GOV.SI

Dostopnost arhivskega gradiva

Vsebinska prenova strani še ni zaključena, zato so nekatere vsebine še nepopolne. Prosimo za razumevanje.

Uporaba javnega arhivskega gradiva je opredeljena v slovenski arhivski zakonodaji. Javno arhivsko gradivo je v skladu s čitalniškim redom v arhivski čitalnici brezplačno dostopno vsakomur na podlagi njegove zahteve. Postopki in delo v čitalnici arhiva se izvajajo v skladu čitalniškim redom arhiva.

Nastopajo tudi izjeme, ko je gradivo nedostopno. Gradivo je lahko nedostopno zaradi neurejenosti, ali ker je v strokovni obdelavi. Nedostopno je lahko tudi, če je poškodovano, v slabem materialnem stanju, ali če obstaja nevarnost, da bi se ob uporabi dodatno poškodovalo.

Poleg materialnih razlogov za nedostopnost arhivskega gradiva, je le-to lahko nedostopno tudi zaradi svoje vsebine. Roke nedostopnosti opredeljuje 65. člen arhivskega zakona. Roki nedostopnosti so določeni v primerih, ko arhivsko gradivo vsebuje tajne podatke, davčne skrivnosti ali občutljive osebne podatke.

Kadar arhivsko gradivo vsebuje tajne podatke (po zakonu, ki ureja varstvo tajnih podatkov) ali davčne skrivnosti, postane to gradivo dostopno za uporabo praviloma šele 40 let po nastanku. Razkritje tovrstnih nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice, bodisi za varnost države in drugih oseb, ali za njihove pravne interese.

Javno arhivsko gradivo lahko vsebuje tudi tako imenovane občutljive osebne podatke. Ti se lahko nanašajo na:

  • zdravstveno stanje,
  • spolno življenje,
  • žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke,
  • storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, 
  • versko prepričanje in
  • etnično pripadnost.

Navedeni podatki postanejo dostopni za javno uporabo praviloma 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se nanašajo, če je datum smrti znan, oziroma če ni z drugimi predpisi določeno drugače. Javno arhivsko gradivo, ki je nastalo pred konstituiranjem Skupščine Republike Slovenije 17. maja 1990, je dostopno brez omejitev, arhiv pa je dolžan prekriti (anonimizirati) zgoraj navedene osebne podatke na način, da neposreden ali posreden vpogled ni omogočen.

Omejitve dostopnosti arhivskega gradiva z osebnimi podatki ne veljajo za posameznike, na katere se podatki nanašajo, kakor tudi ne za njihove pooblaščence, za zakonite zastopnike in dediče, za državne organe, parlamentarne preiskovalne komisije, organe samoupravnih lokalnih skupnosti ali nosilce javnih pooblastil, ki dokumente potrebujejo za svoje delo oziroma jih osebe potrebujejo za uveljavitev svoji pravic.

Roke nedostopnosti je možno tako skrajšati kot podaljšati. Skrajšajo se lahko, kadar javni ali znanstveni interesi prevladujejo nad interesi posameznika, na katere se nanašajo. O teh primerih v upravnem postopku določa Arhivska komisija na podlagi vloge uporabnika. Hkrati pa se lahko roki nedostopnosti, na zahtevo javnopravne osebe, ki je izročila javno arhivsko gradivo, izjemoma podaljšajo, vendar ne za več kot 10 let.

Posebna določila veljajo za zasebno arhivsko gradivo. Slednje se v arhivih uporablja v skladu z zakonodajo ter pogodbo o izročitvi in prevzemu, na podlagi katere je arhiv prevzel zasebno arhivsko gradivo v hrambo. V izročitvenih zapisnikih oziroma v pogodbah o izročitvi arhiv in lastnik zasebnega arhivskega gradiva določita vrste in roke nedostopnosti ter pravila uporabe.

V primeru, da je zasebno arhivsko gradivo dostopno pod določenimi pogoji, ki jih je določil izročitelj, mora uporabnik od izročitelja sam priskrbeti dovoljenje za uporabo in urediti morebitne avtorske obveznosti (moralne in materialne avtorske pravice).