Finančno računovodska služba

Vodimo finančno poslovanje ministrstva, vključno s predstavništvi Slovenije v tujini, zagotavljamo zakonitost finančnega poslovanja in opravljamo ustrezni nadzor nad finančnim poslovanjem in porabo proračunskih sredstev. Pripravljamo poročila Banki Slovenije o stanjih na deviznih računih predstavništev Slovenije v tujini.

Spremljamo in se aktivno vključujemo v pripravo finančnih predpisov Republike Slovenije in njihovih sprememb. Pripravljamo poročila, informacije, analize in predloge ministru, vladi in državnemu zboru.

Aktivno se vključujemo v načrtovanje in pridobivanje evropskih sredstev za projekte, ki se (so)financirajo iz skladov EU, naprimer iz Sklada za notranjo varnost, Instrumenta za finančno podporo za upravljanje meja in vizumsko politiko, Načrta za okrevanje in odpornost. Spremljamo porabo in pripravljamo zahtevke za povračilo založenih sredstev iz EU v državni proračun.

Vodimo evidenco sklenjenih pogodb in spremljamo njihovo finančno izpolnitev, pripravljamo predloge finančno ovrednotenih programov, izdajamo naročilnice in naročilne liste, vodimo evidenco prejetih računov, pripravljamo plačilne naloge za plačevanje obveznosti ministrstva do dobaviteljev oziroma izvajalcev in izplačila javnim uslužbencem na podlagi nalogov za službena potovanja.

Izvajamo inventarizacijo novo nabavljenih premičnih in nepremičnih osnovnih sredstev in  za povečanje knjigovodske vrednosti tistih, katerih vrednost se je na podlagi izvedenega javnega naročila povečala.

Zagotavljamo finančne in materialne pogoje za delo predstavništev Slovenije v tujini. Na podlagi izvirnih knjigovodskih listin vodimo finančno in materialno evidenco poslovanja predstavništev v tujini, opravljamo nadzor nad pravilnostjo računovodske evidence prihodkov in odhodkov ter na tej podlagi pripravljamo izvedene knjigovodske listine – finančna poročila predstavništev v tujini, ki jih pošiljamo v evidenco Direktoratu za javno računovodstvo pri Ministrstvu za finance.

Spremljamo prevzemanje obveznosti predstavništev v tujini in vodimo seznam sklenjenih pogodb po posameznih predstavništvih ter na tej podlagi pripravljamo oceno potrebnih letnih finančnih sredstev.

Stroški plač

Z ustrezno usposobljenim kadrom zasedena delovna mesta za izvajanje vizumskega poslovanja na predstavništvih Republike Slovenije v tujini in za izvajanje projektov instrumenta v Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve v Ljubljani so ključnega pomena za zagotavljanje učinkovitih in strankam prijaznih storitev, skupaj z ohranjanjem varnosti in celovitosti vizumskih postopkov ter polnega spoštovanja človekovega dostojanstva in integritete prosilcev za vizum in imetnikov vizumov.

Cilj in pričakovani rezultat projekta so redno zasedena delovna mesta na šestih predstavništvih Slovenije zunaj schengenskega območja za nemoteno izvajanje vizumskega poslovanja in ohranjanje visoke ravni izvajanja vizumskih storitev z zagotavljanjem primerljivega števila obdelanih vizumskih vlog na letni ravni. Cilj in pričakovani rezultat projekta sta tudi nemoteno in učinkovito izvajanje ter realizacija aktivnosti, predvidenih v okviru projektov, ki jih je ministrstvo prijavilo za sofinanciranje iz instrumenta.

Skupna vrednost projekta: 5.500.000,00 evrov
Financiranje EU (100 %): 5.500.000,00 evrov

Zagotavljanje kvalitetne povezljivosti

S projektom zagotavljamo nemoteno delovanje sistemov informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT) tudi tam, kjer se pojavljajo določena tveganja za kakovostno povezavo z Ministrstvom za zunanje in evropske zadeve v Ljubljani (na bolj oddaljenih lokacijah oziroma tam, kjer je trg telekomunikacij manj razvit). Kakovostne povezave, njihova odzivnost in zanesljivost so nujno potrebne za nemoteno delo in izvajanje vizumskih postopkov na predstavništvih Republike Slovenije v tujini.

