Skoči do osrednje vsebine

S spremembami poslovanja upravnih enot hitreje do upravnih storitev

Na Ministrstvu za javno upravo se zavedamo, da se je zaradi epidemije nalezljive bolezni COVID-19 in njenih posledic povečala potreba uporabnikov po upravnih storitvah na upravnih enotah (UE). Zaradi preprečevanja nenadzorovanega širjenja okužb z virusom COVID-19 in zagotavljanja varnosti tako državljank in državljanov kot tudi javnih uslužbencev so bile omejeno dostopne marsikatere upravne storitve.
Okence na upravni enoti, pred njim stranka, ki ureja upravne zadeve. V prostoru upravne enote je več strank, ki čakajo na vrsto.

Opravljanje upravnih storitev na upravni enoti (pred epidemijo) | Avtor: Ministrstvo za javno upravo

Iz navedenih razlogov in dejstva, da letos poteče veljavnost skoraj štirikrat toliko osebnim dokumentom kot v letu 2020, se število strank, ki na upravnih enotah (UE) želijo urediti določeno upravno zadevo, iz dneva v dan povečuje. Dodaten prirast pa predstavljajo tudi tiste stranke, ki želijo z namenom pridobitve potrdil o cepljenju ali potrdil o prebolevnosti virusa COVID-19 oddati vlogo za pridobitev kvalificiranih digitalnih potrdil SIGEN-CA in mobilne identitete smsPASS. Zato smo na Ministrstvu za javno upravo pripravili nekaj sprememb, ki bodo prispevale k lažjemu poslovanju upravnih enot s strankami.

Podaljšanje delovnega časa za stranke

Minister za javno upravo Boštjan Koritnik je zaradi nastale situacije nemudoma odreagiral in sklical koordinacijski svet načelnikov upravnih enot. Na podlagi pridobljenih informacij in v sodelovanju z načelnicami in načelniki upravnih enot je minister izdal soglasje, da upravne enote povečajo skupni obseg ur poslovanja s strankami ter delo sprotno prilagodijo realnim potrebam uporabnikov njihovih storitev. »S tem vodstvu upravnih enot omogočamo hitro in učinkovito prilagajanje poslovanja v primerih, ko pride na določenem področju dela do izjemnega povečanja povpraševanja po upravnih storitvah. Omogočeno je, da lahko upravna enota hitreje reagira na povečano število strank ter daje možnost povečanja časovne dostopnosti za stranke,« ob tem še poudarja minister Koritnik.

Upravne enote, ki poslujejo na območju mestnih občin in posamezne primestne upravne enote, ki trenutno ob sredah za stranke ne poslujejo do 18. ure, bodo uradne ure podaljšale. Tako bo 22 upravnih enot za stranke ob sredah na voljo do 18. ure (prej jih je bilo le 10, Upravna enota Ljubljana pa ob sredah že sedaj posluje do 19. ure).

Upravne enote, ki z 9. junijem širijo nabor uradnih ur in bodo ob sredah za stranke poslovale do 18. ure, na področjih dela, kjer je povpraševanje po upravnih storitvah povečano, so: UE Brežice, UE Lenart, UE Murska sobota , UE Novo mesto, UE Pesnica, UE Slovenj Gradec, UE Slovenska Bistrica in UE Vrhnika.

Upravne enote, ki s 16. junijem širijo nabor uradnih ur in bodo ob sredah za stranke poslovale do 18. ure, na področjih dela, kjer je povpraševanje po upravnih storitvah povečano, so: UE Grosuplje, UE Kranj, UE Ptuj in UE Ribnica.

Upravne enote, ki že poslujejo ob sredah do 18. ure so: UE Celje, UE Domžale, UE Izola, UE Koper, UE Litija, UE Maribor, UE Piran, UE Ruše, UE Trebnje, UE Velenje in UE Ljubljana (v sredo posluje do 19. ure).

Načrti za boljšo organizacijo dela

V kratkem bo vzpostavljen tudi enotni klicni center za uprave enote, ki bo glede na podatke o čakalnih vrstah omogočal preusmeritev strank na drugo upravno enoto. To pomeni, da bodo operaterji klicnega centra stranke, ki bi želele urediti določeno upravno zadevo, za katero ne velja krajevna pristojnost, državljane informirali o tem, na kateri upravni enoti je čakalna doba za ureditev upravne zadeve krajša.

Sistem pa bomo nadgradili tudi z možnostjo tako imenovanega samonaročanja strank.

Tako bo državljanom za ureditev upravnih zadev, za katere ne velja krajevna pristojnosti, na voljo nabor upravnih enot s podatki o čakalnih vrstah. Na podlagi informacij iz tega seznama bo državljan lahko sam izbral tako upravno enoto kot termin, ki je oziroma bo zanj najbolj sprejemljiv.

