Na Uradu za nadzor proračuna (UNP) so se na nas obrnili v začetku leta 2021 in izpostavili problem velike količine različnih znanj in veščin, ki jih uslužbenci imajo in sproti pridobivajo, za katere pa nimajo vzpostavljenih načinov in kanalov za deljenje. Pojavila se je ideja vzpostavitve baze znanja, ki bi omogočala učinkovit pretok znanja in bila dostopna vsem zaposlenim. S prvimi aktivnostmi za reševanje izziva smo pričeli julija 2021 - pripravljen je bil nabor znanj (strokovna, funkcionalna, splošna), detektirane so bili posamezniki z določenimi znanji, jeseni 2021 pa je luč sveta že ugledal prototip Znanjevida, ki se nahaja na platformi MS Sharepoint.

Posebnost Znanjevida je, da ga bodo v skladu s protokolom na organu upravljale vodje skupin posameznih področij in pa t.i. »menedžer znanj«. Slednji je odgovoren tudi za komunikacijo in širjenje znanj, ki se bo od zdaj naprej dogajalo v ta namen organiziranih aktivnostih oziroma dogodkih. Menedžer znanj bo aktivno skrbel, da se znanja, pridobljena na raznih usposabljanjih in drugje, redno delijo na kratkih predstavitvah po zainteresiranih skupinah. Prav tako bo tudi samoiniciativno nabiral znanja skozi mesec in jih nato v obliki e-novičnika posredoval vsem zaposlenim. Vzpostavljeni pa so bili tudi drugi načini za deljenje znanja, kot sta na primer metodi kavarna znanja in tržnica znanja.

Uporaba inovativnih metod

Tekom reševanja izziva sta bili uporabljeni dve inovativni metodi:

1. Teorija U, ki jo razvija Presencing Institut v sodelovanju z MIT, združuje teoretično ogrodje za ozaveščene sistemske spremembe in nabor sodelovalnih orodij za soustvarjanje prihodnosti, ki podpira posameznike, skupnosti in širši ekosistem. Bistvo pristopa je v vzpostavljanju prostora za odprto sodelovanje med vsemi vključenimi deležniki, ki temelji na osebni pripravljenosti vsakega od njih za enakopravno sodelovanje v skupinskem procesu sprememb.

Prednosti tega pristopa so naslednje:

• Enakopravna vključenost predstavnikov vseh skupin, na katere spremembe v
  sistemu vplivajo.
• Udejanjajo se rešitve, ki podpirajo interese vseh.
• Izvedljivost rešitev.
• Trajnost uvedenih sprememb.
• Hitrost procesa se prilagaja zmožnostim in potrebam skupine.
• Skozi proces se v skupini vzpostavlja spoštljiva in ustvarjalna kultura.
• Raznolikost znanj in izkušenj posameznikov je cenjena in optimalno uporabljena v
  dobro skupine.

Predpogoji za uporabo tega pristopa:

• Pristop terja aktivno sodelovanje udeležencev (prelaganje odgovornosti na druge je
  težje).
• Za sodelovanje je potrebna določena raven osebnostne zrelosti.
• Sestavni del procesa je stik z lastnimi občutki in neznano prihodnostjo, kar je lahko
  neprijetno.

2. Art of participatory leadership, ki ga razvija neodvisna mreža praktikov, Art of hosting conversations that matter je zbirka metodologij za soustvarjanje pogovorov, ki vodijo k zavzetosti za reševanje problemov, inovativno delovanje in iskanje trajnostnih rešitev. Temelji na pristopih vključujočega vodenja, sodelovalni inteligetnosti in generiranju modrih odločitev. Sestavni del pristopa je t.i. četvorna praksa, pri kateri sodelujoči v procesu skrbijo za 4 dimenzije: sodelovanje s samim seboj, udeležbo v procesu sodelovanja z drugimi, vodnje/iniciiranje sodelovanja, so-ustvarjanje učeče se skupnosti. 

Prednosti tega pristopa so naslednje:

• Išče se rešitve, ki so v korist tako posameznikom kot tudi skupini v procesu
  sprememb.
• Visoka kakovost sodelovalnega procesa in kakovost rezultatov hkrati.
• Vzpostavljanje prostora za sodelovanje, v katerem so lastnosti različnih udeležencev optimalno izrabljene.
• Jasnost in predvidljivost ogrodja procesa in fleksibilnost rezultatov.
• Proces sodelovanja je skrbno pripravljen.
• Širok nabor metod, ki se prilagajajo potrebam skupine in želenim rezultatom.
• Načela sodelovalnega procesa so eksplicitna, transparentna.

Predpogoji za uporabo tega pristopa:

• Samo sodelovanje v procesu ponavadi ne zadošča, da bi udeleženci kasneje
  podobne procese zmogli podpirati/voditi samostojno - potreben je trening
  sodelovalnih veščin.
• Tempo dela in kakovost rezultatov skupine sta zelo odvisna tako od kakovosti
  facilitacije kot tudi od sposobnosti skupine.
• Rešitve niso predvidene vnaprej, ampak nastajajo v procesu

Prihodnost Znanjevida

Rezultati evalvacije, ki smo jo napravili v februarju, dokazujejo, da so bili udeleženci zadovoljni tako z rešitvijo, kot tudi s procesom dela – povprečne ocene se na 5-stopenjski lestvici namreč gibljejo med 4,2 in 4,9. Prav tako so v veliki meri prepričani, da bo Znanjevid dejansko aktivno zaživel med zaposlenimi. Sodelovanje v okviru projekta Inovativen.si prepoznavajo kot priložnost za medsektorsko povezovanje, izboljšanje klime na UNP in dvig produktivnosti zaposlenih – vse to so ključni elementi, ki lahko pomagajo dvigniti inovacijsko kulturo v sami organizaciji.