora, ki so ga 19. aprila 2019 na 318. seji Ekonomsko-socialnega sveta (ESS) sprejeli socialni partnerji v okviru ESS in s tem imenom ustanovili Pogajalsko skupino za pripravo predlogov sprememb zakonodaje v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa (v nadaljnjem besedilu: pogajalska skupina).

Pogajalska skupina se je sestala na sedmih sejah, dne 29. maja 2019, 26. februarja 2020, 27. januarja 2021, 10. februarja 2021, 4. marca 2021, 31. marca 2021 in 10. maja 2021. Socialni parterji so konkretne predloge rešitev obravnavali v več krogih. Večina predlogov posameznih členov je bila dopolnjena upoštevaje predloge, podane s strani socialnih partnerjev. Med pogajanji je pogajalski skupini uspelo uskladiti pretežni del odprtih vprašanj. Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti je pripravilo poročilo o delu pogajalske skupine za pripravo predlogov sprememb zakonodaje v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa in ga oktobra 2021 posredovalo ESS. ESS je nato na 339. seji dne 15. julija 2022 sprejel poročilo pogajalske skupine za pripravo predlogov sprememb zakonodaje v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa.

Pogajanja glede priprave sprememb in dopolnitev ZEPDSV so se nadaljevala 25. avgusta 2022 in 13. septembra 2022. ESS se je 23. septembra 2023 septembra seznanil s poročilom Pogajalske skupine ESS za pripravo predlogov sprememb zakonodaje v zvezi z vodenjem evidenc delovnega časa in predlog Zakona o spremembah in dopolnitvah Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti soglasno podprl.

Dalje vlada poudarja, da so rešitve, ki jih je uveljavil ZEPDSV-A na določenih mestih zrahljale obveznosti, kot so jih glede vodenja evidenc predvidele določbe, ki so bile predmet usklajevanj do 10. maja 2021. Izpostaviti velja naslednje rešitve:

• nabor podatkov, ki jih delodajalec dnevno vpisuje v evidenco (18. člen ZEPDSV):

ZEPDSV-A določa izjemo za delodajalce, ki evidence ne vodijo elektronsko, in sicer podatek iz 12. točke spremenjenega prvega odstavka 18. člena ZEPDSV (to je tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa), lahko delodajalec, ki evidence o izrabi delovnega časa ne vodi elektronsko, vpisuje tedensko. Predlog zakona iz leta 2021 ni določal nobene izjeme, tako da je bila tudi za ta podatek predvidena obveznost dnevnega vpisa v evidenco. Možnost tedenskega vpisa podatka je bila predvidena zgolj v okviru prehodne določbe do začetka uporabe četrtega odstavka 19. člena zakona, ki se uveljavi najkasneje dvanajst mesecev po vzpostavitvi informacijske podpore;

• vodenje evidence o izrabi delovnega časa (19. člen ZEPDSV):

Predlog zakona iz leta 2021 je določal, da se evidenca o izrabi delovnega časa vodi elektronsko ter da mora naknadna sprememba podatka iz 18. člena ZEPDSV vsebovati tudi razlog spremembe in čas vpisa spremembe, ki ga zagotavlja delodajalec.

ZEPDSV-A ne določa obveznosti vodenja evidence v elektronski obliki za vse delodajalce, ampak je obveznost vodenja evidence v elektronski obliki določena zgolj za delodajalce, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa zaradi prekrška v zvezi z delovnim časom, ter za delodajalce, ki jim je bila pravnomočno izrečena globa na podlagi ZEPDSV;

• obveščanje delavca (19. člen ZEPDSV):

ZEPDSV-A določa, da se za izpolnitev obveznosti podaje pisnega obvestila o podatkih iz evidence za pretekli mesec šteje tudi neposreden elektronski dostop delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec. Predlog zakona iz leta 2021 takšne možnosti obvestila delodajalca ni omogočal, ampak je bila ta možnost predvidena zgolj za seznanitev s podatki na podlagi zahteve delavca.

ZEPDSV-A določa v primeru izpolnitve obveznosti seznanitve delavca s podatki iz evidence (tako mesečno kot tudi na podlagi zahteve delavca) z neposrednim dostopom delavca do evidence o izrabi delovnega časa, ki ga zagotavlja delodajalec, da le-to delavec uresničuje brez prisotnosti delodajalca;

• predlog za uvedbo elektronskega načina vodenja evidence:

ZEPDSV-A določa možnost, da predlog za elektronski način vodenja evidence o izrabi delovnega časa delodajalcu dajo delavci (prek sindikata pri delodajalcu, sveta delavca ali delavskega zaupnika). Če delodajalec zavrne takšen predlog, mora svojo odločitev pisno utemeljiti, o zavrnitvi predloga pa hkrati pisno obvestiti tudi IRSD.