Za UE Ljubljana, ki je najbolj obremenjena, pa poteka iskanje dodatnih prostorov, ki bodo omogočili več delovnih mest, namenjenih poslovanju s strankami.

Kadrovska krepitev upravnih enot

Vse najbolj obremenjene upravne enote, to so predvsem tiste, ki poslujejo v urbanih, gospodarskih in univerzitetnih središčih, ter določene t. i. primestne upravne enote, se bodo v prihodnje, v okviru možnosti, kadrovsko okrepile.

V nekaterih upravnih enotah, kjer je pripad strank enormno visok, se javni uslužbence razbremenjuje administrativnih opravil. Zelo obremenjenim enotam je dana možnost, da določena strokovno tehnična dela, (na primer sprejemanje telefonskih klicev, usmerjanje strank, posredovanje splošnih informacij in naročanje) izvajajo s pomočjo študentov.

Razbremenitev UE z novimi prijavnimi mesti, kjer je možno urediti e-identiteto

Zaradi povečanega povpraševanja prebivalcev po pridobitvi elektronske identitete (kvalificiranega digitalnega potrdila ali mobilne identitete smsPASS) je Ministrstvo za javno upravo skupaj z Ministrstvom za zdravje vladi predlagalo, da se zaradi izjemno visoke obremenjenosti upravnih enot v prijavne službe Državnega centra za storitve zaupanja SI-TRUST vključijo tudi drugi organi javne uprave.

Tako so od prejšnjega tedna, s ciljem približati te storitve vsem prebivalcem in hkrati razbremeniti upravne enote, na voljo nove lokacije oziroma prijavna mesta, kjer lahko oddamo vlogo za pridobitev mobilne identitete smsPASS, ki omogoča prijavo na portal zVEM in posledično možnost dostopa do potrdil PCT (prebolevnost, cepljenje, testiranje) v zvezi s COVID-19. Po novem lahko posamezniki oddajo vlogo za smsPASS na nekaterih cepilnih mestih, centrih za socialno delo, finančnih uradih, upravnih enotah, v kratkem tudi na Ministrstvu za pravosodje. Nove lokacije, kjer lahko posamezniki oddajo vlogo za smsPASS, so naštete na spletni strani Državnega centra za storitve zaupanja SI-TRUST.

Nenazadnje lahko s pomočjo elektronske identitete uredimo tudi številne druge e-storitve od doma, brez obiska upravne enote, centra za socialno delo in podobno. Omogoča nam elektronsko podpisovanje dokumentov, oddajo različnih vlog, dostop do podatkov, torej, elektronsko poslovanje od doma, brez čakanja v vrsti, na različnih portalih (eUprava, eDavki, zVem, eZPIZ, Gurs, Ajpes …).

Naročanje na upravne storitve

Zaradi velikega povečanja števila strank je v skladu s predpisanimi ukrepi ob razglašeni epidemiji še vedno potrebna predhodna najava oziroma naročanje strank. S tem se regulira prihod strank na upravno enoto. Predhodna najava strank je prijaznejša kot čakanje v vrsti v prostih UE (kjer še zmeraj veljajo ukrepi zaradi epidemije) ali zunaj, torej pred poslovno zgradbo (na vročini, v slabem vremenu).

Velika večina strank je s sistemom naročanja zelo zadovoljna, kajti urejanje upravne zadeve jim je omogočeno v času, ki je zanje najbolj ugoden, najbolj sprejemljiv, ureditev zadeve je hitra in poraba dragocenega časa stranke minimalna. Stranke, za katere je ureditev določene upravne zadeve življenjskega pomena, torej nujna, neodložljiva, so, tako kot v času zaostrenih zdravstvenih razmer, vezanih na COVID-19, obravnavane brez predhodne najave.

Bomo pa, v skladu z načrtom sproščanja ukrepov in na podlagi priporočil vladne svetovalne skupine, ta ukrep prilagajali glede na zdravstvene razmere in predvsem glede na povpraševanje strank po upravnih storitvah na posameznih upravnih enotah.

Na Ministrstvu za javno upravo smo prepričani, da bodo omenjene spremembe v pomoč državljanom in zaposlenim na upravnih enotah. S spremembami izboljšujemo organizacijo dela, predvsem pa bo bolj učinkovito prilagajanje potrebam strank.

Vsem zaposlenim na upravnih enotah, načelnicam in načelnikom, se iskreno zahvaljujemo za kooperativnost in sodelovanje, uporabnike upravnih storitev pa prosimo za potrpežljivost in razumevanje. Vsi si želimo, da se življenje čimprej vrne nazaj v ustaljene tirnice, ki smo jih bili vajeni.