Elektronsko podpisovanje inšpekcijskih zapisnikov na lokaciji subjekta

Na Tržnem Inšpektoratu RS v določenem obsegu, uporabljajo tudi prenosnike z zaslonom na dotik, na katerih testno uvajajo elektronsko podpisovanje listin z digitalnim peresom. Gre za sodobno rešitev, ki omogoča zajem lastnoročnega podpisa v elektronski obliki neposredno na napravi, kar pomeni, da se zapisnik podpiše na kraju samem, ob zaključku inšpekcijskega pregleda pri zavezancu, brez potrebe po tiskanju.
Izboljšava predstavlja pomemben korak k digitalni transformaciji inšpekcijskih postopkov, saj odpravlja večstopenjski, analogen postopek, ki je doslej vključeval tiskanje zapisnika, ročno podpisovanje, fizično izročanje kopij, kasnejše arhiviranje ter skeniranje za uvoz v elektronski sistem.

Postopek digitalnega podpisovanja poteka tako, da se po zaključenem nadzoru zapisnik pripravi v elektronski obliki. Zavezancu se omogoči vpogled in podaja pripomb, nato pa ta z digitalnim peresom lastnoročno podpiše zapisnik na zaslonu prenosnika. Dokument se nato shrani v PDF obliki.
Zaključen dokument se nato uvozi v dokumentarni sistem INSPIS, kjer je še vedno potrebno ročno evidentiranje (knjiženje), kar je za zdaj še del hibridnega procesa. Listina se v času pregleda nato pošlje zavezancu/subjektu po elektronski pošti. Pred pošiljanjem se v informacijskem sistemu ob knjiženju in potrditvi dokumenta z uporabo inšpektorjevega kvalificiranega digitalnega potrdila samodejno izvede še elektronski podpis. S tem se zagotovi avtentičnost, celovitost in nespremenljivost dokumenta, saj po podpisu vsebina dokumenta ni več spremenljiva.
Sama uvedba elektronskega podpisovanja na terenu predstavlja pomemben korak k zmanjšanju administrativnega bremena, povečanju učinkovitosti, ekonomičnosti in izboljšanju varnosti dokumentarnega upravljanja v inšpekcijskih postopkih.
V primerjavi z dosedanjo prakso nova rešitev prinaša naslednje ključne prednosti: odsotnost tiskanja in fizična obravnava listin ter vsi stroški povezani z nabavo in uporabo tiskalnikov, zmanjšan okoljski odtis, večja učinkovitost opravljenega dela s poudarkom na prihranku časa, saj se dokumenti podpisujejo in shranjujejo v realnem času, kar bistveno skrajša trajanje postopka, zviša se stopnja zdravja pri delu, saj se zaradi odsotnosti uporabe tiskalnika zmanjša teža, ki jo inšpektor prenaša s seboj po terenu.