Predlog zakona iz leta 2021 tega ni določal, saj je za vse delodajalce določal obveznost vodenja evidence v elektronski obliki.

Glede na prejeti predlog ZEPDSV-B vlada ocenjuje, da v tem trenutku glede na trenutno analizo stanja ni potrebe po spremembi zakona.

Ne glede na to pa bo Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti (MDDSZ) tri mesece aktivno spremljalo izvajanje novele ZEPDSV-A. Sprejemalo bo tudi pripombe glede težav oziroma nemožnosti v zvezi z izvajanjem. MDDSZ je pripravilo priporočila, odgovore na pogosta vprašanja, ki so objavljena na spletu, in organiziralo več strokovnih svetovanj glede uporabe novele zakona v praksi. Vzpostavilo je tudi poseben elektronski predal evidence.mddsz@gov.si, kjer zbira pobude in predloge glede na zaznane težave v praksi. Prejete pobude in zaznane težave bo preučilo in nato glede na utemeljenost ocenilo potrebnost priprave sprememb.

Ker ugotavlja, da se je v praksi pojavilo precej netočnosti oziroma nepravilnosti glede novosti, v nadaljevanju podaja pojasnila:

• Delodajalec je moral že na podlagi ZEPDSV iz leta 2006 dnevno voditi evidenco o izrabi delovnega časa, v katero se dnevno vpisuje za posameznega delavca podatke o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela itn. Pri obveznosti beleženja delovnega časa tako ne gre za novost. Prav tako ni novost, da je za delavca evidenco treba voditi dnevno. Glede na dolgoletne ugotovitve IRSD (od leta 2005 naprej) se evidenca le dopolnjuje z nekoliko podrobnejšimi podatki, s katerimi mora delodajalec razpolagati že na podlagi delovnopravne zakonodaje; način vodenja, ki je predpisan, pa ostaja enak – razen za kršitelje in delodajalce, ki v elektronsko vodenje evidenc pristanejo prostovoljno na pobudo delavcev.
• To, kar se slabšalno navaja »štempljanje«, bi se moralo izvajati že na podlagi zakona iz leta 2006, in sicer na način, da se vsak posamezni delovni dan zabeleži dejansko število ur, ki jih je opravil delavec. V praksi bi se to moralo zagotavljati na način, da sta znana začetek in zaključek opravljanja dela, dnevno pa se zabeleži skupni seštevek opravljenih ur dela.
• Vsak delodajalec lahko še vedno sam svobodno izbira način vodenja evidence, zato je treba zavrniti očitke, da elektronsko evidentiranje predstavlja dodatne birokratske ovire in dodatne stroške. Novela ZEPDSV-A določa uvedbo obveznega elektronskega načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa le za kršitelje – za tiste delodajalce, ki jim bo izrečena globa zaradi kršitev določb delovnega časa ali zaradi vodenja evidenc, pri čemer obveznost traja dve leti.
• Glede problematike oseb, za katere je treba voditi evidenco o izrabi delovnega časa po novem, je treba poudariti, da ZEPDSV-A jasneje in ožje določa razmerja, za katera je treba ob zaposlenih delavcih tudi voditi evidenco o izrabi delovnega časa. Presoja obveznosti vodenja evidenc za te osebe in ustreznosti izvedbe evidentiranja je sicer odvisna od posamičnega delodajalca in situacije v posameznem konkretnem primeru, je pa treba poudariti, da se definicija v svojem temelju v razmerju do teh oseb (na primer funkcionarjev in poslovodnih oseb) ne spreminja glede na prej veljavno zakonodajo
• Glede izpostavljenih dilem v zvezi z uveljavitvijo rešitev, ki jih prinaša novela ZEPDSV-A je treba dodatno pojasniti, da je bilo že z novelo zakona predvideno daljše obdobje med uveljavitvijo in začetkom uporabe zakona. Novela ZEPDSV-A je bila sprejeta 21. aprila 2023 in je dne 20. maja 2023 začela veljati, uporabljati pa se je začela 20. 1novembra 2023. Kasnejše obdobje začetka uporabe novele zakona je bilo določeno prav z namenom pravočasne in ustrezne seznanitve vseh deležnikov in njihove morebitne potrebne prilagoditve.

MDDSZ bo torej tri mesece aktivno spremljalo izvajanje novele ZEPDSV-A, sprejemalo pripombe in težave glede izvajanja ter jih preučilo. IRSD pa bo kot nadzorni organ v začetni fazi uporabe novele ZEPDSV-A uveljavil in imel svetovalno vlogo.

Vir: Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti