Z novelo Zakona o splošnem upravnem postopku do učinkovitejših in hitrejših upravnih postopkov

Predlog novele Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP), ki ga je vlada potrdila na seji pretekli teden, ohranja uveljavljen koncept splošnega upravnega postopka. Cilj predlaganih sprememb pa je povečati učinkovitost in pospešiti upravne postopke, optimizirati procesna pravila in s tem razbremeniti posameznike in pravne osebe (na primer gospodarske družbe), ki se v različnih vlogah znajdejo v postopku, ter razbremeniti organe nepotrebnih procesnih aktivnosti.

Predlog zakona prinaša vrsto administrativnih razbremenitev tako za organe kot stranke. Novela bo vzpostavila pravne podlage za večjo digitalizacijo postopkov, razširila možnosti za elektronsko vročanje, omogočila avtomatizacijo določenih procesov ter se prilagodila sodobnemu načinu življenja. S tem bo upravni postopek postal prijaznejši za uporabnike storitev, hkrati pa bo razbremenil zaposlene na upravnih organih, ki bodo lahko več svojega časa namenili vsebinskemu odločanju. 

»Pozorni smo bili, da s spremembami nismo posegali v temeljna načela upravnega postopka. Procesni standardi ostajajo enaki tako pri ugotavljanju dejanskega stanja kot pri varovanju pravic strank. Vsem strankam upravnih postopkov, tako ljudem kot pravnim subjektom, želimo omogočiti hitrejšo pot od vložitve vloge oziroma od začetka postopka do izdaje odločbe.« Mag. Franc Props, minister

»Dejstvo je, da ti postopki, tudi če nam to ni všeč, zahtevajo določen čas. Posebej v primerih, ko so postopki kompleksni. In predvsem v teh primerih računamo, da bi se lahko skrajšal čas od vložitve vloge do končne odločitve,« je pojasnil minister za javno upravo mag. Franc Props.

Večje spremembe in novosti, ki jih prinaša predlog novele, se nanašajo na področje vročanja (za poslovne subjekte se uvaja obvezno elektronsko vročanje v varni elektronski predal), pri vročanju dokumentov v fizični obliki odslej naslovniku (če ga ob poskusu vročitve ne bo doma) po dokumente ne bo več treba na pošto, pač pa se mu jih takoj pusti v nabiralniku, ustne obravnave bodo lahko potekale prek videokonference, upravni organi bodo lahko odločbo izdali brez pisanja obrazložitve (kadar se stranki ugodi), uvaja pa se tudi možnost samodejne izdaje potrdil iz uradih evidenc. »To na eni strani pomeni veliko razbremenitev za zaposlene, ki zdaj pripravljajo in izdajajo potrdila, in na drugi strani prednost za stranke, saj avtomatizacija postopek skrajša iz nekaj dni na nekaj minut. Zgolj upravne enote na leto izdajo več kot pol milijona takšnih potrdil,« je pojasnil državni sekretar na Ministrstvu za javno upravo Jure Trbič.

Večje spremembe novele Zakona o splošnem upravnem postopku

Za poslovne subjekte se uvaja obvezno elektronsko vročanje v varni elektronski predal

Dejstvo je, da poslovni subjekti (to so na primer gospodarske družbe, samostojni podjetniki, društva in druge pravne osebe) z državo v nekaterih upravnih postopkih že zdaj poslujejo le elektronsko, na primer v davčnih zadevah. Zdaj se ta obveznost, ki je hkrati prednost, širi na vse upravne postopke. V praksi to pomeni, da bo morala vsaka pravna oseba imeti varni elektronski predal – tistim, ki ga še nimajo, ga bo brezplačno zagotovila država, v enem letu od uveljavitve zakona. Elektronsko vročanje bo razbremenilo tako poslovne subjekte, ki bodo dokumente lažje prevzemali in z njimi upravljali, kot tudi upravne organe (enostavnejše in hitrejše, pa tudi okoljsko bolj sprejemljivo poslovanje). Pri tem poudarjamo, da bo obvezno le elektronsko vročanje, medtem ko bodo vlogo še vedno lahko vložili tudi v fizični obliki.

Za fizične osebe se pri elektronskem vročanju ne spreminja ničesar, organi bodo vročali elektronsko zgolj tistim, ki bodo za to izrazili interes.

Spremembe pri vročanju dokumentov v fizični obliki

Če naslovniku dokumenta ni mogoče vročiti osebno v roke, se mu ga pusti v nabiralniku. Povedano enostavneje: zdaj je pismonoša ob neuspeli vročitvi pošiljko odnesel na pošto, kjer je naslovnika čakala 15 dni; če je ta ni prevzel, mu jo je pismonoša vrgel v poštni nabiralnik. Po novem bo pismonoša, če naslovnika ne bo doma, dokument takoj vrgel v nabiralnik in prejemniku ponj ne bo več treba hoditi na pošto.