Predvideni rezultati projekta vključujejo zagotavljanje kakovostne povezljivosti na podlagi veljavnih pogodb z izvajalci telekomunikacijskih storitev na sedmih lokacijah diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini, kjer bi sicer bilo zaradi oddaljenosti ali slabše razvitega trga telekomunikacij večje tveganje za izpade ali nestabilnost komunikacijskih povezav. Predvidena je tudi možnost dodajanja novih lokacij ali sprememba obstoječih.

Skupna vrednost projekta: 900.000,00 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 675.000,00 evrov

Nakup in vzdrževanje programskih komponent nacionalnega vizumskega informacijskega sistema

S projektom omogočamo nemoteno in učinkovito opravljanje vizumskih postopkov za uporabnike in zagotavljamo visoko kakovost storitev za stranke, kot to zahteva evropska zakonodaja. Zato z razvojem in nadgradnjami programske opreme skrbimo za zagotavljanje učinkovitega in stabilnega delovanja nacionalnega vizumskega informacijskega sistema, ki je dostopen in skladen z vsemi standardi EU ter s trenutnimi tehnološkimi in varnostnimi standardi. 

V načrtu je več sklopov posodobitev oziroma razvoja obstoječega sistema, njegovo redno vzdrževanje ter naložbe v aplikacije, povezave in digitalizacijo postopkov za ustrezno delovanje nacionalnega vizumskega sistema s sprotno posodobljenimi sestavnimi deli in aplikacijami.

Skupna vrednost projekta: 5.481.666,67 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 4.111.250,00 evrov

Standardno konzularno usposabljanje

Namen projekta je redno posodabljanje znanja, pridobivanje veščin in izmenjava izkušenj za kakovostno in učinkovito izvajanje vizumskih postopkov ter krepitev sodelovanja med različnimi nacionalnimi organi v Republiki Sloveniji in med državami članicami, ki sodelujejo v izobraževanjih.

Z rednim usposabljanjem osebja, pristojnega za opravljanje vizumskega poslovanja, na vseh relevantnih področjih (zakonodaja, IKT, varstvo osebnih podatkov, praksa, trendi, varnostna in migracijska tveganja, odzivanje na krizne razmere, delo s strankami in drugo) preprečujemo zlorabe ter zagotavljamo kakovostno in učinkovito izvajanje vizumskih postopkov, ki olajšujejo zakonita potovanja ter preprečujejo migracijska in varnostna tveganja. Projekt vključuje organizacijo rednih letnih posvetov z usposabljanjem vseh konzularnih uslužbencev in drugih javnih uslužbencev, ki opravljajo naloge s področja skupne vizumske politike EU, ki so pomembne za tekoče izvajanje konzularnega poslovanja. Organiziramo tudi vsebinsko usmerjene regionalne posvete v Sloveniji in na naših predstavništvih v tujini.

Skupna vrednost projekta: 740.000,00 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 555.000,00 evrov

Pilotni razvoj in preizkus uporabe kioskov za zajemanje biometričnih podatkov

Preučili bomo izvedljivost zajemanja biometričnih podatkov v kioskih za zbiranje tovrstnih podatkov na vnaprej določenih lokacijah, do katerih dostopajo za to pooblaščene uradne osebe. Če bodo rezultati pilotnega projekta pozitivni, bomo uvedli množično uporabo tako preizkušene rešitve. To bo prispevalo k učinkovitejšemu izvajanju vizumskih postopkov za uporabnike in hkrati zagotovilo visoko kakovost storitev za stranke, kot to zahteva evropska zakonodaja.

Cilji operacije so pilotni razvoj in preizkus uporabe kioskov za zajemanje biometričnih podatkov, analiza pravnih in ekonomskih vidikov uporabe in v vizumskem postopku – ob pozitivnih rezultatih pilotnega projekta – uvedba zajema biometričnih podatkov v kioskih. 

Nakup storitve preverjanja dokumentacije

S projektom želimo olajšati izvajanje skupne vizumske politike z uporabo storitev specializiranih zunanjih izvajalcev za preverjanje avtentičnosti in verodostojnosti dokumentacije, ki jo v vizumskem postopku predložijo prosilci. S tem se razbremenijo zaposleni na predstavništvih Republike Slovenije v tujini in pristojni za odločanje v vizumskih postopkih, optimizirajo se vizumski postopki, s preprečevanjem zlorab pa se zmanjšujejo migracijska in varnostna tveganja.

Sklepanje pogodb z izvajalci bo predvidoma potekalo postopoma, najprej na vnaprej izbranih diplomatskih predstavništvih in konzulatih Republike Slovenije v tujini oziroma po posameznih regijah, nato glede na pridobljene izkušnje po potrebi še drugod.

Skupna vrednost projekta: 642.333,34 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 481.750,00 evrov

Aktivnosti v podporo digitalizaciji obravnave vlog za izdajo vizumov

S projektom želimo ob nadaljevanju digitalizacije optimizirati oziroma omogočiti učinkovito opravljanje vizumskih postopkov za uslužbence in hkrati zagotoviti visoko kakovost storitev za stranke, kot to zahteva evropska zakonodaja.

Cilj in predvideni rezultati projekta so vzpostavitev spletnega portala za sklepanje potovalnih zdravstvenih zavarovanj, platforme za neposredno zaščiteno komunikacijo med poljubnim številom akterjev na različnih lokacijah, možnost varnega spletnega plačevanja taks ob oddaji spletnih vizumskih vlog in uporaba umetne inteligence pri obveščanju v vizumskih postopkih.

Skupna vrednost projekta: 680.000,00 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 510.000,00 evrov

Nakup in vzdrževanje IKT strojne opreme

Zaradi hitrega razvoja tehnologije in varnostnih standardov je sodobna strojna oprema za IKT – poleg programske opreme – ključnega pomena za učinkovito izvajanje vizumskih postopkov, ki bodo kratkotrajni za stranke in hkrati učinkoviti za uporabnika. Sodobna IKT–oprema vključuje tudi opremo za prenos, shranjevanje in druge vrste obdelav vizumskih vlog. V okviru projekta skrbimo za opremljenost ministrstva ter diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini z najsodobnejšo strojno opremo za IKT, ki mora delovati zanesljivo, učinkovito in varno, v skladu s predpisi in s čim manj napakami.

Projekt obsega nakupe in vzdrževanje strojne opreme za IKT, kot so strežniška in omrežno-komunikacijska oprema, osebni in prenosni računalniki ter zasloni. Vsebuje tudi nakupe specialne opreme – biometričnih čitalnikov prstnih odtisov, čitalnikov dokumentov (potnih listin), podpisnih tablic, kamer, namenskih tiskalnikov, opreme za preverjanje dokumentov in druge najnovejše periferne oziroma podporne strojne opreme za IKT, predviden pa je tudi najem storitve za uporabo upravljane virtualne strežniške infrastrukture za namestitev aplikacij v podporo vizumskemu poslovanju.

Skupna vrednost projekta: 3.685.000,00 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 2.763.750,00 evrov

Izboljšanje standardov, funkcij in procesov na konzulatih

Z nakupom učinkovite in moderne varnostno-tehnične in zaščitne opreme se bo izboljšala varnostna zaščita pristojnega osebja in strank ter dokumentacije in različne konzularne opreme, ki se uporablja za vizumsko dejavnost. Z nakupom transportnega vozila bo olajšana logistična podpora vizumskemu poslovanju in izboljšana varnost logistike prevoza opreme na diplomatska predstavništva in konzulate Republike Slovenije v tujini. Z nakupom lastnih nepremičnin bodo omogočene infrastrukturne prilagoditve nepremičnin potrebam pri izvajanju vizumskih postopkov na izbranih lokacijah diplomatskih predstavništev in konzulatov Republike Slovenije v tujini. Infrastrukturna posodobitev delov stavb, namenjenih izvajanju vizumskega poslovanja, je usmerjena predvsem v izboljšanje kakovosti storitev za vizumske prosilce, v dostopnost za stranke ter v infrastrukturno ureditev in opremo, ki je namenjena delovnemu procesu in varnosti zaposlenih in strank, in sicer s smiselno uporabo priporočil iz schengenskih ocenjevanj. Cilj projekta je zagotavljanje nemotenega delovanja predstavništev v čimbolj varnih razmerah ter zagotavljanje učinkovitih in strankam prijaznih storitev ob ohranjanju varnosti in celovitosti vizumskih postopkov.

Skupna vrednost projekta: 2.000.000,00 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 1.500.000,00 evrov

Licence za delovanje programskih komponent

Končni namen projekta je izvajanje vizumskega postopka tako, da bo kratkotrajen za stranke in učinkovit za uporabnika. Prizadevamo si za optimalno delovanje informacijskega sistema na diplomatskih predstavništvih in konzulatih Republike Slovenije v tujini ter v Ministrstvu za zunanje in evropske zadeve v Ljubljani, da bodo lahko nacionalni vizumski sistem in preostali informacijski sistemi ali podsistemi (strojna oprema, sistemska programska oprema, aplikativna programska oprema) delovali zanesljivo, hitro, skladno s predpisi in standardi ter s čim manj napakami in zastoji, k temu pa bo prispeval tudi nakup oziroma najem za delovanje potrebnih licenc.

Skupna vrednost projekta: 1.154.333,34 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 865.750,00 evrov

Sodelovanje strokovnjakov pri nadzoru schengenskega poslovanja in na sestankih delovnih teles EU

Z udeležbo strokovnjakov centralnega organa v schengenskem mehanizmu za ocenjevanje in spremljanje (schengenske evalvacije) Slovenije v delu vizumskega poslovanja se zagotavlja bolj kakovostna izvedba evalvacij in neposreden uvid širšega kroga strokovnjakov v interpretacijo zakonodaje in dobre prakse sodelujočih držav, kar je ključno za učinkovito izvajanje priporočil. Sodelovanje strokovnjakov na sestankih delovnih teles EU, eu-LISA in drugih relevantnih institucij ter na mednarodnih dogodkih in forumih, neposredno ali posredno vezanih na vizumsko poslovanje (zunanji izvajalci, migracije in drugo), je ključno za soustvarjanje učinkovite skupne vizumske politike in njeno izvajanje. S širšo udeležbo strokovnjakov centralnega organa pri schengenskih evalvacijah Slovenije, večjo dinamiko internih nadzorov vizumskega poslovanja in večjo udeležbo javnih uslužbencev na sestankih in mednarodnih dogodkih, vezanih na vizumsko poslovanje, se krepi usposobljenost ključnega kadra in njegovo razumevanje zakonodaje, standardov in ključnih trendov na področjih, relevantnih za vizumsko politiko (na primer migracije, IKT, varnostni standardi, infrastruktura). Krepijo se tudi vključenost Slovenije v mednarodno skupnost, njeno soustvarjanje vizumske politike in izmenjava dobrih praks pri vizumskem poslovanju.

Skupna vrednost projekta: 300.000,00 evrov
Sofinanciranje EU (75 %): 225.000,00 evrov

Sklad za notranjo varnost (2014–2020) – meje

Ministrstvo je izvajalo projekte v podporo izvajanju skupne vizumske politike EU, ki jih je (so)financirala EU, na področjih, kot so razvoj izboljšanega vizumskega informacijskega sistema, zagotavljanje kakovostne povezljivosti z ministrstvom, nakup strojne in programske opreme za podporo pri obdelavi vizumskih vlog, nakup opreme za odvzem prstnih odtisov, nakup opreme za odkrivanje ponarejenih dokumentov, prilagoditev sistema VIS zahtevam vstopno-izstopnega sistema (Entry/Exit System – EES) in drugim IT-sistemom, izboljšanje varnostnih standardov, funkcij, procesov na predstavništvih v tretjih državah, standardno konzularno usposabljanje, kadrovska pokritost na izbranih diplomatskih in konzularnih predstavništvih Republike Slovenije v tujini in jezikovni tečaji za zaposlene na konzularnih oddelkih.

Programski dokumenti Sklada za notranjo varnost ter vsebinski in finančni podatki o njegovem izvajanju so objavljeni na spletni strani odgovornega organa sklada, ki je Ministrstvo za notranje zadeve.

Sklad za zunanje meje (2007–2013) - arhivska stran