Urejen arhiv namreč omogoča, da se dolgoletna prizadevanja članov in uspehi slovenske skupnosti ohranijo. Če dopustimo, da ostajajo arhivi shranjeni zasilno urejeni, morda tudi v neprimernih prostorih ali na domovih članov, je gradivo izpostavljeno negotovi prihodnosti ali celo uničenju. Nemalokrat se zgodi, da organizacija šele takrat, ko bi želela obeležiti pomemben mejnik v svojem delovanju s publikacijo, ugotovi, da del gradiva, ki je nastajalo v preteklih desetletjih, manjka, ker zanj ni bilo ustrezno poskrbljeno. Nove izzive predstavlja tudi dejstvo, da vedno več arhivskega gradiva nastaja v digitalni obliki, ki je zaradi hitrega razvoja tehnologij še bolj ranljivo od klasičnih papirnatih dokumentov in fotografij.

Nekatere izseljenske organizacije so za zgledno urejen arhiv že poskrbele, druge pa se tega izziva šele lotevajo in bi pri tem potrebovale našo pomoč.

V želji, da bi bilo za arhivsko gradivo izseljenskih organizacij čim bolje poskrbljeno, sta Urad Vlade Republike Slovenije za Slovence v zamejstvu in po svetu in Arhiv Republike Slovenije, kot osrednja slovenska arhivska ustanova, leta 2015 sklenila dogovor o sodelovanju, v okviru katerega arhivisti iz Arhiva RS obiskujejo izseljenske organizacije, ki so izrazile pripravljenost za sodelovanje pri urejanju njihovih arhivov.

Ob obisku (običajno dva) arhivista pregledata arhiv, ga pomagata urediti, svetujeta članom v zvezi z njegovim urejanjem, hrambo ter morebitno digitalizacijo gradiva. Ob tem arhivisti Arhiva Republike Slovenije gradivo tudi popišejo. Popisi gradiva so uvrščeni v evidenco arhivskega gradiva, ki je pomembno za zgodovino Slovenije in Slovencev ter se nahaja v tujini. Evidenco vodi Arhiv Republike Slovenije in se vsako leto dopolnjuje.

Po končanem obisku se po potrebi sodelovanje nadaljuje na daljavo in se društveni arhivar lahko obrne na arhiviste Arhiva Republike Slovnije po nasvet v konkretni situaciji.

Pri tem bi radi izpostavili, da ti obiski niso namenjeni ugotavljanju nepravilnosti hrambe gradiva, ampak so zgolj strokovna pomoč usposobljenih sodelavk in sodelavcev Arhiva RS pri urejanju vašega arhiva.

Prav tako bi želeli izpostaviti, da stroške izvedbe projekta krijeta Urad za Slovence v zamejstvu in po svetu in Arhiv Republike Slovenije. Od organizacij slovenske skupnosti pričakujemo le organizacijo nastanitev strokovnih sodelavcev Arhiva Republike Slovenije v vaši skupnosti oziroma pri vaših članih.

V okviru omenjenega dogovora se je preteklih letih uspešno vzpostavilo sodelovanje z izseljenskimi organizacijami v Bosni in Hercegovini, na Hrvaškem, v Srbiji, Nemčiji, pa tudi v Argentini, Združenih državah Amerike ter Avstraliji. Rezultate evidentiranj (popise gradiva) je Arhiv Republike Slovenije objavil tudi v knjižni obliki.

Utečeno sodelovanje je spomladi leta 2020 prekinila epidemija Covida-19, zdaj pa razmere omogočajo, da s projektom nadaljujemo. Da bi sodelovanje prineslo dobre rezultate, je potrebno obiske natančno načrtovati, zato vas prosimo za nekaj osnovnih informacij.

• Ali ste v vaši organizaciji zainteresirani za obisk arhivistov iz Slovenije oziroma pomoč pri ureditvi vašega arhiva in izobraževanje vašega arhivarja – arhivarke?
• Ali se strinjate, da vaša organizacija poskrbi za nekaj nočitev za goste (arhiviste) iz Slovenije?
• V katerem terminu bi bil za vas tak obisk najbolj ugoden – kadar koli, konec tedna, med prazniki, jeseni, spomladi in tako dalje?
• Prosimo, če lahko v nekaj potezah opišete trenutno stanje arhiva, ki ga hranite
  • kdaj je nastala vaša organizacija, kdaj je nastal arhiv,
  • koliko oseb (kdo konkretno) skrbi za arhiv,
  • časovno obdobje, v katerem je arhivsko gradivo nastalo, in njegova približna količina (koliko je škatel, registratorjev, knjig, foto albumov, video posnetkov in tako dalje),
  • kratek opis vsebine arhiva – npr. dokumenti o ustanovitvi in statusu društva, zapisniki sej, gradivo, ki priča o društvenih aktivnostih (vabila, publikacije, fotografije, video in zvočni zapisi) in podobno,
  • v kakšnih razmerah se gradivo hrani (prostori, omare) in kakšna je njegova fizična ohranjenost (je ohranjeno celovito oziroma ali kaj manjka, je morda poškodovano zaradi neustrezne hrambe v preteklosti in podobno),
  • ali je gradivo na kakršen koli način urejeno in ali obstajajo popisi tega gradiva bodisi na papirju bodisi v elektronski obliki,
  • ali gradivo digitalizirate (skenirate) in ali hranite tudi izvorno elektronske zapise (npr. elektronska pošta, fotografije, posnete z digitalnim fotoaparatom, filmi, posneti z digitalno kamero, spletne strani).

Prosimo vas, da nam odgovore pošljete v elektronski obliki na naslov urad.slovenci@gov.si (Urad Vlade Republike Slovenije za Slovence v zamejstvu in po svetu) ter daniela.juricic@gov.si (arhivistka v Arhivu Republike Slovenije) ali po pošti na naslov našega urada (v logotipu tega dopisa) najpozneje do petka 21. 10. 2022.

Na podlagi vaših odgovorov bomo lahko oblikovali načrt obiskov za prihodnje leto ter vas nato vnovič kontaktirali s konkretnimi predlogi glede izvedbe projekta.

Upamo in verjamemo, da bomo pri vas naleteli na razumevanje in pripravljenost na sodelovanje, za kar se vam že v naprej iskreno zahvaljujemo!