Ob tem se fikcija vročitve iz 15 skrajša na sedem dni, kar pomeni, da se po sedmih dneh šteje, da je pošiljka vročena. S skrajšanjem rokov želimo zagotoviti predvsem hitrejšo rešitev zadev in hkrati s tem hitrejšo uveljavitev pravic strank. Velika večina odločb je namreč za stranke pozitivnih, tako da bi s predlaganim skrajšanjem roka stranke pravice pridobile in tudi uveljavile prej. Ob tem pa je treba poudariti, da se sočasno podaljšuje rok za pritožbo iz 15 na 21 dni, tako da se za stranke, ki se s prejeto odločitvijo ne strinjajo, skupni čas za vročitev in pripravo ter vložitev pritožbe ne spreminja.

Samodejna izdaja potrdil iz uradnih evidenc

Zakon bo omogočil, da se potrdilo iz uradnih evidenc v elektronski obliki lahko izda samodejno. Zahtevo za izdajo potrdila bodo zainteresirani lahko vložili prek eUprave ali drugega informacijskega sistema organa, podobno kot je to že urejeno s potrdilom o stalnem ali začasnem prebivališču. To na eni strani pomeni veliko razbremenitev za zaposlene, ki zdaj pripravljajo in izdajajo potrdila, in na drugi strani prednost za stranke, saj avtomatizacija postopek skrajša iz nekaj dni na nekaj minut.

Oddajanje vlog – povečanje dostopnosti za elektronsko poslovanje

Predlog zakona povečuje dostopnost prebivalcem za elektronsko poslovanje oziroma oddajo vlog. Po trenutni ureditvi velja, da za elektronsko oddajo vloge potrebujemo kvalificirano digitalno potrdilo. Po novem bi vlogo lahko oddali tudi z naprednim elektronskim podpisom. Take vrste podpis zagotavlja zadostno stopnjo zanesljivosti, obenem pa ga uporablja več ljudi kot kvalificirano digitalno potrdilo, zato bodo storitve prebivalcem bolj dostopne

Še pomembnejša novost pa bo omogočila, da vloge v elektronski obliki lahko vložijo tudi tisti, ki elektronskih podpisov nimajo ali jih ne znajo ali ne morejo uporabljati. Zakon namreč omogoča, da se istovetnost vložnika ugotovi preko posebnega informacijskega sistema (centralna storitev za elektronsko prijavo in elektronski podpis, ki jo je razvilo Ministrstvo za digitalno preobrazbo), kjer se bo istovetnost vložnika vloge ugotavljala s preverjanjem ujemanja podatkov, ki jih navede vložnik s podatki v uradnih evidencah (to je ujemanje osebnega imena, EMŠO, davčne številke, številke osebne izkaznice, potnega lista ali vozniškega dovoljenja). Gre za podatke, ki so praviloma znani le njihovim imetnikom, zato bodo omogočili zadovoljivo identifikacijo vložnika.

Odločba brez obrazložitve

Predlog zakona uvaja možnost, da organ lahko izda odločbo brez obrazložitve, na primer v primeru, ko se stranki ugodi in temu nihče ne nasprotuje. Se pravi, organom ne bo več treba ročno pisati obrazložitve odločb, s katerimi se zahtevam stranke ugodi, kar se zahteva trenutno. Izkušnje kažejo, da stranke, ki je z zahtevkom uspela, največkrat obrazložitev ne zanima. Tistim, ki bi se z razlogi vseeno želeli seznaniti, bodo to možnost še vedno imeli.

Obrazložitev odločbe ali sklepa je temelj za vlaganje pritožb ali drugih pravnih sredstev, a če zaradi okoliščin uporaba pravnih sredstev realno ni pričakovana, pisanje obrazložitve nima dodane vrednosti, hkrati pa po nepotrebnem obremenjuje upravni organ. S tem organom omogočimo, da se namesto pisanja obrazložitev osredotočijo na druge zadeve.

Ustne obravnave prek videokonference

S predlagano novelo bo omogočeno izvajanje ustne obravnave prek videokonference, kar bo bistveno pospešilo postopek, hkrati pa zmanjšalo stroške tako na strani organa kot osebe, ki bi sicer morala priti na obravnavo. Ni namreč vedno nujno, da bi stranke in priče z namenom ugotavljanja in razčiščevanja dejanskega stanja vsakokrat hodile k organu, če se lahko srečajo virtualno, prek računalnika ali telefona s kamero.

Pripravljalni – posvetovalni narok

Predlog zakona predvideva še eno novost, to je pripravljalni – posvetovalni narok. Tega organ lahko skliče, če oceni, da bi s predstavitvijo postopka, dejstev in posledic morebitne odločitve še pred ustno obravnavo lahko na manj formalen način odpravil dvome, vprašanja, negotovost in strahove strank, ki posledično vplivajo na potek postopka. Takšen »sestanek« ne bi bil obremenjen s strogimi formalnimi zahtevami za izvedbo ustne obravnave, zato bi v kompleksnih postopkih lahko omogočil hitrejše sporazumevanje in posledično tudi hitrejši zaključek postopka.